PAGE檔案人員安全保管制度一、總則（一）目的為加強公司檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準確性和保密性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的安全保管行為。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術手段，對檔案進行分類、整理、存儲和保管，提高檔案管理的效率和質量。4.保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案保管機構及人員職責（一）檔案保管機構公司設立專門的檔案室，負責集中保管公司各類檔案。檔案室應具備必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備。（二）檔案管理人員職責1.檔案接收與登記負責接收各部門移交的檔案，對檔案的數量、內容、完整性等進行認真核對，并做好詳細的登記工作。對接收的檔案進行初步分類，確保檔案分類準確、合理。2.檔案整理與歸檔按照檔案分類標準，對檔案進行系統(tǒng)整理，包括文件材料的裝訂、編目、編號等工作。將整理好的檔案及時歸檔，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.檔案存儲與保管嚴格按照檔案保管要求，將檔案存放在檔案室的指定位置，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如破損、霉變等。做好檔案的防潮、防蟲、防鼠等工作，采取必要的防護措施，如放置干燥劑、防蟲藥、滅鼠設備等。負責檔案存儲設備的維護和管理，確保設備正常運行。4.檔案借閱與利用管理嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，對借閱檔案的人員、目的、時間等進行詳細登記，并要求借閱人簽字確認。按照規(guī)定的審批流程，辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案借閱合法合規(guī)。對借閱的檔案進行跟蹤管理，督促借閱人按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，及時追究借閱人的責任。根據公司業(yè)務需要，為有關部門和人員提供檔案查閱、復印等服務，確保檔案利用的高效、準確。5.檔案安全保密管理嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。對檔案管理人員進行保密教育和培訓，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。非檔案管理人員未經許可不得進入檔案室，檔案管理人員離開檔案室時應確保門窗關閉、設備斷電等。6.檔案信息化管理積極推進檔案信息化建設，利用先進的信息技術手段，對檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。負責電子檔案的錄入、存儲、維護和管理，確保電子檔案的安全、完整和可利用。定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。7.檔案鑒定與銷毀管理根據檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。按照規(guī)定的審批程序，對確無保存價值的檔案進行銷毀處理，確保銷毀過程合規(guī)、安全。對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，并存檔備查。8.協(xié)助檔案查詢與審計工作積極協(xié)助公司內部各部門及外部審計、檢查等機構的檔案查詢工作，提供準確、完整的檔案資料。對查詢檔案的情況進行記錄，確保查詢過程合法合規(guī)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理檔案：包括公司各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓記錄、考核評價等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：合同協(xié)議、項目文檔、市場調研資料、客戶信息等。5.技術檔案：研發(fā)資料、設計圖紙、工藝流程、技術標準等。6.其他檔案：公司榮譽證書、資質證明、重要活動記錄等。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案室。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案資料，應同時收集電子文檔和紙質文檔，確保檔案信息的一致性。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，如將行政管理檔案分為上級文件、公司文件、部門文件等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應遵循一定的規(guī)律，如按照年份、類別、順序號等進行編排。3.編目：對檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得損壞文件內容。四、檔案的存儲與保管（一）檔案室環(huán)境要求1.溫度與濕度：檔案室的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.通風與采光：檔案室應具備良好的通風條件，保持空氣流通，防止檔案受潮發(fā)霉。同時，應保證適當的采光，但避免陽光直射檔案。3.清潔衛(wèi)生：定期對檔案室進行清潔，保持室內整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。（二）檔案存儲設備1.檔案架：選用堅固耐用、防火防潮的檔案架，按照檔案分類存放檔案，確保檔案排列有序。2.存儲箱：對于一些特殊的檔案或需要單獨存放的文件，可以使用存儲箱進行保管。存儲箱應具備密封、防潮、防蟲等功能。3.電子存儲設備：配備高性能的服務器、磁盤陣列等電子存儲設備，用于存儲電子檔案。同時，定期對電子存儲設備進行維護和備份，防止數據丟失。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及公司核心機密、重要歷史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案等，應予以永久保管。2.定期保管：根據檔案的性質和實際利用價值，確定不同的定期保管期限，如10年、20年等。定期保管的檔案到期后，經鑒定確無保存價值的，可予以銷毀。（四）檔案保管措施1.防火措施：在檔案室配備滅火設備，如滅火器、滅火器具箱等，并定期檢查其有效性。同時，制定防火應急預案，確保在火災發(fā)生時能夠及時、有效地進行撲救。2.防盜措施：安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強檔案室的安全防范。檔案管理人員應嚴格遵守門禁制度，非授權人員不得進入檔案室。3.防潮措施：在檔案室放置干燥劑，如硅膠干燥劑、生石灰等，吸收空氣中的水分。同時，對檔案存儲設備進行防潮處理，如使用防潮膜、防潮紙等。4.防蟲措施：在檔案室放置防蟲藥，如樟腦丸、驅蟲劑等，防止蟲害對檔案的破壞。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取措施進行處理。5.防鼠措施：封堵檔案室的鼠洞、縫隙等，防止老鼠進入。在檔案室放置滅鼠設備，如鼠夾、鼠藥等，并定期檢查和更換，確保滅鼠效果。五、檔案的借閱與利用（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室負責人審批。（二）借閱審批1.檔案室負責人根據借閱申請的內容，對借閱的必要性、安全性等進行審核。對于涉及公司重要機密或敏感信息的檔案，應嚴格控制借閱范圍和審批權限。2.經審批同意借閱的，檔案室管理人員應在《檔案借閱申請表》上簽字，并為借閱人辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要檔案或特殊情況的借閱，借閱期限由檔案室負責人根據實際情況確定，并在借閱申請表上注明。（四）借閱歸還1.借閱人應按照約定的時間及時歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案室管理人員說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案室管理人員在接收歸還的檔案時，應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（五）檔案利用服務1.檔案室應根據公司業(yè)務需要，為有關部門和人員提供檔案查閱、復印等服務。查閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。2.如需復印檔案，應經檔案室負責人批準，并由檔案室管理人員進行復印操作。復印后的檔案應加蓋檔案室印章，并注明復印日期和用途。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、實際利用價值、法律法規(guī)要求等因素，制定檔案鑒定標準。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應予以銷毀；對于仍有一定利用價值的檔案，可適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據鑒定標準提出存毀意見。3.將鑒定意見提交公司檔案管理工作領導小組審批，經批準后實施檔案銷毀或繼續(xù)保管。（四）銷毀程序1.對于批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、數量、銷毀時間等信息。2.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應由專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底、合規(guī)。3.銷毀完成后，銷毀人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。七、檔案安全保密管理（一）保密制度1.制定嚴格的檔案保密制度，明確檔案管理人員和借閱人員的保密責任和義務。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，實行專人專管，嚴格限制訪問權限。（二）保密教育與培訓1.定期對檔案管理人員進行保密教育和培訓，提高保密意識和業(yè)務水平。2.對新入職員工進行檔案保密知識培訓，使其了解檔案保密的重要性和相關規(guī)定。（三）保密措施1.對檔案存儲設備進行加密處理，設置訪問密碼，并定期更換密碼。2.在檔案傳輸過程中，采用加密技術，確保檔案信息的安全。3.對檔案管理人員的辦公電腦等設備進行安全防護，安裝殺毒軟件、防火墻等，防止病毒入侵和數據泄露。（四）監(jiān)督與檢查1.定期對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設規(guī)劃1.制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確檔案信息化建設的目標、任務、步驟和措施。2.加大對檔案信息化建設的投入，配備必要的硬件設備和軟件系統(tǒng)。（二）電子檔案管理系統(tǒng)1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化錄入、存儲、檢索、利用等功能。2.對電子檔案進行分類管理，按照檔案的類別、年度、保管期限等進行存儲，確保電子檔案管理的規(guī)范化和科學化。（三）電子檔案備份與恢復1.定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。2.制定電子檔案恢復應急預案，確保在電子檔案