PAGE干部檔案管理借閱制度一、總則（一）目的為了加強干部檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保干部檔案的安全與完整，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和干部檔案管理的相關規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及干部檔案借閱的部門和人員。（三）基本原則1.嚴格審批原則：借閱干部檔案必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保借閱目的正當、合理。2.安全保密原則：在借閱過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.限期歸還原則：借閱檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得逾期。二、借閱申請（一）申請條件1.因工作需要查閱干部檔案的部門或個人，必須是與干部管理、考察、任用等工作直接相關的。2.查閱檔案的目的必須明確、合理，符合公司/組織的相關規(guī)定和工作流程。（二）申請流程1.借閱人需填寫《干部檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的目的、內(nèi)容、借閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對借閱申請的合理性進行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表提交至干部檔案管理部門。干部檔案管理部門對申請進行再次審核，重點審核借閱目的是否符合規(guī)定、借閱期限是否合理等。如審核通過，在申請表上加蓋檔案管理部門印章，并安排專人負責辦理借閱手續(xù)。三、審批權限（一）一般干部檔案借閱1.涉及一般干部基本信息、工作經(jīng)歷等常規(guī)內(nèi)容查閱的，由干部檔案管理部門負責人審批。2.審批通過后，檔案管理人員按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，提供相應檔案資料。（二）重要干部檔案借閱1.對于涉及重要干部任免、獎懲等關鍵信息查閱的，需經(jīng)公司/組織分管領導審批。2.分管領導應認真審查借閱申請，確保借閱行為符合公司/組織的利益和相關規(guī)定。審批通過后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。（三）特殊情況借閱1.如因上級部門檢查、審計等特殊原因需要借閱干部檔案的，按照上級要求辦理相關手續(xù)，并報公司/組織主要領導備案。2.對于涉及干部個人隱私等敏感信息的借閱，除嚴格履行審批手續(xù)外，還需采取特殊的保密措施，確保信息安全。四、借閱手續(xù)（一）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請表，對借閱人、借閱檔案內(nèi)容、借閱期限等信息進行詳細登記，建立《干部檔案借閱登記簿》。2.登記內(nèi)容應包括借閱日期、歸還日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及份數(shù)等，確保信息準確無誤。（二）借閱憑證發(fā)放1.檔案管理人員向借閱人發(fā)放《干部檔案借閱證》，借閱證上應注明借閱人姓名、所在部門、借閱期限等信息。2.借閱人憑借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應核對借閱證與申請表信息一致后，方可提供檔案。（三）檔案交接1.借閱人在檔案管理人員陪同下，到檔案庫房辦理檔案交接手續(xù)。檔案管理人員應與借閱人共同清點檔案份數(shù)及內(nèi)容，確保檔案完整無損。2.雙方在《干部檔案借閱交接清單》上簽字確認，明確檔案交接的具體情況。交接清單一式兩份，一份由檔案管理人員留存，一份由借閱人保存。五、借閱期限（一）常規(guī)借閱期限1.一般情況下，干部檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.延長后的借閱期限最長不得超過[X]個工作日。（二）特殊情況借閱期限1.因工作需要進行深入調(diào)查、研究等特殊情況借閱干部檔案的，借閱期限可根據(jù)實際工作需要確定，但最長不得超過[X]個工作日。2.在特殊情況借閱期限內(nèi)，借閱人應及時歸還檔案，如因工作未完成需要繼續(xù)借閱的，應重新辦理申請和審批手續(xù)。六、借閱要求（一）借閱場所1.借閱干部檔案應在檔案管理部門指定的借閱場所進行，不得將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。2.借閱場所應具備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲等，確保檔案安全。（二）借閱人員行為規(guī)范1.借閱人必須愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換或損壞檔案材料。2.借閱人應保持檔案的整潔，不得在檔案上隨意放置物品，避免檔案受到污染。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得擅自復制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。如有特殊需要，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應確保檔案完整無損，如有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應責任。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應認真核對檔案份數(shù)及內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與借閱人溝通解決。核對無誤后，在《干部檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并將借閱證收回。七、保密規(guī)定（一）保密責任1.所有參與干部檔案管理和借閱工作的人員，均負有保密責任，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全。2.檔案管理人員應加強對檔案保密工作的管理，定期對檔案庫房及借閱場所進行安全檢查，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.檔案庫房應設置必要的安全防護設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，限制無關人員進入。2.借閱檔案時，檔案管理人員應提醒借閱人注意保密，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關人員。3.對于涉及干部個人隱私等敏感信息的檔案，在借閱過程中應采取特殊的保密措施，如單獨存放、專人保管等。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人員違反保密規(guī)定，泄露檔案信息的，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，直至追究法律責任。2.對于因違反保密規(guī)定給公司/組織或干部個人造成損失的，責任人員應承擔相應的賠償責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對干部檔案管理借閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.干部檔案管理部門應定期對檔案借閱情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保制度執(zhí)行到位。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門及相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關干部檔案管理借閱工作的資料和情況。2.對于上級部門及相關部門提出的意見和建議，應認真整改落實，不斷完善干部檔案管理借閱制度。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱干部檔案的。2.超出借閱期限未歸還檔案且未辦理延期手續(xù)的。3.在借閱過程中損壞、丟失檔案的。4.違反保密規(guī)定，泄露檔案信息的。5.擅自復制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容的。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予批評教育，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降級、撤職等紀律處分。3.如因違規(guī)行為給公司/組織或干部個人造成損失的，應依法依規(guī)追究相關人員的賠償責任；構成犯罪的，移交司法機關依法處理。十、附則（一