PAGE機關(guān)檔案定期檢查制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位的檔案定期檢查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格按照國家有關(guān)檔案法律法規(guī)和行業(yè)標準開展檔案定期檢查工作，確保檢查工作合法合規(guī)。2.全面檢查原則對機關(guān)各類檔案進行全面檢查，涵蓋文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等各個門類，不留死角。3.突出重點原則在全面檢查的基礎(chǔ)上，重點關(guān)注重要檔案、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和易出現(xiàn)問題的領(lǐng)域，確保檔案管理的核心要點得到有效把控。4.及時整改原則對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行分析研究，制定切實可行的整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保問題得到及時有效解決。二、檢查組織與人員（一）檢查組織成立機關(guān)檔案定期檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，成員包括辦公室主任、檔案部門負責人及各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人。領(lǐng)導(dǎo)小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案定期檢查工作，研究解決檢查工作中出現(xiàn)的重大問題。（二）檢查人員1.檔案部門工作人員負責對檔案的整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作進行檢查，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.業(yè)務(wù)部門兼職檔案員熟悉本部門業(yè)務(wù)流程和檔案形成情況，協(xié)助檔案部門對本部門檔案進行檢查，重點檢查檔案內(nèi)容的完整性、準確性和關(guān)聯(lián)性。3.專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)需要，邀請檔案管理、信息技術(shù)、保密等方面的專業(yè)技術(shù)人員參與檢查工作，對檔案數(shù)字化、信息安全、保密措施等方面進行專業(yè)指導(dǎo)和檢查。三、檢查內(nèi)容（一）檔案實體1.檔案的齊全完整情況檢查檔案是否涵蓋機關(guān)工作活動的各個方面，是否有應(yīng)歸檔而未歸檔的文件材料。2.檔案的整理質(zhì)量查看檔案分類是否合理，編號是否規(guī)范，裝訂是否牢固，卷內(nèi)文件排列是否有序，目錄與文件是否一致等。3.檔案的保管狀況檢查檔案存放環(huán)境是否符合要求，有無防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，檔案載體是否完好，有無破損、褪色、霉變等現(xiàn)象。（二）檔案信息資源1.檔案的編目情況核對檔案目錄的準確性，包括檔號、題名、日期、頁號、保管期限等項目是否填寫完整、準確。2.檔案的檢索工具檢查現(xiàn)有檢索工具是否齊全、有效，能否滿足快速查找利用檔案的需求，檢索工具的更新是否及時。3.檔案信息化建設(shè)查看檔案數(shù)字化工作進展情況，數(shù)字化成果的質(zhì)量是否符合要求，檔案信息系統(tǒng)是否安全穩(wěn)定運行，數(shù)據(jù)備份是否及時、完整。（三）檔案管理制度執(zhí)行情況1.檔案收集制度檢查各部門是否按照規(guī)定及時收集應(yīng)歸檔的文件材料，有無拖延、遺漏現(xiàn)象。2.檔案整理制度查看檔案整理工作是否嚴格按照標準和流程進行，有無違規(guī)操作。3.檔案保管制度檢查檔案保管場所的安全管理措施是否落實，檔案出入庫登記是否規(guī)范，檔案清點、核對等工作是否定期開展。4.檔案利用制度了解檔案查閱、借閱手續(xù)是否完備，利用登記是否詳細，有無超范圍利用、涂改、損毀檔案等情況。四、檢查周期檔案定期檢查分為年度檢查和專項檢查。年度檢查每年開展一次，專項檢查根據(jù)工作需要適時進行。五、檢查方法（一）實地查看對檔案保管場所進行實地檢查，查看檔案存放狀況、設(shè)施設(shè)備運行情況等。（二）查閱檔案逐卷逐件查閱檔案實體和相關(guān)目錄、檢索工具等，檢查檔案的整理質(zhì)量、編目情況等。（三）數(shù)據(jù)核對通過檔案信息系統(tǒng)核對檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性，檢查數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案的一致性。（四）問卷調(diào)查與訪談向機關(guān)各部門發(fā)放調(diào)查問卷，了解檔案管理制度的執(zhí)行情況和存在的問題；與相關(guān)工作人員進行訪談，獲取第一手信息。六、檢查程序（一）準備階段1.制定檢查方案明確檢查的目的、范圍、內(nèi)容、方法、時間安排和人員分工等。2.組織檢查人員培訓(xùn)使檢查人員熟悉檢查內(nèi)容、方法和標準，掌握相關(guān)業(yè)務(wù)知識和技能。3.準備檢查所需的工具和材料如檢查表、調(diào)查問卷、筆記本電腦等。（二）實施階段1.聽取匯報聽取檔案部門關(guān)于檔案管理工作情況的匯報，了解檔案管理工作現(xiàn)狀。2.實地檢查按照檢查方案，對檔案實體、檔案信息資源和檔案管理制度執(zhí)行情況進行全面檢查，做好檢查記錄。3.問題匯總對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行梳理、匯總，形成問題清單，明確問題所在部門、問題內(nèi)容和問題性質(zhì)。（三）總結(jié)階段1.撰寫檢查報告根據(jù)檢查情況，撰寫詳細的檢查報告，報告內(nèi)容包括檢查工作概況、檔案管理工作成績、存在的問題及原因分析、整改建議等。2.召開總結(jié)會議組織召開檔案定期檢查總結(jié)會議，通報檢查情況，對檔案管理工作進行總結(jié)評價，提出下一步工作要求。3.反饋檢查結(jié)果將檢查報告和問題清單反饋給各相關(guān)部門，要求其針對問題制定整改措施，并按時報送整改情況。七、整改落實（一）整改責任各相關(guān)部門負責人為整改工作的第一責任人，負責組織本部門制定整改方案，明確整改措施、整改期限和整改責任人，確保整改工作落到實處。（二）整改措施1.針對檔案實體存在的問題如檔案缺失，應(yīng)及時查找補充；檔案整理不規(guī)范，要重新進行整理；檔案保管條件不符合要求，需改善保管環(huán)境，增添必要的設(shè)施設(shè)備。2.針對檔案信息資源方面的問題編目錯誤的要及時更正；檢索工具不完善的要進行補充或優(yōu)化；檔案信息化建設(shè)滯后的要加快推進數(shù)字化工作，完善信息系統(tǒng)功能。3.針對檔案管理制度執(zhí)行方面的問題加強制度宣傳培訓(xùn)，提高工作人員的制度意識；建立健全監(jiān)督機制，對制度執(zhí)行情況進行跟蹤檢查；對違反制度的行為進行嚴肅處理。（三）整改期限一般問題應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成整改，較為復(fù)雜的問題可根據(jù)實際情況適當延長整改期限，但最長不超過[X]個月。（四）整改跟蹤檔案部門負責對各部門整改情況進行跟蹤檢查，定期向檔案定期檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報整改進展情況。對整改不力的部門，要進行督促指導(dǎo)，必要時可采取通報批評等措施。八、結(jié)果運用（一）納入績效考核將檔案定期檢查結(jié)果納入機關(guān)各部門績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門給予表彰和獎勵，對存在問題較多、整改不力的部門進行扣分，并取消當年評先評優(yōu)資格。（二）推動工作改進通過檔案定期檢查，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的共性問題，及時調(diào)整和完善檔案管理制度和工作流程，推動機關(guān)檔案管理工作水平不斷提高。（三）促進業(yè)務(wù)協(xié)同加強檔案部門與各業(yè)務(wù)部門之間的溝通協(xié)作，以檔案定期檢查為契機，共同研究解決檔案管理工作中涉及業(yè)務(wù)流程、文件形成等方面的問題，促進機關(guān)各項工作的協(xié)同發(fā)展。九、監(jiān)督與問責（一）監(jiān)督機制建立健全檔案定期檢查工作監(jiān)督機制，檔案定期檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責對檢查工作全過程進行監(jiān)督，確保檢查工作公正、公平、公開。同時，鼓勵機關(guān)工作人員對檔案管理工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）問責制度對在檔案定期檢查中發(fā)現(xiàn)的違反檔案法律法規(guī)和本制度的行為，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人員進行問責。問責方式包括責令作出書面檢查、通報批評、誡勉談話、黨紀