PAGE檔案移交接收制度范本一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位進行檔案移交接收的活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案移交接收應確保檔案內(nèi)容真實、準確反映公司/組織各項活動和業(yè)務情況。2.完整性原則：移交接收的檔案應齊全完整，涵蓋公司/組織運營管理的各個方面。3.規(guī)范性原則：嚴格按照國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定進行檔案移交接收操作。4.及時性原則：檔案形成后應及時進行移交接收，避免積壓和延誤。二、檔案移交接收職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定檔案移交接收的具體流程和操作規(guī)范。2.組織協(xié)調(diào)檔案移交接收工作，對移交接收過程進行監(jiān)督和指導。3.審核檔案移交清單，確保清單內(nèi)容準確無誤。4.負責檔案的整理、編目、上架等后續(xù)管理工作。（二）檔案移交部門職責1.按照檔案管理部門要求，及時整理本部門形成的檔案，確保檔案質(zhì)量符合移交標準。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。3.將整理好的檔案及清單一并提交給檔案管理部門，并配合做好檔案移交過程中的相關工作。（三）檔案接收部門職責1.對移交的檔案進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案的接收工作，并辦理相關簽收手續(xù)。3.對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案安全。三、檔案移交（一）移交范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案。2.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關的重要文件、資料。3.公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等文件。4.其他應移交的檔案。（二）移交時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.對于重大項目、專項工作等形成的檔案，應在項目結(jié)束或工作完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時移交。（三）移交要求1.檔案應按照分類方案進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。2.每份檔案應編制清晰的頁碼，注明文件標題、文號、日期、責任者等信息。3.移交的檔案應裝訂整齊，破損或褪色的文件應進行修復或復制。4.電子檔案應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行整理，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（四）移交程序1.檔案移交部門填寫檔案移交清單一式兩份，詳細記錄檔案的基本信息。2.將檔案及清單提交給檔案管理部門，檔案管理部門對移交檔案進行初步審核。3.雙方對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等進行核對，如有異議應及時溝通解決。4.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認，各執(zhí)一份。四、檔案接收（一）接收準備1.檔案管理部門應提前安排好檔案接收場地，準備好必要的設備和用品。2.對接收人員進行培訓，使其熟悉檔案接收的流程和要求。（二）接收審核1.檔案管理部門按照移交要求對接收的檔案進行審核，重點檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性。2.審核檔案的分類是否合理，編號是否規(guī)范，裝訂是否整齊等。3.對電子檔案進行技術檢測，確保數(shù)據(jù)無損壞、無病毒。（三）接收登記1.經(jīng)審核合格的檔案，檔案管理部門應進行詳細登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交部門、移交時間等信息。2.將檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。（四）接收手續(xù)1.檔案管理部門完成接收登記后，向檔案移交部門出具檔案接收回執(zhí)。2.雙方在檔案移交接收過程中如有問題，應及時協(xié)商解決，并做好記錄。五、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.按照檔案分類方案，對檔案進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。（三）編目要求1.檔案目錄應打印清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊。2.電子檔案目錄應與紙質(zhì)檔案目錄相對應，便于查詢和利用。3.定期對檔案目錄進行更新和維護，確保目錄信息的準確性。六、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應采取備份保管措施，防止檔案丟失或損壞。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份和維護。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案應長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限為[具體年限]；短期保管的檔案保管期限為[具體年限]。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因合法事由查閱公司/組織檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司/組織檔案，應出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關證明材料，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案應指定專人陪同。3.借閱檔案應嚴格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱和復制。2.檔案利用過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司/組織檔案保管期限規(guī)定，對檔案進行鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表以及檔案專家組成。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對失去保存價值的檔案進行銷毀。（四）銷毀手續(xù)1.編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司/組織主管領導批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清單應長期保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織內(nèi)部設立檔案監(jiān)督檢查機構(gòu)，負責對檔案移交接收、整理編目、保管利用、鑒定銷毀等工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交接收工作是否符合規(guī)定程序和要求。2.檔案整理編目是否規(guī)范、準確。3.檔案保管是否安全、妥善。4.檔案利用是否合理、合規(guī)。|檢查項目|具體內(nèi)容|||||檔案移交接收|移交范圍、時間、要求、程序是否符合規(guī)定||檔案整理編目|分類、編號、目錄編制是否規(guī)范準確||檔案保管|保管場所、方式、期限是否符合要求，清查是否及時||檔案利用|利用范圍、手續(xù)、限制是否合規(guī)||檔案鑒定銷毀|鑒定組織、程序、銷毀手續(xù)是否齊全|（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。2.現(xiàn)場檢查與書面檢查相結(jié)合。（四）問題處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題