PAGE文書檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書檔案的安全管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文書檔案管理工作中的安全管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將文書檔案的安全放在首位，采取有效措施防止各類安全事故的發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強化預(yù)防意識，提前做好各項安全防范工作，消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范文書檔案安全管理行為。二、文書檔案的收集與整理安全管理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文書檔案的收集工作，確保各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文書檔案應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及業(yè)務(wù)工作實際需要，具有真實性、完整性和有效性。3.對于重要文件、機密文件等，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全。（二）整理規(guī)范1.文書檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行科學(xué)整理，確保分類準(zhǔn)確、排列有序。2.整理過程中，要對文件材料進行認真核對，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，同時做好文件材料的編目、裝訂等工作。3.對于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行整理，確保其格式規(guī)范、存儲安全。三、文書檔案的存儲安全管理（一）存儲場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的文書檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。（二）存儲設(shè)備1.文件柜應(yīng)堅固耐用，符合防火、防盜等安全要求，文件應(yīng)分類存放在文件柜內(nèi)，標(biāo)識清晰。2.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其性能良好，數(shù)據(jù)安全。四、文書檔案的借閱與使用安全管理（一）借閱流程1.因工作需要借閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.《文書檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，向借閱人提供相應(yīng)的文書檔案，并做好借閱登記。（二）使用規(guī)定1.《文書檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，向借閱人提供相應(yīng)的文書檔案，并做好借閱登記。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文書檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損、丟失或銷毀。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還所借閱的文書檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。五、文書檔案的保密安全管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、人事信息等重要信息的文書檔案。2.國家法律法規(guī)規(guī)定需要保密的文書檔案。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露所管理的文書檔案內(nèi)容。2.對涉及保密的文書檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保其安全。3.在文書檔案的借閱、使用過程中，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將保密文件帶出規(guī)定的使用場所。4.對于因工作需要接觸保密文書檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。六、文書檔案的銷毀安全管理（一）銷毀條件1.已超過保管期限且無保存價值的文書檔案。2.因特殊原因需要銷毀的文書檔案，如涉及違法違規(guī)行為的文件等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對文書檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《文書檔案銷毀申請表》。2.《文書檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，確保銷毀徹底、安全。4.銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、文書檔案的安全檢查與應(yīng)急處置（一）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對文書檔案的存儲場所、存儲設(shè)備等進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。2.安全檢查應(yīng)包括庫房設(shè)施設(shè)備檢查、文件材料清點核對、存儲設(shè)備性能檢測等內(nèi)容。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行整改，并做好記錄。（二）應(yīng)急處置1.公司應(yīng)制定文書檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急措施等內(nèi)容。2.一旦發(fā)生文書檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，最大限度地減少損失。3.事故發(fā)生后，應(yīng)及時向上級主管部門報告，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。八、人員安全管理（一）人員資質(zhì)1.檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)專業(yè)知識和技能，經(jīng)過培訓(xùn)并取得相關(guān)資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和安全意識。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，遵守文書檔案安全管理制度，確保文書檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)保守公司機密，不得泄露文書檔案內(nèi)容，不得利用