PAGE單位文書檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強本單位文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文書檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：歸檔的文書材料應(yīng)真實反映本單位工作活動的實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：應(yīng)保證文書檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面反映本單位各項工作的歷史面貌。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位文書檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)對本單位各部門文書檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.集中統(tǒng)一管理本單位的文書檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。4.編制檔案檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案利用服務(wù)。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保檔案的安全保管。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的收集、整理、立卷工作，確保材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的文書檔案移交檔案管理部門歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常查閱和借閱登記工作，并及時歸還檔案。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，認(rèn)真做好查閱、借閱登記工作，及時催還檔案。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文，包括命令、決定、指示、通知、通報等。2.本單位形成的文件材料，包括請示、報告、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.下級機關(guān)報送的文件材料，包括請示、報告、統(tǒng)計報表等。4.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本單位召開會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要等。6.本單位開展業(yè)務(wù)活動形成的各類文件材料，如業(yè)務(wù)報表、調(diào)查研究報告、技術(shù)資料等。7.本單位干部職工的人事檔案材料，包括履歷表、任免文件、考核材料、獎懲材料等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文書材料的收集工作，確保材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文書材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理。2.年度分類：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別整理。3.保管期限分類：文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。4.機構(gòu)（問題）分類：按照本單位的內(nèi)部機構(gòu)或問題進行分類，同一機構(gòu)（問題）形成的文件集中整理。5.卷內(nèi)文件排列：卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時間順序等進行排列，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。6.編目：卷內(nèi)文件應(yīng)編寫頁號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊后填寫案卷封面和脊背。7.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)及時進行審核、接收和歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進行整改。3.審核無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱本單位保管的文書檔案。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，確定查閱檔案的范圍和地點，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍因工作需要，本單位工作人員可借閱本單位保管的文書檔案，但必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，對借閱人員的身份和借閱條件進行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）查閱、借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、歸還情況等進行詳細(xì)記錄，以便查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點和發(fā)展的觀點，從本單位工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.分析檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其保存價值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作具有長遠查考利用價值的檔案，列為永久保管。2.反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.反映本單位短期工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告單位分管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與錄入的數(shù)據(jù)庫信息進行掛接存儲，建立電子檔案。（三）