PAGE技術(shù)檔案規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等各項活動中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)所有涉及技術(shù)檔案管理的部門、項目組及相關(guān)人員。（三）定義1.技術(shù)檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、技術(shù)引進等活動中形成的，具有保存價值的各種載體形式的文件材料，包括但不限于圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、實驗報告、技術(shù)總結(jié)、專利文件等。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價值的技術(shù)文件材料按照規(guī)定的程序和要求，移交至技術(shù)檔案管理部門集中保存的過程。3.保管期限：根據(jù)技術(shù)檔案的重要程度和歷史價值，確定其保存的時間長度，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)檔案由公司指定的技術(shù)檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的技術(shù)文件材料必須是真實、準確、完整的原始記錄，不得擅自修改、偽造。3.及時性原則：技術(shù)文件材料形成后，應及時歸檔，確保檔案信息的時效性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、技術(shù)檔案的形成與收集（一）技術(shù)文件材料的形成1.各部門、項目組在開展科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、技術(shù)引進等活動過程中，應明確專人負責技術(shù)文件材料的形成工作，確保文件材料的質(zhì)量和完整性。2.技術(shù)文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰，圖樣準確，簽字蓋章齊全。（二）技術(shù)文件材料的收集1.項目負責人應在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，組織項目組成員對項目過程中形成的技術(shù)文件材料進行收集、整理，并提交至技術(shù)檔案管理部門。2.各部門應定期對本部門形成的技術(shù)文件材料進行收集、整理，于每年[X]月底前將上一年度的技術(shù)文件材料移交至技術(shù)檔案管理部門。3.對于外來技術(shù)文件材料，如合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)標準等，相關(guān)部門應在收到文件后[X]個工作日內(nèi)將其復印件提交至技術(shù)檔案管理部門，并注明文件來源和用途。三、技術(shù)檔案的整理與分類（一）整理要求1.技術(shù)檔案管理部門收到技術(shù)文件材料后，應及時進行整理，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.整理過程中，應按照文件材料的形成時間、來源進行分類，去除重復、無效的文件材料。3.對破損、褪色的文件材料，應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。（二）分類方法1.按項目分類：以公司承擔的科研項目、生產(chǎn)項目、技術(shù)改造項目等為單位，將項目過程中形成的技術(shù)文件材料進行分類整理。2.按專業(yè)分類：根據(jù)公司的專業(yè)領(lǐng)域，如機械、電子、化工等，將技術(shù)文件材料分為不同的專業(yè)類別進行整理。3.按文件類型分類：將技術(shù)文件材料分為圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、實驗報告、技術(shù)總結(jié)、專利文件等不同類型進行整理。四、技術(shù)檔案的歸檔與編號（一）歸檔程序1.技術(shù)文件材料整理完畢后，項目負責人或部門資料員應填寫《技術(shù)檔案歸檔申請表》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、來源、形成時間等信息，并提交至技術(shù)檔案管理部門審核。2.技術(shù)檔案管理部門審核通過后，應在《技術(shù)檔案歸檔申請表》上簽字確認，并安排專人負責將檔案進行歸檔。3.歸檔后的技術(shù)檔案應按照規(guī)定的排列順序上架存放，并建立相應的檔案目錄。（二）編號規(guī)則1.技術(shù)檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。2.技術(shù)檔案編號由檔案類別代碼、項目編號（或?qū)I(yè)代碼）、年份代碼、流水號組成。3.檔案類別代碼：根據(jù)技術(shù)檔案的分類方法，采用不同的字母或數(shù)字表示，如“K”表示科研項目檔案，“S”表示生產(chǎn)項目檔案等。4.項目編號（或?qū)I(yè)代碼）：按照公司已有的項目編號或?qū)I(yè)代碼進行填寫，如項目編號為“202301”，專業(yè)代碼為“JXC”等。5.年份代碼：采用公元紀年的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。6.流水號：按照檔案歸檔的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：某科研項目檔案的編號為“K20230123001”，表示該檔案屬于科研項目檔案類別，項目編號為“202301”，形成年份為2023年，流水號為001。五、技術(shù)檔案的保管與保護（一）保管環(huán)境1.技術(shù)檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房的溫度、濕度適宜，通風良好，防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全。2.庫房內(nèi)的檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應分類存放，標識清晰，不得隨意堆放。（二）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和歷史價值確定，分為永久、長期和短期。永久保管的技術(shù)檔案：對公司的發(fā)展具有重要歷史意義和長期利用價值的檔案，如公司的重大科研成果、核心技術(shù)文件、長期發(fā)展規(guī)劃等。長期保管的技術(shù)檔案：保存期限為[X]年的檔案，如一般科研項目檔案、生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備技術(shù)資料等。短期保管的技術(shù)檔案：保存期限為[X]年的檔案，如一般性的技術(shù)文件、臨時項目文件等。2.保管期限屆滿后，技術(shù)檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（三）檔案保護1.定期對技術(shù)檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。六、技術(shù)檔案的利用與借閱（一）利用原則1.技術(shù)檔案的利用應遵循服務公司發(fā)展、保證檔案安全、方便查閱利用的原則。2.凡因工作需要查閱技術(shù)檔案的，應按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人應填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息，并提交至所在部門負責人審核。2.所在部門負責人審核通過后，簽字批準，并將申請表提交至技術(shù)檔案管理部門。3.技術(shù)檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，核實借閱人身份和借閱權(quán)限，如符合要求，安排專人負責提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱期限1.一般情況下，技術(shù)檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需長期借閱，應經(jīng)技術(shù)檔案管理部門負責人批準。2.借閱人應妥善保管借閱的技術(shù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、損壞檔案內(nèi)容。（四）利用登記1.技術(shù)檔案管理部門應建立《技術(shù)檔案利用登記簿》，詳細記錄檔案的借閱時間、借閱人姓名、部門、檔案名稱、用途、歸還時間等信息。2.定期對《技術(shù)檔案利用登記簿》進行核對和統(tǒng)計，確保檔案利用情況的清晰可查。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立技術(shù)檔案鑒定小組，由技術(shù)檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各相關(guān)部門的技術(shù)專家和檔案管理人員。2.鑒定小組負責對到期的技術(shù)檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定內(nèi)容1.對保管期限屆滿的技術(shù)檔案，鑒定小組應從檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等方面進行綜合評估。2.對于仍具有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應填寫《技術(shù)檔案銷毀申請表》，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.《技術(shù)檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，技術(shù)檔案管理部門應安排專人負責銷毀工作。2.銷毀檔案時，應嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息不被泄露。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員