PAGE私企行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本私企行政檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本私企各部門在行政管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：行政檔案由公司行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映行政管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司行政檔案，包括文件、資料、合同、會(huì)議記錄等各類檔案。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政管理活動(dòng)中形成檔案的收集、整理，并定期移交行政部門歸檔。2.協(xié)助行政部門做好檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政管理文件，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司各類工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，如憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司的固定資產(chǎn)檔案，如設(shè)備清單、購置合同、維修記錄等。8.公司的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、資質(zhì)證明等。9.其他與公司行政管理活動(dòng)相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、固定資產(chǎn)管理類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和檢索。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門收集整理好的檔案，應(yīng)定期移交行政部門歸檔。2.行政部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的安全和完整。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄露。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門查閱。2.行政部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，說明查閱或借閱的目的、范圍和時(shí)間等信息。2.公司行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可安排查閱或借閱。3.外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并遵守公司的檔案管理制度。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.行政部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由行政部門負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員和相關(guān)部門人員參加。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見等信息。（二）銷毀程序1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照鑒定報(bào)告進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱和數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的行政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.在檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全和保密。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等方面。