農(nóng)商銀行檔案分類與管理操作手冊(cè)一、手冊(cè)目的與適用范圍為規(guī)范農(nóng)商銀行檔案管理工作，提升檔案資源利用效率，保障檔案安全完整，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)檔案管理辦法》及本行實(shí)際業(yè)務(wù)需求，制定本操作手冊(cè)。本手冊(cè)適用于本行各分支機(jī)構(gòu)、各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作，涵蓋檔案分類、收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀及數(shù)字化管理等全流程操作規(guī)范。二、檔案分類體系結(jié)合農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)特點(diǎn)，檔案按內(nèi)容性質(zhì)與形成場(chǎng)景分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案四大類，每類下再細(xì)分二級(jí)類目：（一）文書檔案記錄黨群建設(shè)、行政管理、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的文字、圖表材料，按內(nèi)容性質(zhì)分為三類：黨群工作類：含黨組織建設(shè)（黨員發(fā)展、黨建計(jì)劃）、群團(tuán)活動(dòng)（工會(huì)、共青團(tuán)）等文件。行政管理類：含機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事管理（招聘、任免）、行政辦公（會(huì)議紀(jì)要、管理制度）等文件。業(yè)務(wù)管理類：含業(yè)務(wù)規(guī)劃（年度計(jì)劃）、合規(guī)管理（檢查報(bào)告）、風(fēng)險(xiǎn)管理（評(píng)估材料）等文件。（二）業(yè)務(wù)檔案核心經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的檔案，按業(yè)務(wù)類型細(xì)分為：信貸業(yè)務(wù)檔案：個(gè)人貸款（消費(fèi)貸、農(nóng)戶貸）、企業(yè)貸款（流動(dòng)資金貸、固定資產(chǎn)貸）全流程材料（申請(qǐng)、審批、合同、貸后報(bào)告等），按“客戶+年度+貸款類型”組卷。會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證（原始/記賬憑證）、賬簿（總賬、明細(xì)賬）、財(cái)務(wù)報(bào)表（月度/年度）、其他會(huì)計(jì)材料（對(duì)賬單、調(diào)節(jié)表），按“年度+會(huì)計(jì)類型+保管期限”分類?？蛻魴n案：個(gè)人客戶（身份、業(yè)務(wù)記錄）、企業(yè)客戶（執(zhí)照、章程、合作協(xié)議），按“客戶類型+客戶編號(hào)+年度”分類，重點(diǎn)保障信息安全。（三）科技檔案信息化建設(shè)、系統(tǒng)運(yùn)維形成的材料，含：系統(tǒng)建設(shè)類：核心系統(tǒng)、信貸系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試報(bào)告等。硬件運(yùn)維類：服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購(gòu)合同、維護(hù)記錄、故障報(bào)告等?？萍脊芾碇贫龋盒畔⒒?guī)劃、數(shù)據(jù)安全制度、應(yīng)急預(yù)案等。（四）聲像檔案以圖像、視頻記錄的檔案，含：照片檔案：重要會(huì)議、業(yè)務(wù)活動(dòng)、網(wǎng)點(diǎn)建設(shè)照片，附文字說明（時(shí)間、地點(diǎn)、事由）。視頻檔案：宣傳片、培訓(xùn)視頻、重大活動(dòng)錄像，標(biāo)注主題、時(shí)長(zhǎng)、拍攝時(shí)間。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.職責(zé)分工：各部門設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案日常收集；檔案管理部門（如綜合管理部）統(tǒng)籌全行星級(jí)檔案接收。2.收集要求：文書檔案：文件辦結(jié)后1個(gè)月內(nèi)移交，確保正文、附件完整，字跡清晰（禁用鉛筆、圓珠筆）。業(yè)務(wù)檔案：信貸、會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)辦結(jié)后30日內(nèi)移交；客戶檔案隨業(yè)務(wù)同步更新，年度終了集中歸檔?？萍紮n案：系統(tǒng)/硬件運(yùn)維完成后1個(gè)月內(nèi)移交，確保技術(shù)文檔與實(shí)際一致。聲像檔案：活動(dòng)結(jié)束后1周內(nèi)移交，照片需提供電子/紙質(zhì)版（若有），附說明。（二）檔案整理1.分類組卷：按“類別（文書/業(yè)務(wù)/科技/聲像）→年度→機(jī)構(gòu)/部門→業(yè)務(wù)類型”維度分類，同類檔案按時(shí)間/流程排序（如信貸檔案以“客戶-年度-貸款類型”為單元，每卷厚度≤5厘米）。2.編號(hào)編目：編制檔號(hào)（如“WS-2023-行政-001”），填寫卷內(nèi)文件目錄（序號(hào)、文件名、頁碼、日期），制作案卷封面（標(biāo)注檔號(hào)、題名、起止日期、保管期限、立卷人）。3.裝訂裝盒：文書檔案線裝/膠裝（去金屬物），業(yè)務(wù)檔案（如會(huì)計(jì)憑證）加封面封底裝訂，所有檔案裝入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，盒脊標(biāo)注檔號(hào)與題名。（三）檔案保管1.庫房管理：檔案庫房獨(dú)立設(shè)置，配備溫濕度調(diào)控（14-24℃，45%-60%）、防火（煙感、滅火器）、防盜（門禁、監(jiān)控）、防蟲（樟腦丸）設(shè)施，每周檢查環(huán)境。2.保管期限：永久保存（章程、年度財(cái)報(bào)、重要合同）；定期保存分30年（會(huì)計(jì)憑證、信貸審批文件）、10年（月度報(bào)表、一般性文件），參照《農(nóng)商銀行檔案保管期限表》執(zhí)行。3.檔案存放：按類別、年度、保管期限有序存放于密集架，分區(qū)管理，建立《檔案存放目錄》記錄位置與內(nèi)容摘要。（四）檔案利用1.借閱流程：內(nèi)部借閱：填《檔案借閱申請(qǐng)表》（注明目的、期限），部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員登記借閱信息。外部借閱（司法/監(jiān)管機(jī)構(gòu)）：提供單位介紹信、經(jīng)辦人身份證，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可借閱/復(fù)制（原件特殊情況需行長(zhǎng)審批）。2.利用方式：查閱：檔案閱覽室現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，禁止涂改、標(biāo)記。復(fù)制：審批后由管理員復(fù)制，復(fù)制件蓋“檔案復(fù)制件”章，與原件等效。出具證明：審核檔案內(nèi)容后出具，注明用途，管理員簽字蓋章。3.保密要求：客戶隱私、商業(yè)秘密類檔案（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、貸款額度），借閱人需簽保密協(xié)議，嚴(yán)禁泄露。（五）鑒定與銷毀1.鑒定小組：由檔案管理員、業(yè)務(wù)骨干、合規(guī)人員組成，每5年對(duì)到期檔案鑒定。2.鑒定流程：檔案管理部門提鑒定清單，小組逐卷審核，確定延長(zhǎng)/銷毀。銷毀檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》（檔號(hào)、題名、期限、原因），行長(zhǎng)辦公會(huì)審批后，報(bào)上級(jí)備案。3.銷毀執(zhí)行：檔案管理部、紀(jì)檢部共同監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)銷人簽字，清冊(cè)永久保存。四、檔案管理制度建設(shè)（一）制度體系建立“歸檔-保管-利用-保密”全流程制度，如《檔案歸檔管理辦法》《庫房管理制度》《借閱保密制度》《電子檔案管理辦法》，明確操作標(biāo)準(zhǔn)與違規(guī)處罰。（二）崗位職責(zé)檔案管理員：負(fù)責(zé)收集、整理、保管、利用，維護(hù)管理系統(tǒng)，定期檢查安全，匯報(bào)工作。部門兼職檔案員：協(xié)助本部門檔案收集、初步整理，配合移交，監(jiān)督借閱合規(guī)性。分管領(lǐng)導(dǎo)：審批借閱、銷毀等重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)資源，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)。五、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化加工1.掃描錄入：紙質(zhì)檔案數(shù)字化，掃描分辨率≥300dpi，彩色（重要檔案）/黑白（普通文書）模式，確保圖像清晰無歪斜。2.元數(shù)據(jù)錄入：添加元數(shù)據(jù)（檔號(hào)、題名、日期、期限、關(guān)鍵詞），建立紙質(zhì)與數(shù)字檔案關(guān)聯(lián)。3.質(zhì)量檢查：專人質(zhì)檢，合格率100%，不合格重新掃描/錄入。（二）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：支持檔案存儲(chǔ)（多格式）、檢索（全文/多條件）、權(quán)限管理（角色分配）、統(tǒng)計(jì)分析（數(shù)量、利用情況）。2.系統(tǒng)運(yùn)維：科技部門定期維護(hù)，每日增量備份、每周全量備份，防范故障與數(shù)據(jù)丟失。（三）備份與安全1.異地備份：數(shù)字檔案在異地（總行/分行、災(zāi)備中心）備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、風(fēng)險(xiǎn)防控（一）安全風(fēng)險(xiǎn)防控物理安全：庫房安裝防火、防盜、防水設(shè)施，定期檢查電路、消防設(shè)備，嚴(yán)禁吸煙、存放易燃物。環(huán)境安全：溫濕度監(jiān)控，異常及時(shí)調(diào)整；定期清理庫房，防蟲害、霉變。（二）信息安全防控權(quán)限控制：劃分查閱權(quán)限，核心業(yè)務(wù)檔案（信貸、客戶）需審批后專人查閱。數(shù)據(jù)加密：數(shù)字檔案加密存儲(chǔ)，傳輸用安全協(xié)議，防竊取。（三）合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控制度執(zhí)行：定期合規(guī)檢查，確保流程符合《檔案法》《銀行業(yè)監(jiān)管要求》。培訓(xùn)教育：每