PAGE招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于招標(biāo)項(xiàng)目文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同文件、往來(lái)函件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本機(jī)構(gòu)所有檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格限制檔案查閱和使用范圍，保障檔案信息安全。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案的使用效率，為招標(biāo)代理業(yè)務(wù)及相關(guān)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的有序存放和安全管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。5.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)過(guò)程中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。3.對(duì)本部門(mén)形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，準(zhǔn)確、及時(shí)地完成檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、維護(hù)和安全保密工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，做好登記和記錄工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)項(xiàng)目前期文件，包括招標(biāo)人委托代理協(xié)議、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、資金來(lái)源證明等。2.招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等招標(biāo)相關(guān)文件。3.投標(biāo)文件，包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、資格證明文件等。4.開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)文件等評(píng)標(biāo)相關(guān)文件。5.中標(biāo)通知書(shū)、合同文件及補(bǔ)充協(xié)議等。6.與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄等。7.其他與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，同時(shí)做好備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照招標(biāo)項(xiàng)目的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)，同一項(xiàng)目的文件應(yīng)集中在一起。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對(duì)文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保存。對(duì)于不宜裝訂的文件，如超大圖紙等，應(yīng)采用折疊、裝袋等方式妥善保管，并在目錄中注明。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門(mén)將初步整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過(guò)的檔案按照分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、項(xiàng)目名稱(chēng)、年度等信息。4.建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。（二）保管期限1.招標(biāo)代理檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括：招標(biāo)人委托代理協(xié)議、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、資金來(lái)源證明、中標(biāo)通知書(shū)、合同文件及補(bǔ)充協(xié)議等重要文件。3.定期保管的檔案期限為[X]年，期滿后可根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際需要進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。定期保管的檔案包括：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、往來(lái)函件等一般性文件。（三）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引和電子檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本機(jī)構(gòu)員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)本機(jī)構(gòu)法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、日期、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記表上注明歸還時(shí)間。（三）借閱權(quán)限1.本機(jī)構(gòu)員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)本機(jī)構(gòu)法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、日期、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并說(shuō)明原因。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀；對(duì)于仍具有一定參考價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成檔案鑒定報(bào)告，明確鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。2.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)本機(jī)構(gòu)法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀完畢后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將銷(xiāo)毀清單歸檔保存，作為檔案銷(xiāo)毀的記錄憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的招標(biāo)代理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案管理利用檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、借閱等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化和自動(dòng)化管理。3.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止電子檔案信息泄露和被篡改。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.電子檔案應(yīng)按照紙