PAGE檔案管理安全責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理的安全性，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的安全責(zé)任管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)、泄露、篡改和丟失。3.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的完整，不遺漏重要信息，維護(hù)檔案的原始面貌。4.可追溯性原則：對(duì)檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)操作進(jìn)行記錄，以便在需要時(shí)能夠追溯和查詢(xún)。二、檔案管理安全責(zé)任主體（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理安全責(zé)任制度，并組織實(shí)施。2.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。3.對(duì)檔案管理場(chǎng)所、設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行安全檢查，確保其正常運(yùn)行和安全可靠。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的安全管理，防止檔案損壞、丟失和泄露。（二）檔案管理人員1.嚴(yán)格遵守檔案管理安全責(zé)任制度，履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、存放有序。3.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，及時(shí)跟蹤檔案的流向。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案信息。（三）各部門(mén)負(fù)責(zé)人1.對(duì)本部門(mén)形成的檔案安全負(fù)責(zé)，督促本部門(mén)員工及時(shí)將檔案移交檔案管理部門(mén)。2.指導(dǎo)和監(jiān)督本部門(mén)員工正確使用和保管檔案，防止檔案丟失、損壞和泄露。3.在檔案利用過(guò)程中，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批，確保檔案使用的合理性和安全性。（四）公司員工1.妥善保管自己在工作中形成的檔案，按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.在使用檔案時(shí)，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或帶出檔案管理場(chǎng)所。3.發(fā)現(xiàn)檔案存在安全問(wèn)題或異常情況時(shí)，及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)或相關(guān)負(fù)責(zé)人。三、檔案管理安全措施（一）檔案管理場(chǎng)所安全1.檔案管理場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防潮設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求，一般溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。3.檔案管理場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，對(duì)進(jìn)入人員進(jìn)行登記和身份驗(yàn)證。（二）檔案實(shí)體安全1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)采用合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如紙質(zhì)、電子等，并根據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的特點(diǎn)進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊、編目清晰，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的安全保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，防止檔案信息泄露或丟失。（三）檔案信息安全1.建立檔案信息安全保密制度，明確檔案信息的密級(jí)劃分、保密措施和使用權(quán)限。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等功能，防止非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.在檔案信息的傳輸、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中，應(yīng)采取加密技術(shù)，確保信息的安全性。4.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行安全審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)操作和安全漏洞，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全問(wèn)題。（四）檔案利用安全1.建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等要求。借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。2.對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用行為進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。3.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案信息。四、檔案管理安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案管理安全責(zé)任制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理安全情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理安全情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保本部門(mén)檔案管理工作的規(guī)范和安全。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理安全責(zé)任制度的執(zhí)行情況，包括檔案管理人員的崗位職責(zé)履行情況、檔案管理流程的合規(guī)性等。2.檔案管理場(chǎng)所的安全狀況，如消防設(shè)施是否完好、監(jiān)控設(shè)備是否正常運(yùn)行、環(huán)境條件是否符合要求等。3.檔案實(shí)體的安全情況，如檔案的分類(lèi)存放、存儲(chǔ)介質(zhì)的保管、檔案的數(shù)量和內(nèi)容是否準(zhǔn)確等。4.檔案信息的安全情況，如檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)、用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等。5.檔案利用的安全情況，如借閱制度的執(zhí)行情況、利用登記是否完整、檔案信息是否保密等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)每月至少進(jìn)行一次全面的檔案管理安全檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)記錄并督促整改。2.不定期抽查：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和各部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期的檔案管理安全抽查，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在風(fēng)險(xiǎn)的區(qū)域。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的特定問(wèn)題或重要活動(dòng)，如檔案數(shù)字化項(xiàng)目、檔案銷(xiāo)毀等，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)安全檢查，確保相關(guān)工作的安全進(jìn)行。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)提交整改報(bào)告。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案管理安全事故處理（一）事故報(bào)告1.一旦發(fā)生檔案管理安全事故，如檔案丟失、泄露、損壞等，相關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)采取措施控制事故影響，防止事故進(jìn)一步擴(kuò)大。（二）事故調(diào)查1.成立事故調(diào)查組，對(duì)檔案管理安全事故進(jìn)行調(diào)查。事故調(diào)查組應(yīng)由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)等人員組成。2.事故調(diào)查組應(yīng)通過(guò)查閱資料、現(xiàn)場(chǎng)勘查、詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員等方式，全面了解事故發(fā)生的原因、經(jīng)過(guò)和造成的損失。3.在事故調(diào)查過(guò)程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，如檔案記錄、監(jiān)控視頻、證人證言等，以便準(zhǔn)確認(rèn)定事故責(zé)任。（三）事故處理1.根據(jù)事故調(diào)查結(jié)果，明確事故責(zé)任，對(duì)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人依法依規(guī)進(jìn)行處理。處理方式包括批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.針對(duì)事故造成的損失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如重新收集檔案、恢復(fù)數(shù)據(jù)、消除影響等，盡量減少損失。3.總結(jié)事故教訓(xùn)，制定改進(jìn)措施，完善檔案管理安全責(zé)任制度和相關(guān)安全措施，防止類(lèi)似事故再次發(fā)生。六、檔案管理安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定年度檔案管理安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際情況和員工的需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使員工了解檔案管理安全的法律要求和行業(yè)規(guī)范。2.檔案管理安全責(zé)任制度，明確員工在檔案管理安全中的職責(zé)和義務(wù)。3.檔案管理安全操作技能，如檔案的整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作方法和安全注意事項(xiàng)。4.檔案信息安全知識(shí)，包括信息保密、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份等方面的知識(shí)。5.應(yīng)急處理知識(shí)，如檔案安全事故的報(bào)告、調(diào)查和處理方法，以及火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任培訓(xùn)講師，對(duì)公司員工進(jìn)行定期的內(nèi)部培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)需要，選派檔案管理人員參加外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的檔案管理安全培訓(xùn)課程，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方法。3.在線(xiàn)學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供檔案管理安全相關(guān)的在線(xiàn)學(xué)習(xí)資源，方便員工自主學(xué)習(xí)。4.案例分析：通過(guò)分析檔案管理安全事故案例，讓員工吸取教訓(xùn)，提高安全意識(shí)。（四）培訓(xùn)考核1.建立檔案管理安全培訓(xùn)考核制度，對(duì)參加培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核。考核方式可采用考試、撰寫(xiě)心得體會(huì)、實(shí)際操作等多種形式。2.考核結(jié)果應(yīng)作為員工績(jī)效評(píng)價(jià)、崗位晉升等的參考依據(jù)，對(duì)