PAGE退役軍人調(diào)走檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范退役軍人檔案調(diào)走的管理工作，確保退役軍人檔案的安全、完整和有效利用，保障退役軍人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及退役軍人檔案調(diào)走的相關(guān)工作，包括但不限于因工作需要、退役軍人個人申請等原因?qū)е碌臋n案調(diào)走情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及退役軍人事務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案調(diào)走工作合法合規(guī)。2.安全保密原則高度重視退役軍人檔案的安全保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.高效準確原則在保證檔案安全和信息準確的前提下，優(yōu)化工作流程，提高檔案調(diào)走工作的效率，確保及時、準確地滿足調(diào)檔需求。二、檔案調(diào)走申請與審批（一）申請主體1.因工作需要調(diào)閱退役軍人檔案的部門或單位，應(yīng)提交正式的調(diào)檔申請。2.退役軍人本人因個人原因需要調(diào)走檔案的，可直接向公司/組織提出申請。（二）申請材料1.工作需要調(diào)檔的申請部門應(yīng)提供調(diào)檔函，明確調(diào)檔目的、調(diào)檔范圍、調(diào)檔期限等內(nèi)容，并加蓋申請部門公章。2.退役軍人本人申請調(diào)檔的，需提交個人書面申請，說明調(diào)檔原因，并提供有效身份證明。（三）審批流程1.收到調(diào)檔申請后，由公司/組織的檔案管理部門對申請材料進行初審，審核申請的必要性、材料的完整性和合規(guī)性。2.初審通過后，將申請材料提交至公司/組織的分管領(lǐng)導進行審批。分管領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)實際情況，對調(diào)檔申請進行全面審查，并做出批準或不批準的決定。3.若申請獲得批準，檔案管理部門應(yīng)及時通知申請部門或個人辦理調(diào)檔手續(xù)；若申請未獲批準，應(yīng)向申請方說明理由。三、檔案調(diào)走辦理（一）調(diào)檔登記1.檔案管理部門在辦理調(diào)檔手續(xù)時，應(yīng)建立調(diào)檔登記臺賬，詳細記錄調(diào)檔日期、調(diào)檔申請人、調(diào)檔原因、調(diào)檔檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計歸還日期等信息。2.調(diào)檔登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。（二）檔案整理與核對1.根據(jù)調(diào)檔申請，檔案管理部門對擬調(diào)走的退役軍人檔案進行整理，確保檔案材料齊全、完整，裝訂規(guī)范。2.在調(diào)檔前，對檔案內(nèi)容進行仔細核對，重點檢查檔案中的關(guān)鍵信息是否準確無誤，如個人基本信息、服役經(jīng)歷、獎懲情況等。（三）檔案交接1.檔案管理部門與調(diào)檔方應(yīng)在規(guī)定的地點進行檔案交接，交接雙方需同時在場。2.交接過程中，應(yīng)嚴格按照調(diào)檔登記臺賬進行檔案清點，核對檔案數(shù)量、名稱及完整性，并由雙方簽字確認。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，并按照規(guī)定的方式進行交接，如通過安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸或存儲介質(zhì)交接等。（四）調(diào)檔期限1.工作需要調(diào)閱退役軍人檔案的，調(diào)檔期限應(yīng)根據(jù)實際工作需求確定，但最長不得超過規(guī)定的期限。調(diào)檔期滿后，調(diào)檔方應(yīng)及時歸還檔案。2.退役軍人本人調(diào)走檔案的，如無特殊情況，檔案管理部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理完畢調(diào)檔手續(xù)，并告知其檔案的保管要求和后續(xù)處理事宜。四、檔案歸還與驗收（一）歸還通知1.在調(diào)檔期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)提前向調(diào)檔方發(fā)出檔案歸還通知，提醒其按時歸還檔案。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括歸還日期、歸還地點、聯(lián)系人等信息。（二）歸還辦理1.調(diào)檔方應(yīng)按照歸還通知要求，按時將退役軍人檔案歸還至指定地點。2.歸還時，調(diào)檔方應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，不得對檔案進行任何涂改、損壞或丟失等行為。（三）驗收程序1.檔案管理部門收到歸還的檔案后，應(yīng)立即組織驗收。驗收內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容完整性、檔案外觀狀況等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞或信息變更等問題，應(yīng)及時與調(diào)檔方溝通核實，并要求調(diào)檔方限期整改或補充相關(guān)材料。3.驗收合格后，檔案管理部門應(yīng)在調(diào)檔登記臺賬上記錄檔案歸還情況，并將檔案妥善歸位。五、檔案安全與保密管理（一）安全防護措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.對檔案庫房進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。（二）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對退役軍人檔案信息予以嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.限制檔案查閱人員范圍，嚴禁無關(guān)人員接觸退役軍人檔案。在檔案調(diào)閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的查閱場所、對查閱過程進行監(jiān)督等。（三）信息安全管理1.對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等信息安全措施，防止電子檔案信息泄露或被篡改。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)安全補丁，防范網(wǎng)絡(luò)安全風險。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案調(diào)走工作的監(jiān)督機制，定期對檔案調(diào)走工作進行檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括調(diào)檔申請審批程序的執(zhí)行情況、檔案調(diào)走辦理過程的規(guī)范性、檔案歸還與驗收工作的落實情況以及檔案安全保密措施的執(zhí)行情況等。（二）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責令相關(guān)部門或人員進行整改，并跟蹤整改情況。2.對違反檔案調(diào)走制度的行為，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究責任。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.制定檔案調(diào)走制度的培訓計劃，定期組織檔案管理人員、調(diào)檔申請部門相關(guān)人員等進行培訓。2.培訓內(nèi)容包括制度解讀、操作流程、安全保密知識等，提高相關(guān)人員對檔案調(diào)走工作的認識和業(yè)務(wù)水平。（二）宣傳工作1.通過內(nèi)部宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案調(diào)走制度的重要性和相關(guān)規(guī)定，提高全體員工對退役軍人檔案管理工作的重視程度。2.及時解答員工對檔案調(diào)走制度的疑問，增強制度的透明度和執(zhí)行力。八、附則（一）解