PAGE水庫檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強水庫檔案管理，確保水庫檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水庫運行、管理、維護及決策等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本水庫實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本水庫管理單位及與水庫相關的建設、運行、維護等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水庫檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映水庫建設、運行、維護等實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理水庫各方面形成的檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責水庫檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，及時剔除無保存價值的檔案。3.建立檔案的檔案進行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定提供檔案利用服務，做好檔案借閱、查閱登記工作。5.參與檔案信息化建設，負責檔案信息的錄入、存儲、檢索等工作。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓。（三）各部門職責1.負責本部門在水庫建設、運行、維護等活動中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的真實、完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水庫規(guī)劃設計文件，包括可行性研究報告、初步設計、施工圖設計等。2.水庫建設過程中的各類文件，如項目審批文件、招投標文件、合同協(xié)議、施工技術資料、工程變更文件等。3.水庫運行管理文件，包括調度運行方案、水質監(jiān)測報告、安全檢查記錄、維修養(yǎng)護記錄、設備運行記錄等。4.水庫安全管理文件，如安全管理制度、應急預案、安全事故報告及處理文件等。5.水庫相關的科研文件，包括科研項目報告、技術總結等。6.與水庫有關的其他文件，如上級主管部門文件、對外往來文件、會議紀要等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要文件應收集原件，如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領域、時間、內容等因素進行分類，一般可分為工程建設、運行管理、安全管理、科研等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用流水號或分類編號等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查找檔案。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對紙質檔案應采用密集架或檔案柜存放，對電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護。3.對重要檔案應采取特殊保管措施，如專柜存放、異地備份等。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案反映水庫建設、運行、管理等重大活動和具有重要歷史價值的檔案，如水庫規(guī)劃設計文件、重大安全事故報告等。2.長期保管的檔案在較長時間內具有查考利用價值的檔案，如工程建設過程中的重要文件、運行管理的年度報告等，保管期限一般為30年。3.短期保管的檔案在較短時間內具有參考價值的檔案，如一般性的文件、臨時性的記錄等，保管期限一般為10年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況與檔案目錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息變更等情況，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。3.對清查結果進行記錄，形成檔案清查報告，上報主管領導。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本水庫管理單位內部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關單位及有關人員因工作需要查閱檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或人員查閱檔案，需持單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)主管領導批準。（三）利用方式1.檔案管理部門應根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復印件。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合水庫檔案管理的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，正確分析和鑒別檔案的價值，避免片面性。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定結果的準確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關資料進行分析比較，確定其重要性和保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和方式，并由銷毀人員簽字確認。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的水庫檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能將紙質檔案和電子檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理功能記錄檔案借閱情況，包括借閱人員、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設置用戶權限，對檔案信息進行加密處理，防止檔案信息泄露。（三