PAGE水務集團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水務集團檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水務集團總部及所屬各子公司、分公司、項目部等所有部門和員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指水務集團在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由集團檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導全集團的檔案管理工作。各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受集團檔案管理部門的業(yè)務指導。2.真實準確原則檔案應如實反映水務集團各項工作活動的實際情況，確保檔案內容真實可靠、數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整系統(tǒng)原則檔案的收集應全面覆蓋集團各項工作活動，保證檔案的完整性；同時，應對檔案進行科學分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止失密、泄密事件發(fā)生。5.便于利用原則檔案管理應充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為集團各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。二、檔案管理機構及職責（一）集團檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善集團檔案管理制度，并組織實施。2.負責集團檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理集團重要檔案，包括黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術、經(jīng)營管理、基本建設等各類檔案。4.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和學術交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。6.參與集團重大項目和重要活動的檔案管理工作，確保檔案的完整與規(guī)范。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應明確一名負責人分管檔案工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理工作。2.負責收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整，并按照集團檔案管理部門的要求及時移交。3.對本部門保管的檔案進行定期檢查和清理，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。4.積極配合集團檔案管理部門開展檔案利用工作，為集團各項工作提供檔案支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括黨組織建設、黨員管理、宣傳工作、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類包括集團行政事務管理、人力資源管理、財務管理、審計法務、后勤保障等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術類包括水源開發(fā)、供水工程建設、水質監(jiān)測、污水處理、管網(wǎng)維護等方面形成的文件材料，如項目規(guī)劃、設計圖紙、施工記錄、運行數(shù)據(jù)、技術報告等。4.經(jīng)營管理類包括市場營銷、客戶服務管理、物資采購、合同管理、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃等方面形成的文件材料。5.基本建設類包括新建、改建、擴建水務工程項目的可行性研究報告、項目建議書、設計文件、招投標文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。（二）收集要求1.各部門應建立健全文件材料收集制度，明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對承辦的各類會議、活動、項目等，承辦部門應在結束后及時將相關文件材料收集整理，移交本部門檔案員。3.集團內部各部門之間形成的文件材料，由主辦部門負責收集整理后移交檔案管理部門；聯(lián)合辦理的文件材料，由牽頭部門負責收集整理，相關部門協(xié)助提供。4.集團員工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如技術成果、獲獎證書、培訓記錄等，應及時交本部門檔案員統(tǒng)一管理。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案的類別和年度、保管期限等進行分類整理。具體步驟如下：分類：將收集到的文件材料按照黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術、經(jīng)營管理、基本建設等類別進行劃分。組卷：將同一類別的文件材料按照一定的邏輯關系進行組卷，如按照問題、時間、重要程度等進行排列。編號：為每一卷檔案編制唯一的案卷編號，以便于管理和查找。編目：填寫卷內文件目錄，包括文件題名、日期、文號、責任者等信息；編制案卷封面，注明案卷標題、編號、保管期限等內容；編寫備考表，記錄卷內文件的整理情況和變動情況。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定工作組織集團成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，各相關部門負責人和業(yè)務骨干參加。鑒定小組負責對集團檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定標準根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和水務集團的實際情況，制定檔案鑒定標準。一般情況下，檔案保管期限分為永久、長期（30年）和短期（10年）三種。1.永久保管的檔案凡是反映集團主要職能活動和歷史面貌的，對集團發(fā)展有長遠利用價值的檔案，如集團重大決策文件、重要會議記錄、重要合同協(xié)議、財務審計報告、基本建設項目的關鍵文件等，應列為永久保管。2.長期保管的檔案在較長時間內對集團工作有查考利用價值的檔案，如一般性會議文件、年度工作計劃與總結、業(yè)務工作中的重要文件等，列為長期保管。3.短期保管的檔案在較短時間內對集團工作有參考價值的檔案，如一般性的通知、簡報、臨時性的工作文件等，列為短期保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限和存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)集團分管領導批準后，由檔案管理部門和相關部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。五、檔案的保管（一）保管場所集團應設立專門的檔案庫房，配備必要的數(shù)據(jù)存儲設備和辦公設備，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，溫度、濕度適宜。檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，配備消防器材和監(jiān)控設備。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限和編號順序，對檔案進行上架排列，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲介質，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的收進、移出、保管期限變更、鑒定銷毀等情況，做到賬物相符。4.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案編研與統(tǒng)計（一）編研工作1.檔案管理部門應根據(jù)集團工作需要和檔案利用情況，有計劃地開展檔案編研工作，編寫各種檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題匯編等，為集團領導決策和各項工作提供參考依據(jù)。2.對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。同時，加強對電子檔案的元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（二）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案管理部門應定期向上級主管部門和集團領導報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映檔案管理工作的基本情況和發(fā)展趨勢。七、檔案利用（一）利用范圍集團內部員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關部門保管的檔案。涉及集團重大決策、重要商業(yè)秘密等檔案的利用，需經(jīng)集團分管領導批準。外部單位因工作需要查閱集團檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，經(jīng)集團檔案管理部門審核，報集團分管領導批準后方可查閱。（二）利用方式1.查閱：員工可到檔案庫房查閱檔案原件，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。查閱檔案時，應在查閱登記薄上詳細記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污