PAGE公司文檔檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔檔案管理，確保公司文檔檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高公司文檔檔案的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文檔檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文檔檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：文檔檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。4.安全保密原則：采取有效措施確保文檔檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文檔檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類文檔檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門及員工提供檔案查詢服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文檔檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交公司檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司文檔檔案管理制度，妥善保管在工作中形成的各類文檔檔案。2.及時(shí)將工作中形成的應(yīng)歸檔的文檔檔案移交本部門兼職檔案員或公司檔案管理部門。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。三、文檔檔案的分類與編號(hào)（一）分類公司文檔檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)等相關(guān)文件材料。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類文件檔案。3.項(xiàng)目管理類：針對(duì)公司各類項(xiàng)目形成的項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等文件材料。4.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等相關(guān)文件。6.客戶資料類：客戶信息、業(yè)務(wù)往來記錄、客戶投訴處理等文件。7.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件檔案。（二）編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類文檔檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類：編號(hào)格式為“XG年份流水號(hào)”，其中“XG”表示行政管理類，年份為文件形成年份，流水號(hào)為該年度內(nèi)的順序號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類：編號(hào)格式為“YW業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼年份流水號(hào)”，業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼根據(jù)具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域設(shè)定，如“SC”表示生產(chǎn)管理，年份和流水號(hào)含義同行政管理類。3.項(xiàng)目管理類：編號(hào)格式為“XM項(xiàng)目編號(hào)年份流水號(hào)”，項(xiàng)目編號(hào)為公司對(duì)項(xiàng)目的統(tǒng)一編號(hào)，年份和流水號(hào)含義同前。4.合同協(xié)議類：編號(hào)格式為“HT合同協(xié)議類別代碼年份流水號(hào)”，合同協(xié)議類別代碼如“購銷合同”用“GX”表示，年份和流水號(hào)含義同前。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：編號(hào)格式為“CW年份流水號(hào)”，年份和流水號(hào)含義同行政管理類。6.客戶資料類：編號(hào)格式為“KH年份流水號(hào)”，年份和流水號(hào)含義同行政管理類。7.其他類：編號(hào)格式為“QT年份流水號(hào)”，年份和流水號(hào)含義同行政管理類。四、文檔檔案的收集與整理（一）收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門在工作中形成的各類文檔檔案，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門。3.員工在工作中收到或產(chǎn)生的各類文件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交本部門兼職檔案員或公司檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門和各部門兼職檔案員應(yīng)對(duì)收集到的文檔檔案進(jìn)行整理，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、排序、編目等工作。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物等，確保檔案的整齊、美觀。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于檢索和管理。五、文檔檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，退回原部門重新整理。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序上架存放，確保檔案存放有序。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、更換包裝等。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。六、文檔檔案的利用與借閱（一）利用1.公司各部門及員工因工作需要可查閱公司檔案管理部門保管的檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、文檔檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的保存價(jià)值，分為永久保存、長期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）等。3.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，附上鑒定小組意見，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案無法恢復(fù)。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。八、電子文檔檔案管理（一）電子文檔的收集與整理1.各部門應(yīng)按照公司文檔檔案管理制度的要求，及時(shí)收集和整理本部門形成的電子文檔，并確保電子文檔的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文檔的整理應(yīng)遵循公司文檔檔案分類與編號(hào)規(guī)則，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和文件命名規(guī)則，便于檢索和管理。（二）電子文檔的存儲(chǔ)與備份1.電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。備份頻率根據(jù)文檔的重要程度和更新情況確定，重要文檔應(yīng)實(shí)時(shí)備份或每天備份，一般文檔可每周或每月備份一次。（三）電子文檔的利用與安全1.公司員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的軟件系統(tǒng)查閱和利用電子文檔。查閱電子文檔時(shí)，應(yīng)遵守