PAGE會(huì)計(jì)檔案管理制度意義一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司會(huì)計(jì)檔案管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可查閱性，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理和決策支持中的重要作用，依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)檔案管理：涵蓋會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等一系列工作。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，如發(fā)票（包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等）、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、出入庫單等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供總括核算資料的賬簿。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等，用于詳細(xì)記錄特定資產(chǎn)或業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表等主表以及相關(guān)附表，反映公司在一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明的書面報(bào)告，包括公司生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況、利潤實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量有重大影響的其他事項(xiàng)等內(nèi)容。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的記錄表格。2.銀行對賬單，銀行客觀記錄企業(yè)資金流轉(zhuǎn)情況的記錄單，反映企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)與銀行之間的資金往來明細(xì)。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的書面報(bào)告，記錄了企業(yè)應(yīng)納稅額、已納稅額、欠繳稅款等情況。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或人員移交至另一個(gè)部門或人員時(shí)相關(guān)信息的清單，包括檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人、接收人等內(nèi)容。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清單，用于對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面管理和清查。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清單，包括銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的重要依據(jù)。7.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等電子數(shù)據(jù)以及相關(guān)軟件程序等。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各會(huì)計(jì)崗位人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算工作流程，及時(shí)將各類會(huì)計(jì)資料收集齊全，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。2.對于從外部取得的會(huì)計(jì)資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應(yīng)認(rèn)真審核其真實(shí)性、合法性和完整性，如有問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)單位或部門溝通解決。3.在會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)將本會(huì)計(jì)年度形成的會(huì)計(jì)檔案，整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理分類：按照收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的順序分類排列，同類憑證按照編號(hào)順序排列。粘貼：將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，應(yīng)注意粘貼整齊、牢固，便于翻閱。編號(hào)：對每本憑證進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)，不得跳號(hào)、重號(hào)。裝訂：使用會(huì)計(jì)憑證裝訂機(jī)或線繩將憑證裝訂成冊，在裝訂線上加蓋裝訂人員印章，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理結(jié)賬：在會(huì)計(jì)年度終了后，將各賬簿的賬戶余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會(huì)計(jì)年度新建有關(guān)會(huì)計(jì)賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。整理賬頁：檢查賬頁是否齊全，有無空白頁、跳行、隔頁等情況，如有應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。編號(hào)：對總賬、明細(xì)賬等賬簿按頁碼順序編號(hào)，每本賬簿應(yīng)在首頁設(shè)置賬簿啟用表，注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。裝訂：將賬頁整齊裝訂成冊，在裝訂線上加蓋裝訂人員印章，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理分類：按照月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的順序分類排列，同類報(bào)告按照時(shí)間順序排列。編號(hào)：對每份財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)，不得跳號(hào)、重號(hào)。裝訂：將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及相關(guān)附表、財(cái)務(wù)情況說明書等資料整理齊全，裝訂成冊，在裝訂線上加蓋裝訂人員印章，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)按照時(shí)間順序整理成冊，并加蓋單位公章。會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并由相關(guān)人員簽字蓋章。會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和備份要求進(jìn)行整理存儲(chǔ)，同時(shí)應(yīng)打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并與電子數(shù)據(jù)一并保管。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管要求1.設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限、類別等進(jìn)行有序排列，便于查找和利用。3.對于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置、查閱記錄等信息，確保會(huì)計(jì)檔案的動(dòng)態(tài)管理。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。2.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管制度，按照規(guī)定的保管期限和保管要求對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀、出借、轉(zhuǎn)讓會(huì)計(jì)檔案。3.定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.為查閱、利用會(huì)計(jì)檔案提供必要的服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，登記查閱、借閱情況，并對歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對。五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。3.鑒定過程中，應(yīng)重點(diǎn)審查會(huì)計(jì)檔案的保管期限是否符合規(guī)定、檔案內(nèi)容是否完整、有無繼續(xù)保存價(jià)值等。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：由單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。2.會(huì)計(jì)檔案保管部門應(yīng)按照申請表的內(nèi)容提供查閱服務(wù)，并安排專人在場監(jiān)督查閱過程，查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、借出會(huì)計(jì)檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還保管部門，保管人員應(yīng)對歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和安全性。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸