PAGE人防系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人防系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在人防建設(shè)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與人防系統(tǒng)相關(guān)的各類檔案管理，包括但不限于工程建設(shè)檔案、指揮通信檔案、防護(hù)設(shè)備檔案、應(yīng)急管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人防系統(tǒng)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映人防工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的人防系統(tǒng)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定人防系統(tǒng)檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的使用動(dòng)態(tài)。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。6.對(duì)下屬部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門人防系統(tǒng)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門集中保管。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在檔案的收集、整理、保管和利用過程中，履行相應(yīng)的職責(zé)，確保檔案安全。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉人防系統(tǒng)業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人防工程建設(shè)項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料。2.指揮通信檔案：涵蓋通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、指揮調(diào)度方案、通信設(shè)備維護(hù)記錄等相關(guān)資料。3.防護(hù)設(shè)備檔案：包含防護(hù)設(shè)備的采購合同、產(chǎn)品質(zhì)量證明、安裝調(diào)試記錄等。4.應(yīng)急管理檔案：如應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、突發(fā)事件處理報(bào)告等。5.其他與人防系統(tǒng)相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照人防系統(tǒng)檔案的類別，分為工程建設(shè)、指揮通信、防護(hù)設(shè)備、應(yīng)急管理等類別進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和維護(hù)。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致檔案丟失。（三）保管期限1.人防系統(tǒng)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及人防建設(shè)重大決策、重要工程建設(shè)項(xiàng)目、核心技術(shù)資料等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性工程建設(shè)檔案、重要的指揮通信和防護(hù)設(shè)備檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息是否準(zhǔn)確，檔案是否有損壞、丟失等情況。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，確保檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱人防系統(tǒng)檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱人防系統(tǒng)檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提交書面申請(qǐng)，說明查閱/借閱的目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱/借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)查閱/借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案。查閱/借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱/借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱/借閱日期、人員姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、用途等信息。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案利用登記信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）歸還與續(xù)借1.查閱/借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)于長期未被利用且已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。3.結(jié)合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的人防系統(tǒng)檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，提升服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.信息資源共享：建立檔案信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)部門和單位的檔案信息共享。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格按照檔