PAGE銀行會(huì)計(jì)檔案利用制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)銀行會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的利用行為，保障銀行會(huì)計(jì)信息的安全與完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在銀行經(jīng)營管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各營業(yè)機(jī)構(gòu)、管理部門及附屬單位在會(huì)計(jì)核算過程中形成的各類會(huì)計(jì)檔案的利用管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則會(huì)計(jì)檔案的利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本行的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保利用行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在會(huì)計(jì)檔案利用過程中，要采取有效措施，確保檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。同時(shí)，嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用范圍，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的信息予以保密。3.規(guī)范有序原則明確會(huì)計(jì)檔案利用的流程和要求，建立健全檔案利用登記、審批等制度，確保利用工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.服務(wù)經(jīng)營原則充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，為銀行的經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)防控等提供支持和服務(wù)。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍與分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍本行會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。1.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。2.會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿，是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄本行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，是本行對(duì)外提供的反映本行某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的書面文件。4.其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容和保管期限等因素，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類管理。1.按形成時(shí)間分類分為年度會(huì)計(jì)檔案和跨年度會(huì)計(jì)檔案。年度會(huì)計(jì)檔案是指當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案；跨年度會(huì)計(jì)檔案是指涉及多個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案，如固定資產(chǎn)卡片等。2.按內(nèi)容分類分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他會(huì)計(jì)資料類。3.按保管期限分類分為永久保管的會(huì)計(jì)檔案和定期保管的會(huì)計(jì)檔案。定期保管的會(huì)計(jì)檔案期限分為10年和30年。三、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管地點(diǎn)本行設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫（室），配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存放。保管庫（室）應(yīng)具備防火防雨、防潮防蟲、防盜防鼠、防塵防磁等功能。（二）保管要求1.整理歸檔各營業(yè)機(jī)構(gòu)和管理部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、裝訂和歸檔。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，附件齊全；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)賬頁完整，賬表相符；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)格式規(guī)范，內(nèi)容完整。2.標(biāo)識(shí)清晰對(duì)歸檔后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明檔案名稱、年度、保管期限、卷號(hào)等信息，便于查找和管理。3.分類存放按照會(huì)計(jì)檔案的分類方法，將不同類別的會(huì)計(jì)檔案分別存放，做到存放有序，便于調(diào)閱。4.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，有無損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）保管期限1.永久保管年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等，應(yīng)永久保管。2.定期保管會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等其他會(huì)計(jì)資料，保管期限分別為30年和10年。具體如下：會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等保管期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等保管期限為10年。四、會(huì)計(jì)檔案的利用流程（一）利用申請(qǐng)1.內(nèi)部查閱本行內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部查閱外部單位因?qū)徲?jì)、檢查等工作需要查閱本行會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱公函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)本行法律合規(guī)部門審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.內(nèi)部查閱審批《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定查閱檔案的范圍和地點(diǎn)，并安排專人陪同查閱。2.外部查閱審批外部查閱公函經(jīng)法律合規(guī)部門審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門按照審批意見辦理查閱手續(xù)。（三）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱會(huì)計(jì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的、審批意見等信息。查閱登記應(yīng)使用專門的登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（四）檔案調(diào)閱1.內(nèi)部查閱檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表和審批意見，從檔案保管庫（室）中調(diào)出相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，交查閱人在指定地點(diǎn)查閱。查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。2.外部查閱檔案管理人員根據(jù)外部查閱公函和審批意見，將查閱的會(huì)計(jì)檔案復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容提供給外部單位，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋本行公章。如需提供原件查閱的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱，查閱完畢后及時(shí)收回原件。（五）歸還與注銷1.查閱完畢后查閱人查閱完畢后，應(yīng)將查閱的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。2.注銷登記檔案管理人員在確認(rèn)檔案歸還無誤后，在查閱登記簿上進(jìn)行注銷登記，注明檔案已歸還。五、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）借閱申請(qǐng)本行內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。外部單位因特殊原因需要借閱本行會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具正式的借閱公函，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)本行法律合規(guī)部門審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.內(nèi)部借閱審批《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定借閱檔案的范圍和期限，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部借閱審批外部借閱公函經(jīng)法律合規(guī)部門審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門按照審批意見辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱會(huì)計(jì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱內(nèi)容、借閱目的、審批意見、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱登記應(yīng)使用專門的登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（四）檔案借出1.內(nèi)部借閱檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表和審批意見，從檔案保管庫（室）中調(diào)出相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，交借閱人辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱登記簿上簽字確認(rèn)，并承諾遵守借閱規(guī)定。2.外部借閱檔案管理人員根據(jù)外部借閱公函和審批意見，將借閱的會(huì)計(jì)檔案復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容提供給外部單位，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋本行公章。如需提供原件借閱的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并安排專人陪同借閱，借閱人應(yīng)在借閱登記簿上簽字確認(rèn)，并承諾遵守借閱規(guī)定。（五）歸還與注銷1.借閱期限屆滿借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還借閱的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。2.注銷登記檔案管理人員在確認(rèn)檔案歸還無誤后，在借閱登記簿上進(jìn)行注銷登記，注明檔案已歸還。如借閱人因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制與摘錄（一）復(fù)制與摘錄申請(qǐng)本行內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制或摘錄會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制與摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)制或摘錄目的、復(fù)制或摘錄內(nèi)容、復(fù)制或摘錄時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。外部單位因?qū)徲?jì)、檢查等工作需要復(fù)制或摘錄本行會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具正式的復(fù)制或摘錄公函，注明復(fù)制或摘錄目的、復(fù)制或摘錄內(nèi)容、復(fù)制或摘錄時(shí)間等信息，并經(jīng)本行法律合規(guī)部門審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.內(nèi)部復(fù)制與摘錄審批《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制與摘錄申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定復(fù)制或摘錄檔案的范圍和方式，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部復(fù)制與摘錄審批外部復(fù)制與摘錄公函經(jīng)法律合規(guī)部門審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門按照審批意見辦理復(fù)制或摘錄手續(xù)。（三）復(fù)制與摘錄登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制或摘錄會(huì)計(jì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括復(fù)制或摘錄日期、復(fù)制或摘錄人姓名、所在部門、復(fù)制或摘錄內(nèi)容、復(fù)制或摘錄目的、審批意見等信息。復(fù)制與摘錄登記應(yīng)使用專門的登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（四）復(fù)制與摘錄辦理1.內(nèi)部復(fù)制與摘錄檔案管理人員根據(jù)復(fù)制與摘錄申請(qǐng)表和審批意見，從檔案保管庫（室）中調(diào)出相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，進(jìn)行復(fù)制或摘錄。復(fù)制或摘錄應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制或摘錄內(nèi)容清晰、完整。2.外部復(fù)制與摘錄檔案管理人員根據(jù)外部復(fù)制與摘錄公函和審批意見，將復(fù)制或摘錄的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容提供給外部單位，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋本行公章。如需提供原件復(fù)制或摘錄的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并安排專人陪同辦理，辦理完畢后及時(shí)收回原件。（五）歸還與注銷1.復(fù)制或摘錄完畢后復(fù)制或摘錄人應(yīng)將復(fù)制或摘錄的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容及時(shí)歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.注銷登記檔案管理人員在確認(rèn)復(fù)制或摘錄內(nèi)容歸還無誤后，在復(fù)制與摘錄登記簿上進(jìn)行注銷登記，注明內(nèi)容已歸還。七、會(huì)計(jì)檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)本行審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保會(huì)計(jì)檔案利用行為符合法律法規(guī)和本行制度的要求。（二）檢查內(nèi)容1.利用流程合規(guī)性檢查會(huì)計(jì)檔案利用申請(qǐng)、審批、登記、調(diào)閱、歸還等流程是否規(guī)范，是否存在違規(guī)操作的情況。2.檔案安全保密檢查會(huì)計(jì)檔案在利用過程中是否存在信息泄露、篡改、丟失等安全問題，檔案保管設(shè)施和設(shè)備是否正常運(yùn)行。3.利用效果評(píng)估評(píng)估會(huì)計(jì)檔案利用對(duì)本行經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展等方面的支持和服務(wù)效果，是否滿足實(shí)際工作需要。（三）檢查方式1.定期檢查審計(jì)部門定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用情況進(jìn)行全面檢查，每年至少進(jìn)行一次。檢查內(nèi)容包括查閱登記簿、借閱登記簿、復(fù)制與摘錄登記簿等檔案利用記錄，以及檔案保管庫（室）的實(shí)際情況。2.不定期抽查審計(jì)部門不定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查重要會(huì)計(jì)檔案的利用情況、涉及敏感信息的檔案利用情況等。（四）問題處理1.發(fā)現(xiàn)問題審