PAGE食品公司科技檔案制度一、總則（一）目的為加強公司科技檔案管理，充分發(fā)揮科技檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等各項活動中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學技術(shù)檔案工作條例》及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門在科技研發(fā)、生產(chǎn)工藝改進、設(shè)備引進與管理、質(zhì)量控制等科技活動中形成的各類檔案的管理。（三）定義1.科技檔案：指公司在從事科學研究、技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)、工程建設(shè)、設(shè)備管理等科技活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的科技文件材料按照規(guī)定的程序和要求，移交至檔案部門集中管理的過程。3.檔案保管期限：分為永久、長期和短期。永久保存的科技檔案是對公司具有長遠利用價值的重要文件；長期保管期限為1650年；短期保管期限為15年以下。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司科技檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司科技檔案，對各部門科技檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。3.負責科技檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等日常工作。4.建立科技檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對科技檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀和移交。（二）各部門職責1.負責本部門科技文件材料的形成、積累和整理工作，并按照歸檔要求及時移交檔案管理部門。2.設(shè)立兼職檔案員，負責本部門科技檔案工作的具體實施，配合檔案管理部門完成檔案管理相關(guān)工作。3.嚴格執(zhí)行公司科技檔案管理制度，確保本部門科技文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。三、科技檔案的形成與收集（一）科技文件材料的形成1.公司各部門在科技活動中產(chǎn)生的文件材料，必須由承辦部門或個人負責及時整理，確保字跡清晰、圖表準確、簽字手續(xù)完備。2.科技文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等易褪色的書寫材料。（二）科技文件材料的收集范圍1.科研項目檔案科研項目立項申請書、可行性研究報告、項目計劃任務(wù)書等?？蒲许椖垦芯窟^程中形成的實驗記錄、研究報告、技術(shù)總結(jié)、學術(shù)論文、專利申請文件等?？蒲许椖砍晒b定材料、獲獎證書、推廣應(yīng)用證明等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品設(shè)計任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計文件、工藝文件、工裝設(shè)計文件等。產(chǎn)品試制過程中的測試報告、檢驗記錄、質(zhì)量分析報告等。產(chǎn)品定型文件、產(chǎn)品標準、產(chǎn)品說明書、用戶手冊等。3.生產(chǎn)工藝檔案生產(chǎn)工藝流程文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導書等。工藝驗證報告、工藝改進記錄、工藝事故分析報告等。4.設(shè)備檔案設(shè)備購置合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備開箱驗收記錄等。設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。設(shè)備改造、更新記錄，設(shè)備報廢申請及審批文件等。5.質(zhì)量控制檔案質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量計劃、質(zhì)量標準等。原材料檢驗報告、半成品檢驗記錄、成品檢驗報告等。質(zhì)量事故分析報告、質(zhì)量改進措施及效果驗證記錄等。（三）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的科技文件材料進行收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對于跨部門的科技項目，由項目負責人協(xié)調(diào)相關(guān)部門，明確文件材料的收集責任，確保項目文件材料的及時收集。3.科技活動結(jié)束后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的科技文件材料移交檔案管理部門。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用，按照科技檔案的類別、項目、時間等進行分類整理。（二）整理方法1.分類按照科技檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為科研項目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、生產(chǎn)工藝檔案、設(shè)備檔案、質(zhì)量控制檔案等大類。每大類下再根據(jù)具體情況細分小類，如科研項目檔案可分為基礎(chǔ)研究項目檔案、應(yīng)用研究項目檔案、開發(fā)研究項目檔案等。2.編號為便于管理和檢索，對每一份科技檔案給予唯一的編號。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、項目、年度等信息。例如，科研項目檔案編號格式為：KY[項目類別代碼][項目編號][年份]，其中“KY”表示科研項目檔案，“[項目類別代碼]”根據(jù)項目具體類別填寫相應(yīng)代碼，“[項目編號]”為項目立項時的編號，“[年份]”為項目歸檔年份。3.編目編制科技檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。對每份檔案編寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的科技文件材料進行初步裝訂，并填寫《科技檔案歸檔清單》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.將《科技檔案歸檔清單》及檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門按照歸檔要求進行審核驗收。3.審核驗收合格后，檔案管理部門在《科技檔案歸檔清單》上簽字確認，并將檔案正式歸檔入庫。五、科技檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔衛(wèi)生。3.安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和管理。2.同一項目的檔案應(yīng)集中存放，不同項目的檔案之間應(yīng)保持一定的間隔，避免混淆。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限劃分1.永久保管公司重大科研項目成果檔案，如獲得國家級獎項的科研項目檔案。公司核心技術(shù)、關(guān)鍵工藝檔案，對公司生產(chǎn)經(jīng)營具有長期重要影響的檔案。公司發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策等重要文件檔案。2.長期保管一般科研項目檔案，具有一定技術(shù)價值和參考意義的檔案。產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的重要文件檔案，產(chǎn)品生產(chǎn)工藝改進檔案等。設(shè)備檔案中，重要設(shè)備的檔案資料，保管期限為1650年。3.短期保管一般性的科技文件材料，如臨時性科研任務(wù)的文件、短期產(chǎn)品質(zhì)量檢驗記錄等。設(shè)備檔案中，一般性設(shè)備的檔案資料，保管期限為15年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對科技檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成《科技檔案清查報告》，報告內(nèi)容包括檔案清查的基本情況、存在問題及處理意見等。六、科技檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進行審批，批準后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)責任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱科技檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，保持查閱環(huán)境的安靜和整潔。2.查閱一般性科技檔案，經(jīng)檔案管理部門同意后，可直接查閱。查閱重要、機密檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。3.查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并使用統(tǒng)一的摘錄紙進行摘錄。摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處，不得擅自擴大摘錄范圍。（三）復制規(guī)定1.因工作需要復制科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案復制申請表》，注明復制檔案名稱、編號、復制內(nèi)容、復制用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進行審批，批準后方可復制。3.復制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)定的復制設(shè)備和方法，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的“復制章”，并注明復制日期、份數(shù)等信息。4.復制后的檔案由檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定進行管理，如需發(fā)放給其他部門或人員，應(yīng)辦理相應(yīng)的發(fā)放手續(xù)。七、科技檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的科技檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.將公司重要的科技檔案進行數(shù)字化處理，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便公司內(nèi)部人員快速查詢和利用。（二）電子檔案管理1.對歸檔的科技檔案進行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類、編號、編目等管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應(yīng)制定電子檔案數(shù)據(jù)恢復應(yīng)急預案，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，根據(jù)檔案的密級設(shè)置不同的訪問級別，確保電子檔案信息安全。（三）信息化系統(tǒng)維護1.定期對科技檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.對系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題及時進行處理，保障系統(tǒng)的正常運行。3.加強對檔案管理人員的信息化技能培訓，提高其操作水平和業(yè)務(wù)能力。八、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對科技檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.根據(jù)科技檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組負責對科技檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、技術(shù)價值、利用情況等。2.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見，評估檔案對公司當前及未來工作的參考價值。3.參考國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限和存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的科技檔