PAGE強化檔案集中管理制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的集中管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的各類檔案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、防火防盜防潮防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保管。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施檔案銷毀工作，確保檔案資源的合理利用。5.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期進行檔案統(tǒng)計分析，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案利用服務(wù)建立檔案查閱利用制度流程，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，做好檔案利用登記工作，確保檔案利用的合規(guī)性和安全性。7.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)對各部門檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門解決檔案管理工作中遇到的問題，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案按照以下類別進行分類：1.行政管理類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政辦公文件，人事任免、薪酬福利、培訓(xùn)教育等文件，以及各類行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類涵蓋市場營銷、銷售合同、客戶資料、項目策劃、招投標(biāo)文件、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、采購供應(yīng)、財務(wù)管理、審計報告等與公司/組織業(yè)務(wù)經(jīng)營活動相關(guān)的文件。3.技術(shù)研發(fā)類包含科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙等技術(shù)研發(fā)過程中形成的文件。4.基本建設(shè)類涉及公司/組織基本建設(shè)項目的可行性研究報告、項目立項審批文件、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收文件等。5.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。6.聲像電子類如照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等以聲像或電子形式存在的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號年度保管期限類別順序號”的結(jié)構(gòu)，具體編號規(guī)則如下：1.全宗號：由檔案管理部門根據(jù)公司/組織實際情況統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識公司/組織檔案全宗。2.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限：分為“永久”“長期”（一般為30年）“短期”（一般為10年），分別用“Y”“C”“D”表示。4.類別：按照檔案分類類別，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類等。5.順序號：按照檔案在該類別下的排列順序，從“0001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類永久保存檔案，其編號為：[全宗號]2023Y010001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。檔案收集范圍應(yīng)涵蓋紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式的文件。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名和存儲。聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等相關(guān)信息，并進行妥善整理和存儲。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.整理方法按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。對每一類檔案進行編號，編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物等影響檔案保存的物品；對電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換、存儲備份，確保電子檔案的安全性和可讀性。按照檔案排列順序，將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案存儲按照檔案分類和編號順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上，同一類檔案應(yīng)集中存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度等信息，便于查找和管理。2.電子檔案存儲建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進行存儲，便于檢索和利用。3.聲像檔案存儲聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行存儲，并按照類別和時間順序進行編號和編目，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等相關(guān)信息，同時建立聲像檔案目錄，便于查找和利用。（四）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況確定檔案保管期限，檔案保管期限分為永久、長期和短期。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（五）檔案安全管理1.建立安全管理制度：制定檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施等的安全管理。2.加強人員安全培訓(xùn)：定期對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力，確保檔案管理人員熟悉檔案安全操作規(guī)程和應(yīng)急處置措施。3.強化安全檢查與隱患排查：定期對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施等進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。4.制定應(yīng)急預(yù)案：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時能夠及時有效地保護檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合考量檔案的保存價值。1.具有重要歷史價值、憑證價值和參考價值的檔案：如涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、核心技術(shù)資料等，應(yīng)列為永久保存檔案。2.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案：如一般性業(yè)務(wù)文件、短期項目資料等，可列為長期或短期保存檔案。3.已失去保存價值的檔案：如過期的臨時性文件、重復(fù)文件等，可以考慮銷毀。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對保管期限已滿的檔案進行初步審查，提出擬銷毀檔案清單。2.小組鑒定：檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進行審核鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.審批公示：檔案鑒定工作小組的鑒定意見報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在一定范圍內(nèi)進行公示，征求意見。4.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案管理部門組織實施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）銷毀方式紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)；電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除；聲像檔案應(yīng)根據(jù)實際情況采用相應(yīng)的銷毀方式，確保檔案載體和信息完全銷毀。七、檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：按年度、類別統(tǒng)計檔案的新增數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案查閱、借閱的次數(shù)、人次、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：記錄檔案庫房的溫濕度、設(shè)備設(shè)施運行情況等。（二）統(tǒng)計方法采用定期統(tǒng)計和不定期統(tǒng)計相結(jié)合的方式，定期統(tǒng)計一般為每年一次，在年度終了后對全年檔案管理情況進行統(tǒng)計匯總；不定期統(tǒng)計根據(jù)實際工作需要，對特定時間段或特定檔案管理事項進行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計人員應(yīng)及時將統(tǒng)計數(shù)據(jù)錄入檔案統(tǒng)計臺賬，并進行分析整理。（三）統(tǒng)計分析對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，通過數(shù)據(jù)分析了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。分析內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量變化分析：分析不同年度、類別檔案數(shù)量的增減變化情況，了解公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案形成的影響。2.檔案利用情況分析：分析檔案利用的頻率、目的、效果等，評估檔案利用價值和服務(wù)質(zhì)量，為優(yōu)化檔案利用服務(wù)提供參考。3.檔案保管狀況分析：分析檔案庫房溫濕度、設(shè)備設(shè)施運行等情況對檔案保管的影響，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管過程中存在的問題，確保檔案安全。八、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門形成的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的查閱場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進行。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，歸還檔案時應(yīng)確保檔案的完整無損。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱等利用情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括：利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，促進檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。（二）數(shù)字化采集對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化掃描或轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化采集過程中應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，同時建立數(shù)字化檔案與原始檔案的對應(yīng)關(guān)系，便于查詢和核對。（三）系統(tǒng)建設(shè)與功能模塊1.檔案管理系統(tǒng)：具備檔案錄入、分類、編號、編目、存儲、檢索、統(tǒng)計等基本功能，實現(xiàn)檔案的全流程信息化管理。2.利用服務(wù)模塊：為檔案利用者提供在線查閱、借閱申請、審批、預(yù)約等功能，方便快捷地滿足利用者的需求。3.安全管理模塊：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、安全審計等功能，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。4.數(shù)據(jù)共享模塊：與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支