PAGE人事檔案收集審核制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的收集與審核工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的收集、審核、整理、保管和利用等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工在各個(gè)方面形成的有保存價(jià)值的材料，保證檔案材料齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：對收集的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露。二、人事檔案收集（一）收集范圍1.履歷材料：包括員工的個(gè)人簡歷、應(yīng)聘登記表、任職經(jīng)歷等。2.自傳材料：員工撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核表、工作鑒定、考察報(bào)告等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等。5.政審材料：政治歷史情況審查表、入黨入團(tuán)志愿書等。6.黨團(tuán)材料：入黨申請書、思想?yún)R報(bào)、團(tuán)組織關(guān)系材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。8.處分材料：處分決定、違紀(jì)情況說明等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：體檢報(bào)告、勞動(dòng)合同、離職證明等。（二）收集渠道1.員工本人提交：員工應(yīng)按照公司要求及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)檔案材料。2.各部門收集：各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的相關(guān)檔案材料，并定期移交至人力資源部門。3.外部獲?。和ㄟ^與學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、政府部門等相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，獲取員工的學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、政審等材料。（三）收集要求1.及時(shí)收集：各部門和員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)性。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范。3.原件為主：盡量收集檔案材料的原件，如無法提供原件，應(yīng)提供經(jīng)有關(guān)部門蓋章認(rèn)可的復(fù)印件。4.分類整理：對收集到的檔案材料應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)審核和保管。三、人事檔案審核（一）審核人員成立人事檔案審核小組，成員包括人力資源部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。本公司人事檔案審核小組人員構(gòu)成如下：人力資源部門負(fù)責(zé)人：[姓名1]，全面負(fù)責(zé)審核工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，確保審核工作符合公司整體戰(zhàn)略與人力資源管理目標(biāo)。具有豐富的人力資源管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，能夠從宏觀角度把握檔案審核的重點(diǎn)與方向。檔案管理人員：[姓名2]，具體承擔(dān)檔案審核的組織與實(shí)施工作，對檔案審核的流程、標(biāo)準(zhǔn)及各類檔案材料有著深入的了解。具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度和較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠準(zhǔn)確識別檔案材料中的問題并進(jìn)行初步判斷。相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：[姓名3]（財(cái)務(wù)部門）、[姓名4]（行政部門）、[姓名5]（業(yè)務(wù)部門1）、[姓名6]（業(yè)務(wù)部門2）等，根據(jù)各自部門業(yè)務(wù)范圍，對涉及本部門的檔案材料進(jìn)行專業(yè)審核。他們熟悉本部門工作流程和相關(guān)政策法規(guī)，能夠從業(yè)務(wù)角度對檔案材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行把關(guān)。（二）審核內(nèi)容1.檔案材料的真實(shí)性：審核檔案材料是否真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，有無偽造、篡改等現(xiàn)象。2.檔案材料的完整性：檢查檔案材料是否齊全，是否符合收集范圍的要求。3.檔案材料的準(zhǔn)確性：核對檔案材料中的信息是否準(zhǔn)確無誤，如出生日期、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等。4.檔案材料的規(guī)范性：審查檔案材料的格式、字體、印章等是否符合要求。（三）審核流程1.初審：檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性和規(guī)范性，對不符合要求的材料及時(shí)通知相關(guān)部門或員工補(bǔ)充完善。2.部門審核：相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對涉及本部門的檔案材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并簽署審核意見。3.綜合審核：人力資源部門負(fù)責(zé)人組織審核小組對經(jīng)過初審和部門審核的檔案進(jìn)行綜合審核，對存在疑問或有爭議的問題進(jìn)行集體討論，形成最終審核意見。4.反饋整改：將審核意見反饋給相關(guān)部門或員工，要求其對存在的問題進(jìn)行整改。整改完成后，重新提交審核。（四）審核記錄建立人事檔案審核記錄檔案，詳細(xì)記錄每次審核的時(shí)間、人員、內(nèi)容、審核意見及整改情況等信息。審核記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、人事檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律：按照員工工作經(jīng)歷、時(shí)間順序等對檔案材料進(jìn)行整理，保持檔案的連貫性和系統(tǒng)性。2.便于保管和利用：對檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類、編號和裝訂，便于查找和使用。（二）整理方法1.分類：將人事檔案分為履歷類、自傳類、鑒定考核類、學(xué)歷學(xué)位類、政審類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、工資任免類等類別，每類再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號：為每份檔案材料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、順序號等信息，便于管理和查找。3.裝訂：將每份檔案材料按照一定順序排列整齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案材料牢固、整齊。（三）整理要求1.材料齊全：確保整理后的檔案材料完整無缺，符合收集范圍的要求。2.順序規(guī)范：檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行排列，不得隨意顛倒。3.標(biāo)識清晰：在檔案材料上標(biāo)注清晰的類別、編號、日期等信息，便于識別和管理。五、人事檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全存放。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案類別和編號順序，將人事檔案分類存放在檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對人事檔案進(jìn)行檢查，查看檔案材料是否齊全、有無損壞丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.安全保密：嚴(yán)格遵守檔案保管的安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入檔案保管室，確保檔案信息不泄露。（三）電子檔案管理建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享和便捷查詢。電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。六、人事檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人力資源管理：為員工招聘、選拔、任用、考核、培訓(xùn)、晉升等提供依據(jù)。2.組織審查：在公司進(jìn)行組織審查、廉政調(diào)查等工作時(shí)，提供相關(guān)檔案材料。3.員工個(gè)人查詢：員工本人在符合規(guī)定的情況下，可以查詢自己的人事檔案。(二)利用流程1.申請：因工作需要利用人事檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.審批：檔案利用申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.歸還：利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.涉及個(gè)人隱私和機(jī)密的檔案材料，未經(jīng)員工本人同意或相關(guān)部門批準(zhǔn)，不得對外提供。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立人事檔案監(jiān)督小組，由公司紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括人力資源部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員，負(fù)責(zé)對人事檔案收集、審核、整理、保管和利用等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門和員工是否按照本制度的要求開展人事檔案相關(guān)工作。2.檔案質(zhì)量：審查人事檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.安全保密：檢查檔案保管場所的安全保密措施是否落實(shí)到位，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對人事檔案工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對人事檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）問題處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)