PAGE綠化養(yǎng)護檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司綠化養(yǎng)護工作的規(guī)范化管理，確保綠化養(yǎng)護工作的質(zhì)量和效果，有效記錄綠化養(yǎng)護工作的全過程，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所負責的各類綠化區(qū)域，包括但不限于辦公區(qū)域綠化、園區(qū)綠化、公共綠地等綠化養(yǎng)護工作的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應(yīng)如實反映綠化養(yǎng)護工作的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋綠化養(yǎng)護工作的各個環(huán)節(jié)，包括養(yǎng)護計劃、實施過程、檢查記錄、病蟲害防治等，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、存儲等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，便于查閱和管理。4.保密性原則：對于涉及公司機密或敏感信息的綠化養(yǎng)護檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責綠化養(yǎng)護檔案的集中管理和維護。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。（二）綠化養(yǎng)護部門綠化養(yǎng)護部門負責本部門綠化養(yǎng)護檔案的日常收集、整理和初步審核工作，并及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。同時，綠化養(yǎng)護部門應(yīng)指定專人負責與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的順利進行。（三）相關(guān)人員職責1.綠化養(yǎng)護人員：負責在日常工作中及時記錄綠化養(yǎng)護工作的各項信息，包括養(yǎng)護操作、植物生長狀況、病蟲害發(fā)生情況等，并將記錄資料定期提交給部門負責人。2.部門負責人：對本部門提交的綠化養(yǎng)護檔案資料進行審核，確保資料的準確性和完整性，并督促相關(guān)人員及時整理和移交檔案。3.檔案管理人員：嚴格按照檔案管理制度對綠化養(yǎng)護檔案進行管理，確保檔案的安全存儲和有效利用。負責檔案的分類、編號、裝訂、上架等工作，并為查閱檔案的人員提供必要的服務(wù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類綠化養(yǎng)護檔案分為以下幾類：1.養(yǎng)護計劃類：包括年度綠化養(yǎng)護計劃、月度養(yǎng)護計劃、專項養(yǎng)護計劃等。2.養(yǎng)護作業(yè)類：記錄綠化養(yǎng)護工作的具體操作過程，如澆水記錄、施肥記錄、修剪記錄、病蟲害防治記錄等。3.植物信息類：包含綠化區(qū)域內(nèi)各類植物的詳細信息，如植物品種、數(shù)量、種植時間、生長狀況等。4.檢查考核類：有關(guān)綠化養(yǎng)護工作的檢查記錄、考核結(jié)果等資料。5.其他類：如綠化養(yǎng)護工作中涉及的合同協(xié)議、技術(shù)資料、培訓記錄等其他相關(guān)文件。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“Y”表示養(yǎng)護計劃類，“Z”表示養(yǎng)護作業(yè)類，“W”表示植物信息類，“J”表示檢查考核類，“Q”表示其他類。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如，2023年的第一份養(yǎng)護計劃檔案編號為“2023Y001”，2023年的第五份植物信息檔案編號為“2023W005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.綠化養(yǎng)護人員應(yīng)在日常工作中及時收集各類與綠化養(yǎng)護工作相關(guān)的資料，確保資料的及時性和完整性。2.對于重要的文件、記錄等，應(yīng)采用原件收集的方式；對于無法收集原件的，可收集復印件，并確保復印件與原件內(nèi)容一致，且有相關(guān)人員的簽字確認。3.部門負責人應(yīng)定期對本部門的檔案資料進行檢查和督促，確保各類檔案資料按時收集齊全。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)對收集到的綠化養(yǎng)護檔案進行及時整理，按照檔案分類和編號規(guī)則進行分類存放。2.每份檔案應(yīng)進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂厚度不宜過厚，以方便查閱為宜。3.對于每份檔案，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案的內(nèi)容和頁碼，便于快速查找。檔案目錄應(yīng)放在檔案首頁。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.綠化養(yǎng)護部門整理好的檔案，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、移交日期等信息，并由部門負責人簽字確認。2.檔案管理部門收到移交清單后，對檔案進行核對和驗收。如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時通知綠化養(yǎng)護部門補充或更正。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案按照分類和編號順序進行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。（二）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.檔案應(yīng)按照類別和編號順序上架存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)在檔案架上標明檔案類別和編號范圍。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并分別存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限綠化養(yǎng)護檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，具體如下：1.養(yǎng)護計劃類：年度養(yǎng)護計劃保管期限為5年，月度養(yǎng)護計劃保管期限為3年，專項養(yǎng)護計劃保管期限根據(jù)實際情況確定，但不少于3年。2.養(yǎng)護作業(yè)類：澆水記錄、施肥記錄、修剪記錄等日常養(yǎng)護作業(yè)記錄保管期限為3年；病蟲害防治記錄等重要記錄保管期限為5年。3.植物信息類：長期保管，以便隨時查閱植物的生長歷史和相關(guān)信息。4.檢查考核類：檢查記錄和考核結(jié)果保管期限為5年。5.其他類：合同協(xié)議、技術(shù)資料等保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和合同約定確定，但不少于5年；培訓記錄等保管期限為3年。（四）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀清單，詳細注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀申請經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由參與銷毀的人員簽字確認。3.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段進行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱綠化養(yǎng)護檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或敏感信息的綠化養(yǎng)護檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應(yīng)另行填寫檔案復制申請表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門負責復制，并進行登記。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱綠化養(yǎng)護檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容，如需摘抄或復制，應(yīng)經(jīng)公司同意，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供綠化養(yǎng)護檔案的查閱服務(wù)，支持公司的各項工作開展。如根據(jù)養(yǎng)護計劃類檔案為綠化養(yǎng)護工作提供指導，依據(jù)植物信息類檔案進行植物養(yǎng)護管理決策等。2.對于公司開展的綠化養(yǎng)護項目評估、總結(jié)等工作，檔案管理部門應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門查閱和整理檔案資料，提供必要的數(shù)據(jù)支持和歷史記錄，為項目評估和總結(jié)提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)公司應(yīng)建立綠化養(yǎng)護電子檔案系統(tǒng)，將各類綠化養(yǎng)護檔案進行電子化管理。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便檔案的管理和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入電子檔案系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。錄入過程中應(yīng)認真核對數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準確性。2.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，包括檔案的分類調(diào)整、編號變更、內(nèi)容修改等。同時，應(yīng)做好電子檔案系統(tǒng)的安全防護工作，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)在電子檔案系統(tǒng)中，應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系，通過檔案編號等方式進行對應(yīng)，方便查閱和管理。同時，應(yīng)定期對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行核對，確保兩者的一致性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對綠化養(yǎng)護檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.檔案管理部門應(yīng)定期對綠化養(yǎng)護部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，檢查檔案資料的完整性和準確性，督促綠化養(yǎng)護部門及時整理和移交檔案。（二）考核辦法1.將綠化養(yǎng)護檔案管理工作納入公司對綠化養(yǎng)護部門的績效考核體系，制定具體的考核指標和評分標準?？己酥笜税n案資料的完整性、準確性、及時性，檔案管理的規(guī)范性，檔案查閱和利用的效率等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對綠化養(yǎng)護部門和相關(guān)人員進行獎懲。對于檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部