PAGE檔案管理制度包括一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和工作情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對檔案進行科學保管，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀和移交。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。7.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政檔案類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議紀要、決議，工作計劃、總結(jié)，行政公文、函件等。2.人事檔案類：包括員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件，員工個人簡歷、學歷證明、資格證書、勞動合同等。3.財務(wù)檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)預算、決算，審計報告，稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。具體分類如下：市場營銷檔案：包括市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳資料、銷售合同、客戶信息等。生產(chǎn)管理檔案：包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、生產(chǎn)記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等。質(zhì)量管理檔案：包括質(zhì)量標準、檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。技術(shù)研發(fā)檔案：包括研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請文件等?？蛻舴?wù)檔案：包括客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。5.基建檔案類：包括公司/組織基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等相關(guān)文件，工程圖紙、技術(shù)資料、竣工報告等。6.聲像檔案類：包括公司/組織重大活動、會議、工程建設(shè)等的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案類：包括公司/組織在計算機系統(tǒng)中形成的各類電子文件，如文檔、表格、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號采用分類號加流水號的方式，具體編號規(guī)則如下：1.分類號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如行政檔案類為“A”，人事檔案類為“B”，財務(wù)檔案類為“C”，業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別分別設(shè)置，基建檔案類為“D”，聲像檔案類為“E”，電子檔案類為“F”。2.流水號：按照檔案形成的時間順序，從“001”開始依次編號。例如，行政檔案類的第一份文件編號為“A001”，人事檔案類的第50份文件編號為“B050”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門在工作完成后，應(yīng)按照檔案管理要求，將工作中形成的各類文件材料進行整理，定期移交檔案管理部門。3.對于重要活動、項目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)主動收集公司/組織外部相關(guān)單位發(fā)來的與公司/組織業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料，并進行登記和整理。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類。2.對每份檔案進行整理，去除不必要的附件，將文件材料按順序排列，確保文件內(nèi)容的完整性和準確性。3.對破損、褪色的文件材料進行修復或復制，保持檔案的原始風貌。4.編制檔案目錄，包括檔案編號,名稱,日期,保管期限等信息，以便于查詢和管理。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲鼠、防盜安全等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲鼠藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等設(shè)施。（二）檔案裝具選擇1.檔案應(yīng)采用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案盒應(yīng)按照檔案分類和編號順序進行排列上架。（三）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案裝入檔案盒，存放在檔案柜中。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.聲像檔案應(yīng)單獨存放，并進行分類整理和編目，同時建立相應(yīng)的檢索目錄。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進行分類、編號和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、制度、重要會議紀要、決議、財務(wù)決算報告、重大項目立項及竣工驗收文件等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。如一般性會議紀要、工作計劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時性報表等。（五）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，防止檔案的損壞、丟失和泄密。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.加強對檔案信息安全的管理，采取必要的技術(shù)措施，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。5.制定檔案應(yīng)急預案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，確保檔案的安全。定期組織檔案管理人員進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進行審核，對符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等內(nèi)容。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。4.外單位人員查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容和目的，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時檔案管理人員應(yīng)全程陪同，并做好查閱登記。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進行審核，對符合借閱條件的，收取一定的押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定），并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱及編號、借閱期限、借閱人應(yīng)遵守的規(guī)定、違約責任等內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過原借閱期限。（三）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記冊》上注明歸還日期，并退還押金。3.對于超期未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并停止該借閱人再次借閱檔案的權(quán)限。如因特殊原因無法按時歸還檔案應(yīng)提前通知檔案管理部門說明情況并申請延期。（四）檔案利用的監(jiān)督與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用情況的監(jiān)督，定期檢查檔案查閱、借閱登記記錄,確保檔案利用工作的規(guī)范進行。2.建立檔案利用統(tǒng)計制度，對檔案查閱、借閱的數(shù)量、人次、利用效果等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信