PAGE審計(jì)提高檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本審計(jì)提高檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司的檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.集中管理原則各類檔案應(yīng)按照規(guī)定集中統(tǒng)一保管，便于查找、利用和安全保密。避免檔案分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。3.完整準(zhǔn)確原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。在檔案收集、整理過程中，要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修正。4.安全保密原則檔案管理工作要高度重視安全保密，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用范圍，確保公司機(jī)密信息的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部，作為公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理工作的效率和水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部。3.協(xié)助檔案管理部開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的檔案。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案如市場(chǎng)營銷策劃、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品研發(fā)資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶資料等檔案。4.基本建設(shè)類檔案包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。5.設(shè)備儀器類檔案涉及公司各類設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、維修、報(bào)廢等過程中形成的文件資料。6.聲像電子類檔案包括公司各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式。例如，行政管理類檔案編號(hào)為“XZGL20XX001”，其中“XZGL”為行政管理類檔案類別代碼，“20XX”為年度，“0XX”為流水號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料及時(shí)收集齊全。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理。3.公司員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作記錄、調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目成果等，應(yīng)按照規(guī)定定期移交至所在部門，由部門統(tǒng)一整理歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。首先對(duì)每份檔案進(jìn)行鑒別，確定其所屬類別和保管期限。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)去除金屬物，按照一定順序排列，進(jìn)行編頁、裝訂。對(duì)于破損或褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可檢索性。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長期保存和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、規(guī)章制度，涉及公司重大權(quán)益的合同、協(xié)議，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。2.長期保管的檔案一般為15年至50年，包括公司年度工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、業(yè)務(wù)經(jīng)營類重要合同、基本建設(shè)項(xiàng)目重要文件等檔案。3.短期保管的檔案保管期限為5年以下，如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的工作記錄等檔案。（三）檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行存放排列，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列在檔案密集架上，確保檔案存放的整齊有序。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類別和編號(hào)進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄索引，方便快速查找。六、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限制，查閱人員必須遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并提供有效證明文件。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理部應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為公司決策提供參考依據(jù)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱、借閱的數(shù)量、類別、利用目的、利用時(shí)間等信息，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，總結(jié)檔案利用規(guī)律，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)提出改進(jìn)措施，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)形成檔案鑒定意見書，詳細(xì)記錄鑒定的依據(jù)、過程和結(jié)果。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的類別、名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)