PAGE檔案管理制度范本機關(guān)一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分級負責原則。各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受機關(guān)檔案管理部門的監(jiān)督和指導。3.維護檔案的真實性、完整性和安全性原則。任何部門和個人不得擅自篡改、銷毀檔案。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立機關(guān)檔案管理部門，負責機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和檔案的集中管理等工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀機關(guān)各類檔案。3.編制檔案檢索工具，開發(fā)利用檔案信息資源，為機關(guān)工作提供檔案服務(wù)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識。5.對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，指導各部門做好檔案管理工作。（二）各部門檔案管理人員各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，并按照歸檔要求進行整理。2.妥善保管本部門的檔案，確保檔案的安全和完整。3.定期向機關(guān)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極配合機關(guān)檔案管理部門開展檔案利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.本機關(guān)與其他單位往來的文件、函件、協(xié)議書等。4.本機關(guān)工作人員在工作中形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行認真核對，確保文件的真實性和準確性。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。按照文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類整理。2.分類應(yīng)科學合理，便于查找和利用。一般可采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。3.每份文件應(yīng)進行編號，并編制相應(yīng)的目錄。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度將文件材料進行分類。在每一年度內(nèi)，按機構(gòu)（問題）將文件材料進一步細分。根據(jù)文件的保管期限，將文件分為永久、長期、短期三類。對每份文件進行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一。編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.科技檔案整理按照項目進行分類，一個項目的文件材料集中整理在一起。對項目文件進行編號，編號應(yīng)反映項目的類別、階段等信息。編制項目文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、題名、日期、責任者等內(nèi)容。3.會計檔案整理按照會計年度將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等進行分類。對會計憑證進行裝訂，每本憑證應(yīng)編號，并編制憑證目錄。對會計賬簿、財務(wù)報告等進行編號，并編制相應(yīng)的目錄。四、檔案的保管（一）保管場所1.機關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并做好標識。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。（三）檔案保密措施1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格履行保密職責，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱涉密檔案應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自帶出。4.對檔案庫房應(yīng)加強安全管理，限制無關(guān)人員進入。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)檔案的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由機關(guān)檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報機關(guān)負責人批準。2.編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時登記，并將銷毀清冊永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.查閱檔案應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，不得擅自查閱、摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱手續(xù)1.機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.將《檔案查閱申請表》提交給機關(guān)檔案管理部門，檔案管理部門審核后，安排專人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包含查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等內(nèi)容。（三）借閱手續(xù)1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)提前向機關(guān)檔案管理部門提出申請，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位、借閱人姓名、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并提供單位介紹信或有效身份證明。2.機關(guān)檔案管理部門對借閱申請進行審核，報機關(guān)負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及歸還時間、保密要求等事項。4.借閱人應(yīng)按照協(xié)議要求妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人聯(lián)系處理。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.機關(guān)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送機關(guān)負責人和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的應(yīng)歸檔檔案整理完畢，并向機關(guān)檔案管理部門移交。2.機關(guān)檔案管理部門對接收的檔案進行檢查、核對，符合要求的予以接收，并辦理移交手續(xù)。3.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，