PAGE公共資源檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公共資源檔案的保密管理，確保公共資源檔案信息的安全，防止信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及公共資源檔案管理的所有部門、崗位及人員。（三）定義1.公共資源檔案：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成或獲取的，涉及公共利益、具有一定價(jià)值且需要保密的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.保密：指采取必要措施，防止公共資源檔案信息被未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、使用、披露、傳播、修改或破壞。（四）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公共資源檔案保密工作合法合規(guī)。2.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉公共資源檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要的范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用。3.全程保密原則：對(duì)公共資源檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳輸、銷毀等全過(guò)程實(shí)施保密管理。4.可追溯原則：對(duì)公共資源檔案的接觸、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和審計(jì)。二、保密職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.批準(zhǔn)公共資源檔案保密制度，確保制度符合公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。2.監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行決策處理。3.為保密工作提供必要的資源支持，包括人力、物力和財(cái)力等。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公共資源檔案保密管理的具體操作流程和規(guī)范。2.組織開展公共資源檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管等工作，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)涉及公共資源檔案的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，提高保密意識(shí)。4.定期對(duì)公共資源檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)對(duì)公共資源檔案的查閱、借閱、復(fù)制等申請(qǐng)進(jìn)行審核和登記，并跟蹤使用情況。6.對(duì)擬銷毀的公共資源檔案進(jìn)行鑒定和審核，按照規(guī)定程序組織銷毀。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公共資源檔案的收集、整理和初步保管工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.對(duì)本部門涉及公共資源檔案的人員進(jìn)行保密教育和管理，確保人員遵守保密制度。3.在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，嚴(yán)格按照保密制度要求使用公共資源檔案，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。4.對(duì)因工作需要查閱、借閱、復(fù)制公共資源檔案的申請(qǐng)進(jìn)行審核，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。（四）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公共資源檔案保密制度，自覺(jué)維護(hù)檔案信息安全。2.妥善保管自己在工作中接觸到的公共資源檔案，不得私自留存、傳播或泄露。3.在工作中需要使用公共資源檔案時(shí)，按照規(guī)定程序申請(qǐng)，不得違規(guī)操作。4.發(fā)現(xiàn)公共資源檔案存在安全隱患或有人違反保密制度時(shí)，及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告。三、公共資源檔案的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公共資源檔案的來(lái)源、內(nèi)容、性質(zhì)等因素，將其分為以下幾類：1.政策法規(guī)類：包括國(guó)家和地方有關(guān)公共資源管理的政策、法規(guī)、規(guī)章等文件。2.項(xiàng)目資料類：涉及公司公共資源項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的各類文件、報(bào)告、合同等。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類：關(guān)于公共資源的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。4.權(quán)益記錄類：記錄公司在公共資源領(lǐng)域的權(quán)益、資質(zhì)、證書等相關(guān)文件。5.其他類：不屬于上述分類，但具有保密價(jià)值的公共資源檔案。（二）標(biāo)識(shí)方法對(duì)每類公共資源檔案設(shè)置特定的標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)包含檔案類別、密級(jí)等信息。具體標(biāo)識(shí)方法如下：1.政策法規(guī)類：[政策法規(guī)類標(biāo)識(shí)][文件名稱][密級(jí)]2.項(xiàng)目資料類：[項(xiàng)目名稱標(biāo)識(shí)][項(xiàng)目階段標(biāo)識(shí)][文件名稱][密級(jí)]3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類：[數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)][統(tǒng)計(jì)時(shí)間段][數(shù)據(jù)來(lái)源][密級(jí)]4.權(quán)益記錄類：[權(quán)益記錄標(biāo)識(shí)][權(quán)益事項(xiàng)名稱][密級(jí)]5.其他類：[其他類標(biāo)識(shí)][文件名稱][密級(jí)]密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：絕密級(jí)：一旦泄露會(huì)使公司遭受極其嚴(yán)重的損害，如涉及國(guó)家核心利益、重大商業(yè)機(jī)密等。機(jī)密級(jí)：一旦泄露會(huì)使公司遭受嚴(yán)重的損害，如重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)資料等。秘密級(jí)：一旦泄露會(huì)使公司遭受一定的損害，如一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理文件等。四、公共資源檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、監(jiān)控設(shè)備和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)檔案的類別、密級(jí)等因素，采用不同的存儲(chǔ)方式。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)分類存放于檔案柜中，并按照順序編號(hào)；對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，同時(shí)建立備份機(jī)制，定期備份數(shù)據(jù)。2.對(duì)存儲(chǔ)的公共資源檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案類別、密級(jí)、存放位置等信息，便于查找和管理。（三）保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行記錄，包括檔案的存儲(chǔ)位置變動(dòng)、維護(hù)情況等，以便追溯和查詢。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案安全。五、公共資源檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱公共資源檔案的人員，應(yīng)填寫《公共資源檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和保密規(guī)定進(jìn)行審核，必要時(shí)征求相關(guān)部門意見(jiàn)。3.審核通過(guò)后，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等，確需復(fù)制的，應(yīng)另行申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《公共資源檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱公共資源檔案的人員，應(yīng)填寫《公共資源檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、重要性等因素進(jìn)行審批，必要時(shí)報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。六、公共資源檔案的傳輸與共享（一）傳輸規(guī)定1.公共資源檔案的傳輸應(yīng)采用安全可靠的方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專用存儲(chǔ)介質(zhì)傳遞等，確保傳輸過(guò)程中信息的安全。2.在傳輸公共資源檔案前，應(yīng)對(duì)傳輸內(nèi)容進(jìn)行加密處理，并對(duì)接收方的身份進(jìn)行驗(yàn)證，確保傳輸對(duì)象的合法性。3.對(duì)傳輸過(guò)程中產(chǎn)生的日志進(jìn)行記錄，包括傳輸時(shí)間、發(fā)送方、接收方、傳輸內(nèi)容等信息，以便追溯和審計(jì)。（二）共享規(guī)定1.公共資源檔案的共享應(yīng)遵循最小化原則，嚴(yán)格限定共享范圍，確保共享信息僅被授權(quán)人員使用。2.共享公共資源檔案時(shí)，應(yīng)明確共享目的、共享期限、共享對(duì)象等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審批。3.共享信息應(yīng)進(jìn)行加密處理，共享對(duì)象應(yīng)按照規(guī)定的方式和要求使用共享信息，不得擅自傳播或泄露。4.定期對(duì)共享信息的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問(wèn)題。七、公共資源檔案的銷毀（一）銷毀條件1.公共資源檔案已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.公共資源檔案因其他原因需要銷毀的，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、已失去真實(shí)性等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)公共資源檔案進(jìn)行清查，提出擬銷毀檔案清單，報(bào)公司管理層審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確保銷毀檔案符合銷毀條件。3.對(duì)鑒定后的銷毀檔案，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立保密監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公共資源檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.保密監(jiān)督小組定期對(duì)各部門的保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.鼓勵(lì)員工對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.公共資源檔案的分類、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、保管等情況是否符合制度要求。2.公共資源檔案的查閱、借閱、傳輸、共享等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定程序操作。3.員工對(duì)保密制度的知曉程度和執(zhí)行情況。4.保密措施的落實(shí)情況，如安全設(shè)備的運(yùn)行、保密培訓(xùn)的開展等。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，保密監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問(wèn)題得到有效解決。3.對(duì)違反保密制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。九、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門每年制定公共資源檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、內(nèi)容、方式、時(shí)間等安排。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密工作需要進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于保密工作的規(guī)定。2.公司公共資源檔案保密制度的具體內(nèi)容和要求。3.公共資源檔案保密工作的重要性和案例分析。4.保密技能和方法，如文件處理、網(wǎng)絡(luò)安全、信息存儲(chǔ)等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部人員進(jìn)行授課。2.開展在線培訓(xùn)，提供學(xué)習(xí)資料和視頻課程，方便員工自主學(xué)習(xí)。3.結(jié)合實(shí)際工作案例進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和