PAGE縣區(qū)婦聯(lián)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強縣區(qū)婦聯(lián)檔案的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在婦聯(lián)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合縣區(qū)婦聯(lián)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣區(qū)婦聯(lián)機關(guān)及所屬各部門在工作中形成的各類檔案的保管。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指縣區(qū)婦聯(lián)在履行職能、開展業(yè)務(wù)活動等過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文件、資料、報表、會議記錄、活動照片、音像資料等。（四）管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責、集中保管、規(guī)范利用的原則。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理縣區(qū)婦聯(lián)的各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整與安全。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和依據(jù)。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)定，具備專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級婦聯(lián)及本級黨委、政府下發(fā)的與婦聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.縣區(qū)婦聯(lián)制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.婦聯(lián)組織開展的各類活動的方案、通知、總結(jié)、照片、音像資料等。4.婦女兒童權(quán)益保護、家庭教育、婦女發(fā)展等方面的工作資料。5.縣區(qū)婦聯(lián)的會議記錄、紀要、決議等。6.人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專項檔案。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進行整理。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、銷毀或丟失。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止因意外情況導(dǎo)致檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、機構(gòu)、問題、保管期限等進行分類整理。3.按照便于保管和利用的原則，對檔案進行編號、編目、裝訂等。（四）整理方法1.文書檔案按照年度機構(gòu)保管期限分類，編制歸檔文件目錄。2.照片檔案按照時間順序排列，注明拍攝時間、地點、人物、事由等，并進行編號。3.音像檔案按照內(nèi)容分類，標注錄制時間、地點、主題等信息。4.實物檔案按照類別進行整理，附上文字說明。四、檔案鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的檔案：反映縣區(qū)婦聯(lián)主要職能活動和歷史面貌的，對縣區(qū)婦聯(lián)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)對縣區(qū)婦聯(lián)工作有查考利用價值的檔案。其中，保管期限為30年的檔案，主要涉及重要業(yè)務(wù)工作、階段性重點工作等；保管期限為10年的檔案，主要涉及一般性業(yè)務(wù)工作、短期活動等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限和價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、文號、數(shù)量等信息。3.檔案鑒定小組簽署鑒定意見，報縣區(qū)婦聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理人員按照規(guī)定進行銷毀，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式和時間。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采用特殊的裝具進行保管，如采用無酸卷盒、照片冊等。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。2.對電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并按照相關(guān)規(guī)定進行管理。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管措施1.定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確、保管狀況良好。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對字跡模糊的檔案進行復(fù)制等。3.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，制定安全管理制度，確保檔案庫房安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（二）查閱范圍1.因工作需要，縣區(qū)婦聯(lián)機關(guān)工作人員可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱縣區(qū)婦聯(lián)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）查閱手續(xù)1.查閱人員填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱時間、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的身份和查閱內(nèi)容，審核查閱申請，報檔案管理部門負責人批準。3.經(jīng)批準后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并在查閱過程中進行監(jiān)督。（四）借閱原則1.檔案一般不對外借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）借閱手續(xù)1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱時間、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、用途、預(yù)計歸還時間等信息。2.檔案管理人員對借閱申請進行審核，報檔案管理部門負責人批準，并收取一定的借閱保證金（如因檔案丟失或損壞，保證金不予退還）。3.經(jīng)批準后，檔案管理人員將檔案借給借閱人員，并在借閱期限屆滿前提醒借閱人員歸還檔案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責任。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫《檔案統(tǒng)計報表》，報送檔案管理部門負責人審核，并上報上級檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）檔案移交1.縣區(qū)婦聯(lián)機構(gòu)變動時，應(yīng)按照規(guī)定進行檔案移交。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并由交接雙方簽字確認。3.檔案移交后，接收單位應(yīng)按照本制度的要求對檔案進行管理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立健全縣區(qū)婦聯(lián)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.通過檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為縣區(qū)婦聯(lián)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1