PAGE小學(xué)檔案室制度與職責(zé)一、總則（一）目的小學(xué)檔案室是學(xué)校檔案工作的重要部門，為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理及各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度與職責(zé)。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門及全體教職工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案主管職責(zé)全面負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，定期檢查檔案管理情況，及時(shí)解決存在的問題。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體教職工的檔案意識(shí)。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、移交等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。積極開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。2.檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，便于查找和利用。建立檔案檢索工具，如目錄、索引等，提高檔案查詢效率。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。辦理檔案的借閱、歸還登記手續(xù)，嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，確保檔案的合理使用。協(xié)助檔案主管做好檔案的鑒定、銷毀、移交等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：學(xué)校黨組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、入黨材料等。2.行政管理類：學(xué)校行政會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。3.教育教學(xué)類：教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案、考試試卷等。4.學(xué)生管理類：學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料、學(xué)生活動(dòng)記錄等。5.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購(gòu)檔案、房產(chǎn)檔案等。6.聲像檔案類：學(xué)校重大活動(dòng)照片、錄像、錄音等資料。7.實(shí)物檔案類：學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交檔案室。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，載體符合要求。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有憑證作用的復(fù)制件，并注明出處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將收集到的檔案材料分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、學(xué)生管理類、后勤管理類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁數(shù)等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，并在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為30年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（二）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案保管期限的鑒定1.檔案主管應(yīng)定期組織檔案管理人員對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)在檔案形成部門的協(xié)助下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)學(xué)校工作原則：檔案利用應(yīng)圍繞學(xué)校的教育教學(xué)、管理等中心工作，為學(xué)校各項(xiàng)決策提供依據(jù)。3.方便利用原則：檔案管理人員應(yīng)熱情服務(wù)，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：本校教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：外單位人員因工作需要查閱本校檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自拆卷。3.出具證明：本校教職工因工作需要出具檔案證明，應(yīng)填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具證明，并加蓋檔案室印章。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門（單位）、利用目的、檔案名稱、檔號(hào)、查閱（借閱）期限等。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案的采集與錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行處理，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。3.將處理后的圖像錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入時(shí)應(yīng)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）檔案管理信息系統(tǒng)的功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)和管理，方便檔案的分類、檢索和利用。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：辦理檔案的借閱登記、續(xù)借、歸還等手續(xù)，對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密