PAGE客運(yùn)基礎(chǔ)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司客運(yùn)基礎(chǔ)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高客運(yùn)服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司客運(yùn)業(yè)務(wù)涉及的各類基礎(chǔ)檔案的管理，包括但不限于客運(yùn)車輛檔案、駕駛員檔案、旅客信息檔案、票務(wù)檔案、運(yùn)營(yíng)線路檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映客運(yùn)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理與客運(yùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致管理決策失誤。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對(duì)于涉及商業(yè)秘密、旅客隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善客運(yùn)基礎(chǔ)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司客運(yùn)基礎(chǔ)檔案，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和查詢。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門客運(yùn)基礎(chǔ)檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案的形成和使用，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)、保管等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。4.積極為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.客運(yùn)車輛檔案：包括車輛購(gòu)置合同、行駛證、駕駛證、車輛保險(xiǎn)單、車輛維修記錄、車輛技術(shù)檔案等。2.駕駛員檔案：包括駕駛員個(gè)人簡(jiǎn)歷、駕駛證、從業(yè)資格證、培訓(xùn)記錄、安全記錄、違章記錄等。3.旅客信息檔案：包括旅客購(gòu)票信息、身份信息、行程信息、投訴建議等。4.票務(wù)檔案：包括車票存根、售票記錄、退票記錄退款記錄等。5.運(yùn)營(yíng)線路檔案：包括線路規(guī)劃文件、線路運(yùn)營(yíng)許可、站點(diǎn)設(shè)置、客流統(tǒng)計(jì)等。6.其他與客運(yùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采用原件收集的方式，確保證據(jù)的有效性。4.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，不得缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類，如客運(yùn)車輛檔案、駕駛員檔案、旅客信息檔案等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照時(shí)間順序、類別順序等進(jìn)行編制。3.編目：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。四、檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取專柜存放、專人保管等措施。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案的類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，并建立紙質(zhì)檔案目錄索引，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，存儲(chǔ)在電子檔案管理系統(tǒng)中。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和備份機(jī)制，確保電子檔案的安全和可檢索性。3.存儲(chǔ)介質(zhì)選擇：電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量大、安全性高的設(shè)備，如硬盤、磁帶、光盤等。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。3.在查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人員姓名、部門、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司客運(yùn)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、確保安全的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性：審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)反映客運(yùn)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。2.檔案的完整性：檢查檔案資料是否齊全，有無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)等情況。3.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案信息是否準(zhǔn)確無誤，有無錯(cuò)誤或矛盾之處。4.檔案的時(shí)效性：判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值，是否已過保管期限。5.檔案的保密性：審查檔案中是否涉及商業(yè)秘密、旅客隱私等敏感信息，是否需要繼續(xù)保密。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。4.銷毀完畢后，應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的客運(yùn)基礎(chǔ)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司客運(yùn)業(yè)務(wù)的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按檔案名稱、編號(hào)、日期、來源等進(jìn)行查詢，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、保管期限統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。5.檔案安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保檔案信息的安全。（三）信息化系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維