PAGE電力檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電力檔案工作的規(guī)范化管理，確保電力檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮電力檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各單位以及參與公司電力項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)等相關(guān)活動(dòng)的外部單位和個(gè)人形成的電力檔案的管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》以及電力行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定。（四）定義1.電力檔案：指公司在電力規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求收集齊全、整理規(guī)范后，移交檔案部門集中保管的過(guò)程。3.檔案保管期限：分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司電力檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司的電力檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀公司各部門和各單位移交的檔案。3.對(duì)公司各部門和各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司電力檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位電力檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案工作的順利開展。2.按照公司檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本部門、本單位在電力活動(dòng)中形成的各類文件材料，并定期向公司檔案管理部門移交。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門、本單位檔案的安全保管和日常利用，配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.接受檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，積極支持和配合檔案管理部門開展各項(xiàng)檔案工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作，對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司各部門、各單位在電力規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理要求，及時(shí)形成各種文件材料。2.文件材料的形成應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，符合電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理要求。（二）文件材料的收集范圍1.電力規(guī)劃文件，包括電力發(fā)展規(guī)劃、電網(wǎng)規(guī)劃、電源規(guī)劃等。2.電力設(shè)計(jì)文件，包括可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.電力建設(shè)文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地批準(zhǔn)文件、工程招投標(biāo)文件、工程合同、工程變更文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。4.電力生產(chǎn)運(yùn)行文件，包括設(shè)備運(yùn)行記錄、檢修記錄、試驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)行報(bào)表、故障處理記錄等。5.電力安全管理文件，包括安全規(guī)章制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。6.電力營(yíng)銷文件，包括客戶檔案、電費(fèi)結(jié)算記錄、用電合同等。7.電力科技文件，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、科研成果報(bào)告、技術(shù)創(chuàng)新文件等。8.電力行政管理文件，包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。9.其他與電力活動(dòng)相關(guān)的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙，電子文件應(yīng)符合公司電子文件管理規(guī)定。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保文件的安全和可追溯性。4.各部門、各單位應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充和糾正。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）檔案整理方法1.分類：按照電力檔案的內(nèi)容和形式，分為電力規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、安全管理、營(yíng)銷、科技、行政管理等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊(cè)或存入電子檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。（三）檔案歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)按照公司檔案管理制度規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充和糾正。4.對(duì)電子檔案的歸檔，應(yīng)確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，便于查閱和利用。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。2.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案的安全。4.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.方便利用，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。3.保守檔案機(jī)密，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）檔案利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。4.出具證明：公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案或出具證明，應(yīng)提交單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱或出具證明手續(xù)。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案編號(hào)、題名、查閱或借閱期限、歸還日期等。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案信息服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，如目錄索引、全宗指南、專題匯編等，為公司內(nèi)部人員提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立公司電力檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。3.根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等工作的需要，開展檔案專題研究和編研工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握檔案的保管期限，既要保證檔案的完整性，又要避免不必要的檔案積壓。（二）檔案鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理責(zé)任人等為成員。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織檔案鑒定工作，對(duì)檔案鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析：對(duì)檔案的形成背景、歷史沿革、現(xiàn)實(shí)利用情況等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（四）檔案銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限