PAGE創(chuàng)新檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本創(chuàng)新檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集、整理公司在各個階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.定期對公司檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交公司綜合管理部。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，積極提供檔案利用線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理、人力資源管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、項目申報材料、招投標(biāo)文件等。3.公司員工的個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲材料等。4.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等。5.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的檔案材料進行整理，剔除重復(fù)文件，保證檔案材料的質(zhì)量。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等進行分類，一般分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、財務(wù)管理類、人力資源管理類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理歸檔后移交公司綜合管理部。2.對于重要的、緊急的檔案材料，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案材料進行初步審核，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合管理部。3.綜合管理部對接收的檔案進行再次審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、章程、財務(wù)報表、審計報告等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司的臨時性文件、一般性報表等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，防止檔案的損壞、丟失和霉變。5.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析檔案的保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫檔案銷毀清單，一式兩份，一份由綜合管理部留存，一份隨檔案銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.員工個人因工作需要查閱、借閱本人檔案。（二）利用程序1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。公司外部單位查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。查閱檔案時，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。員工個人查閱本人檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。公司外部單位借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。員工個人借閱本人檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等。（四）統(tǒng)計工作綜合管理部應(yīng)定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，上報公司領(lǐng)導(dǎo)，并抄送各部門。檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。