PAGE檔案副本制度始于何時(shí)一、總則（一）目的本制度旨在明確檔案副本的相關(guān)管理規(guī)定，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全及有效利用，保障公司/組織各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理及使用檔案副本的部門(mén)、人員。（三）定義1.檔案副本：指與原始檔案內(nèi)容一致或經(jīng)授權(quán)摘錄、復(fù)制的檔案資料，其形式包括紙質(zhì)、電子等多種載體。2.檔案管理部門(mén)：負(fù)責(zé)公司/組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的部門(mén)。二、檔案副本的形成（一）形成原則1.根據(jù)工作需要及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確定檔案副本的形成范圍。2.檔案副本的形成應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與原始檔案一致。（二）形成流程1.申請(qǐng)各部門(mén)或人員因工作需要使用檔案副本時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案副本申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)理由、所需檔案副本的內(nèi)容及用途等。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門(mén)。2.審核檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)理由是否合理、所需檔案副本是否屬于可提供范圍等。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案副本申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.制作經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的方式和要求制作檔案副本。紙質(zhì)檔案副本應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式制作，確保字跡清晰、圖像完整；電子檔案副本應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行拷貝，并進(jìn)行必要的加密處理。4.交付檔案副本制作完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其交付給申請(qǐng)部門(mén)或人員，并辦理簽收手續(xù)。簽收單應(yīng)注明檔案副本的名稱、數(shù)量、交付日期等信息。三、檔案副本的保管（一）保管要求1.檔案副本應(yīng)按照與原始檔案相同或相近的保管期限進(jìn)行保管。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案副本保管區(qū)域，確保其存放環(huán)境安全、整潔，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。3.對(duì)于電子檔案副本，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.一般檔案副本的保管期限為[X]年，自檔案副本形成之日起計(jì)算。2.涉及重要業(yè)務(wù)、重大決策、關(guān)鍵技術(shù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案副本，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)至[X]年或永久保存。3.保管期限屆滿后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保管記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案副本保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案副本的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。2.保管臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保賬物相符。四、檔案副本的利用（一）利用原則1.檔案副本的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司/組織利益及他人合法權(quán)益。2.利用檔案副本時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案副本，用于業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目研究、決策支持等。2.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人因特定事由查閱、借閱檔案副本，但必須履行相關(guān)審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用流程1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案副本時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案副本查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人員姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案副本帶出保管區(qū)域。查閱過(guò)程中，如需摘錄、復(fù)制檔案副本內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.借閱公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案副本時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案副本借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案副本借閱，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案副本，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案副本。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。3.外部利用外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案副本時(shí)，應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍等。申請(qǐng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)與外部單位或個(gè)人簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定的程序提供檔案副本。在外部單位或個(gè)人利用檔案副本過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行必要的監(jiān)督，確保檔案信息安全。五、檔案副本的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案副本的鑒定應(yīng)遵循全面、客觀、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及專業(yè)人員共同進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案副本的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否已過(guò)保管期限。2.檔案副本的準(zhǔn)確性、完整性及與原始檔案的一致性。3.檔案副本的載體是否完好，是否存在損壞、變質(zhì)等情況。（三）鑒定流程1.初步審核檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案副本保管臺(tái)賬及相關(guān)規(guī)定，對(duì)即將到期的檔案副本進(jìn)行初步審核，確定需要進(jìn)行鑒定的檔案副本清單。2.組織鑒定檔案管理部門(mén)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及專業(yè)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案副本進(jìn)行逐一鑒定。鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案副本的內(nèi)容，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)。3.結(jié)果審批鑒定小組形成鑒定結(jié)果報(bào)告后，提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)的鑒定結(jié)果報(bào)告，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀流程1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案副本，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《檔案副本銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案副本的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀方式應(yīng)根據(jù)檔案副本的載體類型選擇合適的方法進(jìn)行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案副本被徹底銷毀。銷毀完成后，銷毀人員及監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案副本銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《檔案副本銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行長(zhǎng)期保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案副本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期或不定期對(duì)檔案副本的形成、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案副本制度的執(zhí)行情況，包括各部門(mén)及人員是否遵守相關(guān)規(guī)定。2.檔案副本的質(zhì)量，如內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，載體是否完好等。3.檔案副本的保管環(huán)境及設(shè)施設(shè)備是否符合要求。4.檔案副本利用過(guò)程中的審批手續(xù)及保密措施是否落實(shí)到位。5.檔案副本鑒定與銷毀工作是否規(guī)范、準(zhǔn)確。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)或人員限期整改。2.責(zé)任部門(mén)或人員應(yīng)認(rèn)真分析問(wèn)題原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)。3.對(duì)于違反檔案副本制度的行為，公司/組織將按照相