PAGE檔案行政執(zhí)法制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法工作，規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為，保障檔案法律法規(guī)的貫徹實(shí)施，有效保護(hù)和利用檔案，結(jié)合本公司/組織實(shí)際，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于本公司/組織內(nèi)部涉及檔案管理及行政執(zhí)法的各項(xiàng)工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，以及對(duì)違反檔案法律法規(guī)行為的查處。（三）基本原則1.合法性原則：檔案行政執(zhí)法必須嚴(yán)格依照國(guó)家法律法規(guī)和本制度規(guī)定進(jìn)行，確保執(zhí)法行為的合法性和正當(dāng)性。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確理解和適用檔案法律法規(guī)，對(duì)檔案管理活動(dòng)中的各類事項(xiàng)作出正確判斷和處理。3.公正性原則：執(zhí)法過程中要秉持公正立場(chǎng)，平等對(duì)待各方當(dāng)事人，不偏袒、不歧視，確保執(zhí)法結(jié)果公平公正。4.效率原則：在保證執(zhí)法質(zhì)量的前提下，提高執(zhí)法效率，及時(shí)處理檔案管理中的各類問題，維護(hù)檔案管理秩序。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。對(duì)公司/組織各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。依法對(duì)涉及檔案管理的違法行為進(jìn)行調(diào)查取證，并提出處理意見。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案的完整和安全。配合檔案管理部門開展檔案行政執(zhí)法工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督檢查。3.公司/組織負(fù)責(zé)人對(duì)本公司/組織的檔案工作負(fù)總責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)檔案行政執(zhí)法工作的開展。協(xié)調(diào)解決檔案行政執(zhí)法工作中的重大問題，保障檔案行政執(zhí)法工作的順利進(jìn)行。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.反映本公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.本公司/組織在對(duì)外交往中形成的各類文件、函件、協(xié)議等。3.本公司/組織工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如科研成果、項(xiàng)目報(bào)告、工作記錄等。4.其他與本公司/組織有關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，分類存放，便于后續(xù)的整理和保管。（三）收集程序1.各部門在工作過程中形成的檔案，由部門負(fù)責(zé)人指定專人及時(shí)收集，并進(jìn)行初步整理。2.每年定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行全面清查，將應(yīng)歸檔的文件和資料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。3.對(duì)于重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：將檔案按形成年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照檔案所反映的問題進(jìn)行分類。（三）整理要求1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物等；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找和利用。4.建立檔案索引，采用計(jì)算機(jī)管理的，應(yīng)建立電子索引，方便快速檢索檔案信息。（四）整理程序1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制卷內(nèi)文件目錄，逐份登記文件的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。5.建立檔案總目錄和索引，將檔案的分類號(hào)、檔號(hào)、題名等信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，便于查詢和利用。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全性和可用性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，須經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案：本公司/組織內(nèi)部工作人員可直接到檔案管理部門查閱檔案；外單位查閱檔案應(yīng)提前預(yù)約，并填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱。2.借閱檔案：借閱檔案須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、期限等，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。4.查閱、借閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的重要程度和利用價(jià)值。（三）鑒定程序1.定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，由檔案管理部門提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定表進(jìn)行審核，提出審核意見。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（四）鑒定要求1.檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持客觀、公正、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定，不得擅自擴(kuò)大或縮小鑒定范圍。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密或重要信息的檔案，在鑒定過程中應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。七、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。（三）銷毀要求1.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。2.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的技術(shù)手段進(jìn)行，確保電子數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的廢棄物，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行處理，防止環(huán)境污染。八、檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查制度（一）監(jiān)督檢查主體檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本公司/組織內(nèi)部各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)和本制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作的開展情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和資質(zhì)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案工作檢查，對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出改進(jìn)措施。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)提交整改報(bào)告。檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。3.對(duì)違反檔案法律法規(guī)和本制度規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案行政執(zhí)法責(zé)任追究制度（一）責(zé)任追究范圍1.檔案管理部門工作人員在檔案行政執(zhí)法過程中，因故意或過失導(dǎo)致執(zhí)法錯(cuò)誤，給公司/組織造成損失或不良影響的。2.各部門工作人員違反檔案法律法規(guī)和本制度規(guī)定，不履行檔案管理職責(zé)，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等事故的。（二）責(zé)任追究方式1.責(zé)令改正：對(duì)存在輕微違法行為或工作失誤的人員，責(zé)令其立即改正錯(cuò)誤行為。2.警告：對(duì)違反檔案管理規(guī)定情節(jié)較輕的人員，給予警告處分。3.記過、記大過：對(duì)違反檔案管理規(guī)定情節(jié)較重的人員，給予記過、記大過處分。4.降級(jí)、撤職：對(duì)違反檔案管理規(guī)定情節(jié)嚴(yán)重，給公司/組織造成較大損失的人員，給予降級(jí)、撤職處分。5.開除：對(duì)違反檔案管理規(guī)定情節(jié)惡劣，給公司/組織造成重大損失或嚴(yán)重不良影響的人員，給予開除處分。（三）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)檔案行政執(zhí)法過錯(cuò)或違規(guī)行為后，由檔案管理部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.調(diào)查結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)提出責(zé)任追究建議，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)