PAGE會計檔案專人負責制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的真實性、完整性、安全性和保密性，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.專人負責：指指定專門的人員負責會計檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等工作，確保會計檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司總部負責制定統(tǒng)一的會計檔案管理制度，各分支機構(gòu)負責本單位會計檔案的具體管理工作，并接受公司總部的監(jiān)督和指導。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施保證會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損毀、丟失，同時嚴格控制查閱范圍，確保會計檔案信息不泄露。4.便于利用原則。在保證會計檔案安全和保密的前提下，應(yīng)便于會計檔案的查閱和使用，以滿足公司內(nèi)部管理和外部審計等工作的需要。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會計檔案分為一類，不同年度的會計檔案分別存放。2.按類別分類：在每個年度內(nèi)，再按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他類的順序進行分類。3.按保管期限分類：根據(jù)會計檔案的保管期限，將其分為永久保管和定期保管兩類。定期保管的會計檔案期限分為10年和30年。三、會計檔案專人職責（一）檔案收集職責1.負責收集本單位在會計核算過程中產(chǎn)生的各類會計資料，包括但不限于原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。2.督促各部門及時將應(yīng)歸檔的會計資料移交至會計檔案管理崗位，確保會計檔案收集的完整性和及時性。3.對收集到的會計資料進行初步審核，檢查資料的真實性、完整性和準確性，對于不符合要求的資料，及時與相關(guān)部門或人員溝通，要求其補充或更正。（二）檔案整理職責1.按照會計檔案的分類標準，對收集到的會計資料進行分類整理。對于會計憑證，應(yīng)按照編號順序排列，檢查附件是否齊全，然后裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息。對于會計賬簿，應(yīng)按照總賬、明細賬、日記賬等類別分別整理，檢查賬頁是否齊全、編號是否連續(xù)，對于空白賬頁應(yīng)加蓋“作廢”戳記。對于財務(wù)報告，應(yīng)按照月度、季度、年度分別整理，檢查報告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準確，然后裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、月份、季度等信息。對于其他類會計檔案，應(yīng)按照其性質(zhì)和類別進行分類整理，確保資料的有序存放。2.在整理過程中，應(yīng)編制會計檔案目錄，詳細記錄會計檔案的類別、名稱、年度、保管期限、存放位置等信息，以便于查閱和管理。（三）檔案保管職責1.負責設(shè)置專門的會計檔案保管庫房或?qū)９?，確保保管環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.按照會計檔案的保管期限和類別，對整理好的會計檔案進行妥善保管。對于永久保管的會計檔案，應(yīng)單獨存放；對于定期保管的會計檔案，應(yīng)按照到期時間順序排列存放。3.建立會計檔案保管臺賬，詳細記錄會計檔案的出入庫情況，包括檔案名稱、數(shù)量、出入庫時間、借閱人、歸還時間等信息，確保會計檔案的可追溯性。4.定期對會計檔案進行檢查和盤點，每年至少進行一次全面盤點，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復或處理，并記錄相關(guān)情況。（四）檔案查閱職責1.負責建立會計檔案查閱登記制度，對查閱會計檔案的人員進行嚴格登記，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、審批人等信息。2.根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定和審批流程，審核查閱申請。對于符合規(guī)定的查閱申請，經(jīng)批準后，按照查閱范圍提供相應(yīng)的會計檔案，并監(jiān)督查閱過程，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換會計檔案。3.對于外單位查閱會計檔案的申請，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司對外提供資料的審批程序進行審批，經(jīng)批準后方可提供查閱，并要求查閱人員出具正式介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容。4.在查閱結(jié)束后，及時收回查閱的會計檔案，并檢查檔案是否完整無損，如有問題應(yīng)及時查明原因并處理。（五）檔案銷毀職責1.負責按照國家有關(guān)規(guī)定和公司制定的會計檔案銷毀程序，對已到保管期限且確無保存價值的會計檔案進行銷毀處理。2.編制會計檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由相關(guān)負責人簽字確認。3.組織會計檔案銷毀工作，在銷毀現(xiàn)場應(yīng)安排專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀日期。4.對于銷毀的會計檔案，應(yīng)將銷毀清冊永久保存，作為會計檔案管理工作的重要記錄。四、會計檔案的保管期限（一）永久保管1.年度財務(wù)報告（決算）。2.會計檔案保管清冊。3.會計檔案銷毀清冊。4.會計檔案鑒定意見書。（二）定期保管1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿中總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年。4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等保管期限為10年。五、會計檔案的查閱與借閱（一）內(nèi)部查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)本部門負責人簽字后，報財務(wù)部門負責人審批。2.財務(wù)部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合規(guī)定的查閱申請，批準后安排專人負責提供會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出指定場所，不得在會計檔案上進行標記、涂改、污損等操作。如需復印或摘錄會計檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責人同意，并由檔案管理人員進行操作。（二）外部查閱1.外單位因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查等工作需要查閱公司會計檔案時，應(yīng)出具正式的查閱公函，注明查閱目的、范圍、時間等內(nèi)容，經(jīng)公司財務(wù)部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。2.經(jīng)批準后，由財務(wù)部門安排專人陪同查閱，并按照查閱公函的要求提供相應(yīng)的會計檔案。查閱過程中，外單位人員不得擅自摘抄或者復制會計檔案內(nèi)容，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)公司財務(wù)部門負責人同意，并由檔案管理人員協(xié)助辦理。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認，檔案管理人員應(yīng)對查閱的會計檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）借閱1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、時間、預計歸還日期等信息，經(jīng)本部門負責人簽字后，報財務(wù)部門負責人審批。2.財務(wù)部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合規(guī)定的借閱申請，批準后辦理借閱手續(xù)，并將會計檔案交予借閱人。借閱人應(yīng)出具借條，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、預計歸還日期等內(nèi)容。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的會計檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)定期對借閱的會計檔案進行催還，確保檔案按時歸還。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進行任何形式的損壞或涂改。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。六、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的收集與整理1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和財務(wù)管理制度，及時將電子會計資料進行歸檔保存。電子會計資料應(yīng)來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸，并具備完整的會計核算系統(tǒng)操作日志等信息。2.對電子會計檔案進行整理時，應(yīng)按照會計檔案的分類標準，建立電子會計檔案目錄數(shù)據(jù)庫，詳細記錄電子會計檔案的類別、名稱、年度、保管期限、存儲位置等信息，確保電子會計檔案的有序管理。3.電子會計檔案應(yīng)采用符合國家標準的存儲格式和介質(zhì)進行存儲，定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子會計檔案的保管與安全1.設(shè)立專門的電子會計檔案保管服務(wù)器或存儲設(shè)備，確保保管環(huán)境安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防電磁干擾等條件。2.對電子會計檔案的訪問進行嚴格權(quán)限控制，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的電子會計檔案。同時，建立電子會計檔案訪問日志，詳細記錄訪問人員、時間、內(nèi)容等信息，以便進行審計和追溯。3.定期對電子會計檔案進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的安全性和數(shù)據(jù)的完整性。如發(fā)現(xiàn)電子會計檔案有損壞、丟失或數(shù)據(jù)錯誤等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復或處理，并記錄相關(guān)情況。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子會計檔案時，應(yīng)通過公司指定的會計檔案管理系統(tǒng)進行操作。查閱人員應(yīng)輸入正確的用戶名和密碼，經(jīng)系統(tǒng)驗證身份后，按照規(guī)定的查閱權(quán)限進行查閱。2.對于外單位查閱電子會計檔案的申請，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司對外提供資料的審批程序進行審批。經(jīng)批準后，由檔案管理人員通過系統(tǒng)將電子會計檔案提供給查閱人員，并設(shè)置查閱期限和查閱范圍。查閱人員只能在規(guī)定的期限內(nèi)按照指定的范圍查閱電子會計檔案，不得擅自復制或傳播。3.鼓勵利用電子會計檔案進行數(shù)據(jù)分析和挖掘，為公司的財務(wù)管理和決策提供支持。但在利用電子會計檔案時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性，不得泄露公司商業(yè)機密。七、會計檔案的移交與交接（一）移交1.公司因機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等原因，需要將會計檔案移交至其他部門或單位時，應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，詳細記錄移交會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.移交雙方應(yīng)按照《會計檔案移交清冊》進行當面清點核對，確保會計檔案的數(shù)量和內(nèi)容準確無誤。核對無誤后，雙方在移交清冊上簽字確認，并注明移交日期。3.移交過程中，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺、損壞等情況，應(yīng)由原保管部門負責查明原因并處理，如因特殊原因無法當場處理的，應(yīng)在移交清冊上注明情況，并限期解決。（二）交接1.會計檔案管理人員因工作調(diào)動、離職等原因需要辦理交接手續(xù)時，應(yīng)提前做好交接準備工作，整理好所保管的會計檔案，編制《會計檔案交接清單》。2.交接雙方應(yīng)在財務(wù)部門負責人或其指定人員的監(jiān)督下進行交接。交接時，原會計檔案管理人員應(yīng)將會計檔案的保管情況、查閱登記情況、電子會計檔案存儲情況等向接替人員詳細介紹，并將會計檔案的實物與《會計檔案交接清單》進行核對。3.接替人員應(yīng)認真核對會計檔案的數(shù)量、內(nèi)容和狀態(tài)，確認無誤后在《會計檔案交接清單》上簽字確認。交接雙方和監(jiān)交人員應(yīng)在交接清單上簽字，注明交接日期。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進行自查，檢查會計檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司審計部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，會計檔案的真實性、完整性和安全性是否得到保障，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出審計意見和建議。（二）外部檢查1.接受國家財政、審計、稅務(wù)等部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供會計檔案資料，對檢查中提出的問題及時進行整改。對于財政部門的檢查，應(yīng)重