PAGE高校工會檔案管理制度一、總則（一）目的高校工會檔案是工會工作的重要組成部分，是反映工會組織活動、維護教職工權益、推動學校民主管理等工作的真實記錄。為加強高校工會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校工會委員會及下屬各部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則高校工會檔案由工會綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映工會工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集工會工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對涉及教職工個人隱私、學校機密等內(nèi)容的檔案，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以工會主席為組長，副主席為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組。負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工會檔案管理工作，審定檔案管理工作計劃、規(guī)章制度，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合辦公室工會綜合辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等日常工作。其職責包括：1.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.負責接收、登記、整理各類檔案，編制檔案目錄和檢索工具。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密。4.按照規(guī)定為教職工和有關部門提供檔案查閱服務，辦理檔案借閱、復印等手續(xù)。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.對下屬各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（三）各部門各部門負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔，并定期移交綜合辦公室。指定專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。三、檔案的分類與編號（一）分類高校工會檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類包括工會組織建設、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類涵蓋工會工作計劃、總結(jié)、會議記錄、工作制度、請示報告、統(tǒng)計報表等。3.教職工權益維護類涉及教職工勞動權益、福利待遇、民主管理等方面的檔案，如教職工代表大會材料、提案處理結(jié)果、維權工作記錄等。4.活動組織類包含工會組織的各類文體活動、教育培訓、節(jié)日慶祝等活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等資料。5.財務資產(chǎn)類有關工會經(jīng)費收支、預算決算、固定資產(chǎn)管理等方面的文件憑證。6.聲像電子類以照片、錄音、錄像、電子文檔等形式存在的反映工會工作的資料。（二）編號對每類檔案進行編號，編號采用“大類代碼小類代碼流水號”的方式。例如：黨群工作類（DQ）組織建設（ZJ）001。大類代碼采用兩位大寫字母表示，小類代碼根據(jù)具體分類情況采用兩位大寫字母或數(shù)字表示，流水號為三位數(shù)字。編號應保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門工作中產(chǎn)生的各類文件材料。2.對于重要活動、會議等形成的文件材料，應在活動結(jié)束或會議召開后及時收集齊全，確保檔案的完整性。3.教職工個人提交的與工會工作相關的材料，如提案、建議等，由相關部門負責收集整理。4.綜合辦公室定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作按時完成。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應保持其完整性，對破損、褪色的文件材料進行修復或復制，確保字跡清晰、圖像完整。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.按照文件材料的形成時間順序或重要程度進行排列，同一事由的文件應集中在一起。5.編制檔案頁碼，標注在文件材料首頁的右上角或右下角，空白頁不編號。6.填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容，目錄應清晰準確，便于查閱。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的檔案應定期移交綜合辦公室，移交時填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合辦公室對接收的檔案進行再次審核和整理，符合歸檔要求的檔案及時歸檔入庫。3.歸檔后的檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和管理。（二）保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取補救措施。4.對電子檔案應進行備份存儲，采用多種存儲介質(zhì)，如光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本校工會會員因工作需要查閱本人相關檔案的，可直接向綜合辦公室提出申請，經(jīng)批準后查閱。2.本校各部門因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門負責人簽字、工會主席審批后，方可查閱。3.外單位因工作需要查閱本校工會檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)工會主席批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，在綜合辦公室指定地點查閱。查閱內(nèi)容涉及學校機密或教職工個人隱私的，不予提供。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交給綜合辦公室。2.綜合辦公室對申請表進行審核，符合查閱條件的，確定查閱檔案的范圍和地點，并通知檔案管理人員準備檔案。3.查閱人員在檔案管理人員的陪同下，在指定地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用反饋鼓勵檔案利用者對檔案的利用效果進行反饋，綜合辦公室應及時收集整理利用者的意見和建議，不斷改進檔案管理工作，提高檔案服務質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。2.成立檔案鑒定小組，由工會主席擔任組長，綜合辦公室負責人、檔案管理人員及相關部門代表為成員。鑒定小組按照檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，全面分析檔案的保存價值，準確判定保管期限。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準后進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。銷毀清冊一式兩份，一份留存，一份報工會主席審批。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告工會主席。八、檔案信息化管理（一）建設目標逐步實現(xiàn)高校工會檔案的信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲。（二）數(shù)據(jù)錄入對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫。錄入過程中應確保數(shù)據(jù)準確、完整，與紙質(zhì)檔案一致。（三）系統(tǒng)維護定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。加強數(shù)據(jù)安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）備份與恢復建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)和地點。制定數(shù)據(jù)恢復預案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督工會綜合辦公室定期對各部門檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容