PAGE地質(zhì)資料檔案保管制度一、總則（一）目的為加強地質(zhì)資料檔案的保管工作，確保地質(zhì)資料檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮地質(zhì)資料檔案在地質(zhì)勘查、工程建設(shè)、科學(xué)研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所保管的各類地質(zhì)資料檔案，包括地質(zhì)勘查報告、地質(zhì)測繪圖件、物探和化探資料、地質(zhì)標本及樣品等相關(guān)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則地質(zhì)資料檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)安全保密法律法規(guī)，采取有效措施確保地質(zhì)資料檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，為公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)單位提供高效、便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的地質(zhì)資料檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)地質(zhì)資料檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的地質(zhì)資料檔案保管制度。2.負責(zé)地質(zhì)資料檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案資料的完整和準確。3.建立健全地質(zhì)資料檔案的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.對地質(zhì)資料檔案的安全保管情況進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題，確保檔案的安全。5.負責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。6.參與地質(zhì)資料檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進行操作。7.積極開展地質(zhì)資料檔案的編研工作，為公司/組織的決策和發(fā)展提供參考依據(jù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.地質(zhì)勘查項目過程中形成的各類原始資料，包括野外記錄、測試分析數(shù)據(jù)、采樣記錄等。2.地質(zhì)勘查報告、總結(jié)報告、專題報告等各類成果資料。3.地質(zhì)測繪圖件，如地形圖、地質(zhì)圖、剖面圖等。4.物探和化探資料，包括物探成果圖、化探數(shù)據(jù)報告等。5.地質(zhì)標本及樣品的采集記錄、鑒定報告等相關(guān)資料。6.與地質(zhì)工作相關(guān)的其他資料，如項目立項文件、合同協(xié)議、技術(shù)交流材料等。（二）收集要求1.項目承擔(dān)部門或人員應(yīng)按照規(guī)定及時將形成的地質(zhì)資料檔案移交檔案管理部門，確保檔案收集的完整性和及時性。2.移交的地質(zhì)資料檔案應(yīng)齊全、完整、準確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于重要的地質(zhì)資料檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，參與資料的形成過程，確保資料符合檔案管理要求。（三）整理原則1.遵循地質(zhì)資料檔案的形成規(guī)律和特點，保持資料之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案資料進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（四）整理方法1.按照地質(zhì)工作的專業(yè)類別進行分類，如地質(zhì)勘查、地質(zhì)測繪、物探化探等。2.在每個專業(yè)類別下，再根據(jù)資料的形成時間、項目名稱等進行細分。3.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等詳細信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的地質(zhì)資料檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫歸檔清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、來源等信息。2.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的資料進行認真核對，確保歸檔資料的準確性和完整性。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行存儲，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄。（二）保管場所1.設(shè)立專門的地質(zhì)資料檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境的適宜。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的地質(zhì)資料檔案，應(yīng)采用特殊的保管方式，如加密存儲、專人保管等。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和地質(zhì)資料檔案的重要程度，確定檔案的保管期限。2.一般地質(zhì)資料檔案的保管期限為長期，重要地質(zhì)資料檔案的保管期限為永久。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱地質(zhì)資料檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱地質(zhì)資料檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫查閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，確保檔案資料的安全。3.涉及國家機密或商業(yè)秘密的地質(zhì)資料檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準，不得查閱和利用。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，予以登記，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案資料的完整。（三）利用管理1.鼓勵公司/組織內(nèi)部人員充分利用地質(zhì)資料檔案，為地質(zhì)勘查、工程建設(shè)、科學(xué)研究等工作提供支持。2.對于利用地質(zhì)資料檔案取得的成果，應(yīng)按照規(guī)定進行登記和統(tǒng)計，為檔案管理工作提供參考。3.檔案管理部門應(yīng)定期對地質(zhì)資料檔案的利用情況進行分析和總結(jié)，不斷改進檔案管理工作，提高檔案利用效率。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立地質(zhì)資料檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負責(zé)對到期的地質(zhì)資料檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和地質(zhì)資料檔案的保管期限，對檔案進行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有保存價值，包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性以及在地質(zhì)工作、工程建設(shè)、科學(xué)研究等方面的利用價值。3.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進行鑒定后，形成鑒定報告，提出銷毀檔案的清單。2.銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀情況報告檔案管理部門。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立地質(zhì)資料檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況進行統(tǒng)計。2.根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準確、完整，上報給公司/組織相關(guān)部門和上級主管單位。（二）移交工作1.因機構(gòu)調(diào)整、工作需要等原因，涉及地質(zhì)資料檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由雙方簽字確認。3.檔案管理部門應(yīng)協(xié)助接收單位做好檔案的交接工作，確保檔案移交的順利進行。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立地質(zhì)資料檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案的電子化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需的檔案資料。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的各類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成統(tǒng)計報表。5.備份存儲功能：定期對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.加強對電子檔案的安全管理，采取加密存儲、防火墻、防病毒等措施，防止電子檔案信息的泄露和損壞。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉地質(zhì)工作相關(guān)業(yè)務(wù)。2.具有較強的責(zé)任心和保密意識，認真履行檔案管理職責(zé)。3.遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的各項規(guī)章制度。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負責(zé)地質(zhì)資料檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等。2.對檔案資料進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索系統(tǒng)。3.定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案的安全保管。4.為查閱檔案的人員提供服務(wù)，辦理查閱登記手續(xù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。5.負責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和