會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)操作手冊(cè)一、手冊(cè)說(shuō)明本操作手冊(cè)旨在指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)人員掌握財(cái)務(wù)軟件核心操作流程，提升會(huì)計(jì)信息化實(shí)操能力。手冊(cè)以主流財(cái)務(wù)軟件（如用友ERP-U8、金蝶KIS等）操作邏輯為基礎(chǔ)，涵蓋系統(tǒng)初始化、賬務(wù)處理、報(bào)表編制、固定資產(chǎn)與薪資管理、期末處理等核心模塊，適用于會(huì)計(jì)專業(yè)學(xué)生及初涉會(huì)計(jì)電算化的實(shí)務(wù)工作者。二、系統(tǒng)初始化操作（一）賬套管理1.賬套建立啟動(dòng)財(cái)務(wù)軟件“系統(tǒng)管理”模塊，以系統(tǒng)管理員（admin）身份登錄（默認(rèn)無(wú)密碼）。點(diǎn)擊【賬套】-【建立】，依次設(shè)置：賬套信息：輸入唯一賬套號(hào)、賬套名稱、存儲(chǔ)路徑、啟用會(huì)計(jì)期（如2024-01）。單位信息：填寫(xiě)企業(yè)全稱、簡(jiǎn)稱、稅號(hào)等基本信息。核算類(lèi)型：選擇行業(yè)性質(zhì)（如“2007年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則”）、記賬本位幣（如人民幣“RMB”）、賬套主管（后續(xù)需在操作員中設(shè)置）。基礎(chǔ)信息：根據(jù)企業(yè)需求勾選“有無(wú)外幣核算”“客戶/供應(yīng)商是否分類(lèi)”等選項(xiàng)。完成設(shè)置后，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建賬套，后續(xù)需完善基礎(chǔ)檔案。2.賬套修改與刪除賬套建立后，若需修改名稱、會(huì)計(jì)期間等信息，以賬套主管身份登錄“系統(tǒng)管理”，點(diǎn)擊【賬套】-【修改】調(diào)整；賬套刪除需謹(jǐn)慎，以admin登錄后，點(diǎn)擊【賬套】-【刪除】，選中需刪除的賬套按提示操作（刪除后數(shù)據(jù)不可恢復(fù)）。（二）操作員與權(quán)限設(shè)置1.操作員新增以admin登錄“系統(tǒng)管理”，點(diǎn)擊【權(quán)限】-【用戶】-【增加】，輸入用戶名、密碼、所屬部門(mén)等信息，點(diǎn)擊“增加”完成。如需修改密碼，可在用戶列表中選中操作員，點(diǎn)擊“修改”更新。2.權(quán)限分配以admin或賬套主管身份登錄“系統(tǒng)管理”，點(diǎn)擊【權(quán)限】-【權(quán)限】，選中賬套和年度，在左側(cè)操作員列表中選擇用戶，點(diǎn)擊“修改”：賬套主管權(quán)限：勾選“賬套主管”復(fù)選框，該用戶將擁有賬套全部操作權(quán)限。普通權(quán)限：在右側(cè)權(quán)限列表中勾選功能模塊（如“總賬”“固定資產(chǎn)”）的操作權(quán)限（如“憑證審核”“資產(chǎn)增加”），點(diǎn)擊“保存”。（三）基礎(chǔ)檔案設(shè)置1.會(huì)計(jì)科目登錄“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”，進(jìn)入【基礎(chǔ)設(shè)置】-【基礎(chǔ)檔案】-【財(cái)務(wù)】-【會(huì)計(jì)科目】：新增科目：點(diǎn)擊“增加”，輸入科目編碼（需符合編碼規(guī)則，如“____”為銀行存款-工行存款）、名稱、輔助核算（如“客戶往來(lái)”“部門(mén)核算”）等，點(diǎn)擊“確定”。修改/刪除科目：未使用的科目可直接修改或刪除；已使用的科目?jī)H可修改名稱、輔助核算（需確保無(wú)余額或已調(diào)整余額）。2.憑證類(lèi)別進(jìn)入【基礎(chǔ)設(shè)置】-【基礎(chǔ)檔案】-【財(cái)務(wù)】-【憑證類(lèi)別】，選擇憑證類(lèi)型（如“記賬憑證”“收付轉(zhuǎn)憑證”）。若選“收付轉(zhuǎn)”，需設(shè)置限制類(lèi)型（如“收款憑證”限制借方必有“1001,1002”）。3.其他基礎(chǔ)檔案根據(jù)企業(yè)需求設(shè)置客戶/供應(yīng)商分類(lèi)及檔案、部門(mén)檔案、職員檔案、外幣及匯率、結(jié)算方式等，路徑均為【基礎(chǔ)設(shè)置】-【基礎(chǔ)檔案】下對(duì)應(yīng)模塊。三、賬務(wù)處理模塊操作（一）憑證處理1.憑證錄入登錄“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”，進(jìn)入【業(yè)務(wù)工作】-【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【總賬】-【憑證】-【填制憑證】：點(diǎn)擊“增加”，選擇憑證類(lèi)別、制單日期（默認(rèn)當(dāng)前日期，可修改）、附單據(jù)數(shù)（可選填）。輸入摘要（簡(jiǎn)潔描述業(yè)務(wù)）、科目名稱（可直接輸入編碼或名稱，帶輔助核算的科目需選擇輔助項(xiàng)，如客戶、部門(mén)）、借方/貸方金額，點(diǎn)擊“回車(chē)”自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一行。憑證錄入完成后，點(diǎn)擊“保存”，系統(tǒng)生成憑證號(hào)（自動(dòng)連續(xù)編號(hào)，可設(shè)置手工編號(hào)）。2.憑證審核切換操作員（需有審核權(quán)限），進(jìn)入【憑證】-【審核憑證】，選擇憑證范圍（如全部、未審核），雙擊憑證進(jìn)入審核界面，點(diǎn)擊“審核”（或“成批審核”），審核人簽名后憑證狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徍恕薄?.憑證記賬進(jìn)入【憑證】-【記賬】，選擇記賬范圍（如“全選”），點(diǎn)擊“下一步”“記賬”，系統(tǒng)自動(dòng)登記總賬、明細(xì)賬等賬簿。4.憑證修改與刪除未審核、未記賬的憑證：制單人可直接在“填制憑證”中修改或刪除。已審核未記賬的憑證：需審核人取消審核后，制單人修改。已記賬的憑證：需通過(guò)“紅字沖銷(xiāo)”（錄入負(fù)數(shù)憑證）或“補(bǔ)充憑證”調(diào)整，不可直接修改原憑證。（二）賬簿管理1.總賬與明細(xì)賬查詢進(jìn)入【總賬】-【賬表】-【科目賬】-【總賬/明細(xì)賬】，選擇科目、期間，點(diǎn)擊“查詢”，可查看科目借貸方發(fā)生額及余額。2.日記賬查詢進(jìn)入【總賬】-【賬表】-【科目賬】-【日記賬】，選擇現(xiàn)金或銀行存款科目，設(shè)置查詢期間，點(diǎn)擊“查詢”，可查看每日收支明細(xì)。3.多欄賬設(shè)置與查詢進(jìn)入【總賬】-【賬表】-【科目賬】-【多欄賬】，點(diǎn)擊“增加”，選擇核算科目（如“管理費(fèi)用”），系統(tǒng)自動(dòng)生成多欄賬格式（可手工調(diào)整欄目），點(diǎn)擊“查詢”查看多欄式明細(xì)賬。四、報(bào)表管理模塊操作以用友UFO報(bào)表為例，操作如下：（一）報(bào)表格式設(shè)計(jì)1.新建報(bào)表進(jìn)入【業(yè)務(wù)工作】-【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【UFO報(bào)表】，點(diǎn)擊“新建”，生成空白報(bào)表。2.設(shè)置報(bào)表尺寸點(diǎn)擊【格式】-【表尺寸】，輸入行數(shù)（如“30”）、列數(shù)（如“10”），調(diào)整報(bào)表大小。3.設(shè)置關(guān)鍵字點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【關(guān)鍵字】-【設(shè)置】，選擇“單位名稱”“年”“月”“日”等關(guān)鍵字，在報(bào)表相應(yīng)位置（如A1、B1單元格）設(shè)置。4.定義取數(shù)公式選中需設(shè)置公式的單元格（如C5），點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【編輯公式】-【單元公式】，輸入取數(shù)公式（如“QM("1001",月)”表示取現(xiàn)金科目月末余額），或通過(guò)“函數(shù)向?qū)А边x擇函數(shù)（如“FS”“LFS”“QM”等）并設(shè)置參數(shù)。（二）報(bào)表數(shù)據(jù)生成1.錄入關(guān)鍵字點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【關(guān)鍵字】-【錄入】，輸入單位名稱、年、月、日，點(diǎn)擊“確認(rèn)”。2.重算報(bào)表點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【表頁(yè)重算】，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)公式從賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù)，生成報(bào)表數(shù)據(jù)（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表）。3.報(bào)表輸出與保存點(diǎn)擊【文件】-【保存】，選擇存儲(chǔ)路徑并命名（如“資產(chǎn)負(fù)債表.rep”）；如需導(dǎo)出為Excel，點(diǎn)擊【文件】-【導(dǎo)出】，選擇Excel格式保存。五、固定資產(chǎn)管理模塊操作（一）固定資產(chǎn)初始化1.資產(chǎn)類(lèi)別設(shè)置進(jìn)入【業(yè)務(wù)工作】-【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【固定資產(chǎn)】-【設(shè)置】-【資產(chǎn)類(lèi)別】，點(diǎn)擊“增加”，設(shè)置類(lèi)別編碼、名稱、計(jì)提屬性（如“正常計(jì)提”）、折舊方法（如“平均年限法”）等。2.原始卡片錄入進(jìn)入【固定資產(chǎn)】-【卡片】-【錄入原始卡片】，選擇資產(chǎn)類(lèi)別，輸入資產(chǎn)編號(hào)、名稱、入賬日期、原值、累計(jì)折舊、使用部門(mén)、使用狀況等信息，點(diǎn)擊“保存”。（二）固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)1.資產(chǎn)增加/減少資產(chǎn)增加：進(jìn)入【卡片】-【資產(chǎn)增加】，選擇類(lèi)別，錄入新增資產(chǎn)信息（如購(gòu)入設(shè)備），生成記賬憑證（【處理】-【批量制單】）。資產(chǎn)減少：進(jìn)入【卡片】-【資產(chǎn)減少】，選擇需減少的資產(chǎn)，填寫(xiě)減少方式（如“報(bào)廢”），生成記賬憑證。2.資產(chǎn)變動(dòng)進(jìn)入【卡片】-【變動(dòng)單】，選擇變動(dòng)類(lèi)型（如“原值增加”“部門(mén)轉(zhuǎn)移”），選擇資產(chǎn)，輸入變動(dòng)金額或信息，生成記賬憑證。3.折舊計(jì)提與對(duì)賬折舊計(jì)提：進(jìn)入【處理】-【計(jì)提本月折舊】，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算折舊，生成折舊分配表。對(duì)賬：進(jìn)入【處理】-【對(duì)賬】，系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)固定資產(chǎn)模塊與總賬模塊的原值、折舊數(shù)據(jù)是否一致。六、薪資管理模塊操作（一）薪資基礎(chǔ)設(shè)置1.工資類(lèi)別建立進(jìn)入【業(yè)務(wù)工作】-【人力資源】-【薪資管理】，點(diǎn)擊“新建工資類(lèi)別”，輸入類(lèi)別名稱（如“在職員工工資”），選擇部門(mén)范圍（如“全選”）。2.人員檔案設(shè)置進(jìn)入【設(shè)置】-【人員檔案】，點(diǎn)擊“增加”，錄入員工編號(hào)、姓名、部門(mén)、銀行賬號(hào)等信息，勾選“是否計(jì)稅”“是否中方人員”等選項(xiàng)。3.工資項(xiàng)目與公式設(shè)置工資項(xiàng)目：進(jìn)入【設(shè)置】-【工資項(xiàng)目設(shè)置】，點(diǎn)擊“增加”，輸入項(xiàng)目名稱（如“基本工資”“績(jī)效工資”“代扣個(gè)稅”）、類(lèi)型（如“數(shù)字”）、長(zhǎng)度、小數(shù)位。計(jì)算公式：在“公式設(shè)置”頁(yè)簽，選擇工資項(xiàng)目（如“應(yīng)發(fā)合計(jì)”），輸入公式（如“基本工資+績(jī)效工資”），點(diǎn)擊“公式確認(rèn)”。（二）薪資業(yè)務(wù)處理1.工資錄入與計(jì)算進(jìn)入【業(yè)務(wù)處理】-【工資變動(dòng)】，錄入員工工資數(shù)據(jù)（如基本工資、績(jī)效工資），點(diǎn)擊“計(jì)算”，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算應(yīng)發(fā)合計(jì)、代扣個(gè)稅等項(xiàng)目。2.個(gè)人所得稅計(jì)算進(jìn)入【業(yè)務(wù)處理】-【扣繳所得稅】，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)“工資項(xiàng)目設(shè)置”中的“代扣個(gè)稅”項(xiàng)目，按個(gè)稅稅率表計(jì)算稅額，可調(diào)整稅率表（【設(shè)置】-【選項(xiàng)】-【扣稅設(shè)置】）。3.工資分?jǐn)偱c憑證生成進(jìn)入【業(yè)務(wù)處理】-【工資分?jǐn)偂?，選擇分?jǐn)傤?lèi)型（如“應(yīng)付工資”“應(yīng)付福利費(fèi)”）、部門(mén)、工資項(xiàng)目，點(diǎn)擊“確定”生成分?jǐn)偙?，點(diǎn)擊“制單”生成記賬憑證。七、期末處理與結(jié)賬（一）期末轉(zhuǎn)賬定義與生成1.自定義轉(zhuǎn)賬進(jìn)入【總賬】-【期末】-【轉(zhuǎn)賬定義】-【自定義轉(zhuǎn)賬】，點(diǎn)擊“增加”，輸入轉(zhuǎn)賬序號(hào)、說(shuō)明、憑證類(lèi)別，設(shè)置轉(zhuǎn)賬分錄（如“借：管理費(fèi)用-折舊費(fèi)貸：累計(jì)折舊”，公式為“QM("1602",月)”）。2.期間損益結(jié)轉(zhuǎn)進(jìn)入【轉(zhuǎn)賬定義】-【期間損益】，選擇本年利潤(rùn)科目（如“4103”），點(diǎn)擊“確定”；再進(jìn)入【轉(zhuǎn)賬生成】-【期間損益結(jié)轉(zhuǎn)】，選擇“全選”，點(diǎn)擊“生成”，系統(tǒng)自動(dòng)生成損益類(lèi)科目結(jié)轉(zhuǎn)憑證。3.匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)（如有外幣核算）進(jìn)入【轉(zhuǎn)賬定義】-【匯兌損益】，選擇外幣科目，設(shè)置匯兌損益入賬科目（如“6603”）；再進(jìn)入【轉(zhuǎn)賬生成】-【匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)】，生成匯兌損益憑證。（二）對(duì)賬與結(jié)賬1.對(duì)賬進(jìn)入【總賬】-【期末】-【對(duì)賬】，選擇對(duì)賬科目范圍，點(diǎn)擊“對(duì)賬”，系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬的余額是否一致。2.結(jié)賬模塊結(jié)賬順序：固定資產(chǎn)、薪資管理等模塊需先結(jié)賬，再結(jié)總賬?？傎~結(jié)賬：進(jìn)入【期末】-【結(jié)賬】，選擇結(jié)賬月份，點(diǎn)擊“下一步”，系統(tǒng)檢查憑證是否全部記賬、對(duì)賬是否平衡，無(wú)問(wèn)題則點(diǎn)擊“結(jié)賬”。3.反結(jié)賬（實(shí)訓(xùn)或糾錯(cuò)用）在結(jié)賬界面，選擇已結(jié)賬的月份，按“Ctrl+Shift+F6”（用友U8），輸入賬套主管密碼，取消結(jié)賬。八、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)（一）數(shù)據(jù)備份以admin登錄“系統(tǒng)管理”，點(diǎn)擊【賬套】-【備份】，選擇需備份的賬套和年度，點(diǎn)擊“確認(rèn)”，系統(tǒng)自動(dòng)壓縮并保存賬套數(shù)據(jù)到指定路徑（建議定期備份，如每月末）。（二）數(shù)據(jù)恢復(fù)以admin登錄“系統(tǒng)管理”，點(diǎn)擊【賬套】-【引入】，選擇備份的賬套文件（如“UFDATA.BAK”），按提示操作，系統(tǒng)恢復(fù)賬套數(shù)據(jù)（恢復(fù)后需重新設(shè)置操作員權(quán)限）。九、常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法1.憑證錄入時(shí)科目無(wú)法選擇原因：科目未指定為“現(xiàn)金科目”“銀行科目”（如填制收款憑證時(shí)），或科目被封存。解決：進(jìn)入【基礎(chǔ)檔案】-【會(huì)計(jì)科目】，指定科目（【編輯】-【指定科目】），或取消科目封存（【編輯】-【修改】-取消“封存”）。