PAGE部門檔案立案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門檔案的立案、歸檔、保管、查閱、利用及銷毀等工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各部門檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、查閱、利用及銷毀等工作的組織和實(shí)施。3.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，確保檔案的安全保管。6.參與公司/組織重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和維護(hù)，確保檔案的安全。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案服務(wù)。5.對(duì)本部門檔案管理工作中存在的問題及時(shí)向檔案管理部門反饋，并提出改進(jìn)建議。（三）其他人員職責(zé)1.公司/組織內(nèi)各部門工作人員應(yīng)積極配合檔案管理工作，及時(shí)將工作中形成的檔案材料移交至本部門檔案管理員。2.在檔案查閱、利用過程中，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各種文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、圖紙、照片、音像資料等。3.下級(jí)部門上報(bào)的各類文件、資料等。4.與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他單位或個(gè)人提供的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和來源，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和利用。四、檔案的立卷與歸檔（一）立卷要求1.按照檔案整理的原則和方法，對(duì)立卷范圍內(nèi)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)，并編制卷內(nèi)目錄。2.卷內(nèi)文件應(yīng)保持不同保管期限的文件材料應(yīng)分別立卷。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。4.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如重要性順序、時(shí)間順序等。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員對(duì)立卷后的檔案進(jìn)行自查，確保檔案整理符合要求。2.將自查合格的檔案移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。4.審核合格的檔案進(jìn)行上架保管，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行登記。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或其他有效證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理人員為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，不得損害公司/組織的利益。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息，不得故意隱瞞或提供虛假信息。3.查閱人員對(duì)查閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露或用于其他非查閱目的的活動(dòng)。4.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制或摘抄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定支付相關(guān)費(fèi)用。復(fù)制或摘抄的檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式及保管狀況等，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同參加，進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門制定檔案鑒定計(jì)劃，明確鑒定的范圍、時(shí)間、方法和人員等。2.檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的檔案。3.組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。4.填寫檔案鑒定表，詳細(xì)記錄檔案的基本情況、鑒定意見等信息。5.將鑒定表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.按照檔案銷毀清冊(cè)，對(duì)檔案進(jìn)行