PAGE檔案離崗移交清點(diǎn)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案離崗移交清點(diǎn)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全交接，防止檔案資料的遺失、損壞或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理崗位變動(dòng)、離職等離崗情況的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案移交清點(diǎn)工作合法合規(guī)。2.全面準(zhǔn)確原則：移交人員應(yīng)全面、準(zhǔn)確地將所保管的檔案資料進(jìn)行移交，接收人員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，保證檔案內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.及時(shí)高效原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案離崗移交清點(diǎn)工作，避免因拖延影響工作的正常開(kāi)展。4.責(zé)任明確原則：明確移交人員、接收人員以及監(jiān)交人員在檔案移交清點(diǎn)過(guò)程中的職責(zé)，確保工作有序進(jìn)行。二、檔案范圍及分類（一）檔案范圍1.各類文件、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議等紙質(zhì)文檔。2.電子文檔，包括但不限于辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、電子郵件等。3.圖表、圖紙、照片、音像資料等特殊載體檔案。4.其他與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的資料。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。3.業(yè)務(wù)檔案：如銷售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔等與公司/組織核心業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。4.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人信息、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。5.其他檔案：根據(jù)公司/組織實(shí)際情況劃分的其他類別檔案。三、移交人員職責(zé)（一）準(zhǔn)備工作1.在離崗規(guī)定時(shí)間前，對(duì)其所保管的檔案進(jìn)行全面清理和核對(duì)，確保檔案資料齊全、完整，無(wú)缺頁(yè)、破損等情況。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期范圍、保管期限等信息。（二）移交內(nèi)容1.將整理好的檔案資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)，一并移交給接收人員。2.向接收人員詳細(xì)介紹檔案的內(nèi)容、來(lái)源、保管情況以及相關(guān)注意事項(xiàng)。（三）協(xié)助工作1.在檔案移交清點(diǎn)過(guò)程中，積極協(xié)助接收人員解答疑問(wèn)，提供必要的說(shuō)明和解釋。2.配合監(jiān)交人員完成交接手續(xù)的辦理，確保移交工作順利進(jìn)行。四、接收人員職責(zé)（一）接收準(zhǔn)備1.提前熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)要求，明確接收檔案的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)備好接收檔案所需的工具和場(chǎng)地，如檔案盒、存儲(chǔ)設(shè)備等。（二）清點(diǎn)核對(duì)1.按照移交人員提供?檔案清單，對(duì)紙質(zhì)檔案逐份清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、名稱、編號(hào)等信息是否一致。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)完整、可讀，存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)損壞。3.檢查特殊載體檔案的質(zhì)量和完整性，如照片是否清晰、音像資料是否可播放等。（三）問(wèn)題處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞、信息錯(cuò)誤等問(wèn)題，及時(shí)與移交人員溝通，要求其限期整改。2.對(duì)整改后的檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保問(wèn)題得到妥善解決。（四）接收確認(rèn)1.經(jīng)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，接收人員在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，表明已接收相關(guān)檔案資料。2.將接收的檔案資料按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，建立相應(yīng)的檔案管理臺(tái)賬。五、監(jiān)交人員職責(zé)（一）監(jiān)交安排1.根據(jù)離崗人員的崗位性質(zhì)和檔案重要程度，確定監(jiān)交人員。一般情況下，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或上級(jí)主管擔(dān)任監(jiān)交人。2.提前向監(jiān)交人員明確監(jiān)交職責(zé)和工作要求，確保其熟悉檔案移交清點(diǎn)流程。（二）監(jiān)督過(guò)程1.在檔案移交清點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)督移交人員和接收人員的工作，確保交接過(guò)程符合規(guī)定程序。2.對(duì)移交和接收過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理。如移交人員與接收人員之間存在爭(zhēng)議，監(jiān)交人員應(yīng)進(jìn)行公正裁決。（三）審核簽字1.審核檔案移交清單的準(zhǔn)確性和完整性，確認(rèn)交接雙方已履行各自職責(zé)。2.在檔案移交清單上簽字，作為交接工作完成的見(jiàn)證。六、移交清點(diǎn)流程（一）申請(qǐng)與通知1.離崗人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向所在部門提交檔案移交申請(qǐng)，說(shuō)明離崗原因、預(yù)計(jì)離崗時(shí)間以及所保管檔案的情況。2.所在部門收到申請(qǐng)后，及時(shí)通知檔案管理部門，并將申請(qǐng)副本抄送監(jiān)交人員。（二）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)，安排接收人員，并向移交人員和接收人員發(fā)放檔案移交清單。2.移交人員按照要求對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料。（三）移交清點(diǎn)1.在監(jiān)交人員的監(jiān)督下，移交人員與接收人員進(jìn)行面對(duì)面的檔案移交清點(diǎn)。2.移交人員按照檔案清單依次移交檔案，接收人員逐份清點(diǎn)核對(duì)，雙方在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行記錄和溝通。（四）問(wèn)題整改1.如存在問(wèn)題，移交人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，整改完成后再次提交接收人員核對(duì)。2.接收人員對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保檔案符合移交要求。（五）簽字確認(rèn)1.經(jīng)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，移交人員、接收人員和監(jiān)交人員在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單一式三份，移交人員、接收人員和檔案管理部門各留存一份。七、檔案存儲(chǔ)與保管要求（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案分類和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列等，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)采取相應(yīng)的存儲(chǔ)方式，如照片應(yīng)沖印或掃描保存，音像資料應(yīng)刻錄成光盤并妥善保管。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（三）保管期限1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。2.在保管期限屆滿后，按照檔案銷毀制度進(jìn)行處理，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。八、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與檔案離崗移交清點(diǎn)工作的所有人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對(duì)在工作過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容和信息予以保密。2.不得擅自泄露檔案中的機(jī)密信息，不得將檔案資料用于非工作目的。（二）保密措施1.在檔案移交清點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制接觸人員、對(duì)敏感信息進(jìn)行加密處理等。2.交接現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)保持安靜，避免無(wú)關(guān)人員圍觀和干擾。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，將按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。2.因違反保密規(guī)定給公司/組織造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)檔案離崗移交清點(diǎn)工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.檢查內(nèi)容包括檔案移交清單的完整性、交接手續(xù)的規(guī)范性、檔案存儲(chǔ)保管情況等。（二）外部審計(jì)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，其中包括對(duì)檔案離崗移交清點(diǎn)情況的審計(jì)。2.審計(jì)結(jié)果作為評(píng)價(jià)檔案管理工作質(zhì)量的重要依據(jù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（三）整改落實(shí)1.針對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。2.整改完成后，應(yīng)將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，確保問(wèn)題得到徹底解決。十、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門定期組織檔案離崗移交清點(diǎn)制度的培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、操作流程、案例分析等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）宣傳推廣1.通過(guò)內(nèi)部宣傳渠道，如公司/組織網(wǎng)站、宣傳欄、內(nèi)部刊物等，宣傳檔案離崗移交清點(diǎn)制度的重要性和相關(guān)要求。2.鼓勵(lì)員工積極參與檔案管理