PAGE監(jiān)護(hù)檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)護(hù)檔案的管理，確保監(jiān)護(hù)檔案的安全、完整和有效利用，保障監(jiān)護(hù)工作的順利開(kāi)展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及監(jiān)護(hù)工作所形成的各類檔案的保管管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集和整理監(jiān)護(hù)檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無(wú)缺。3.安全性原則：采取有效措施，確保監(jiān)護(hù)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息等的監(jiān)護(hù)檔案嚴(yán)格保密，防止信息不當(dāng)公開(kāi)。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善監(jiān)護(hù)檔案保管制度規(guī)范，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理監(jiān)護(hù)檔案，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)監(jiān)護(hù)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）監(jiān)護(hù)工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門監(jiān)護(hù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門歸檔。3.在檔案利用過(guò)程中，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.妥善保管監(jiān)護(hù)檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案受損、丟失。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，及時(shí)登記和跟蹤檔案的流向。5.協(xié)助檔案利用部門做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.監(jiān)護(hù)協(xié)議、委托書等相關(guān)法律文件。2.監(jiān)護(hù)對(duì)象的基本信息資料，包括身份證明、健康狀況、家庭情況等。3.監(jiān)護(hù)過(guò)程中的各類記錄，如監(jiān)護(hù)工作記錄、溝通記錄、會(huì)議紀(jì)要等。4.涉及監(jiān)護(hù)對(duì)象權(quán)益保障的各類文件，如醫(yī)療報(bào)告、教育記錄、財(cái)產(chǎn)狀況等。5.其他與監(jiān)護(hù)工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各監(jiān)護(hù)工作部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可保存性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確定分類方案。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行排序、裝訂，確保檔案整齊、美觀。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并做好備份工作。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間監(jiān)護(hù)工作部門應(yīng)在監(jiān)護(hù)工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.監(jiān)護(hù)工作部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類方案，將歸檔檔案放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案目錄中注明歸檔位置。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行分類備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。3.對(duì)于重要的監(jiān)護(hù)檔案，應(yīng)采取異地備份的方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)監(jiān)護(hù)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及處理情況等。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱監(jiān)護(hù)檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱監(jiān)護(hù)檔案。3.監(jiān)護(hù)對(duì)象及其法定代理人按照規(guī)定查閱監(jiān)護(hù)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部工作人員查閱監(jiān)護(hù)檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱監(jiān)護(hù)檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，辦理查閱手續(xù)。3.監(jiān)護(hù)對(duì)象及其法定代理人查閱監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)提供有效身份證明，經(jīng)檔案管理部門核實(shí)后，辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、查閱檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等。七、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及監(jiān)護(hù)對(duì)象隱私、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.電子檔案應(yīng)設(shè)置加密措施，防止信息泄露。（二）保密制度執(zhí)行1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。3.定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)監(jiān)護(hù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)護(hù)工作部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。（三）鑒定方法與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要性及利用情況等，綜合判斷檔案的保管期限和價(jià)值。2.保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。