PAGE規(guī)范檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案室，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、編目、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案存放有序，便于查找和利用。負責(zé)檔案的安全保管，做好防火防潮防蟲防盜等工作；定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的完整性和安全性。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀工作。5.負責(zé)為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并對利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.開展檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確，并按時移交檔案室。2.明確本部門檔案管理的兼職人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常組織和協(xié)調(diào)，配合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴格遵守公司/組織檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案室提出檔案查閱、借閱等申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、上架、保管、查閱、借閱登記等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.做好檔案的安全保密工作，嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極參與檔案信息化建設(shè)工作，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。6.協(xié)助各部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議、合同、協(xié)議等。2.科技檔案涵蓋科研項目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案包含員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等方面的檔案材料。4.財務(wù)檔案涉及會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)決算等檔案資料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類型，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案類別，如市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、生產(chǎn)管理檔案等。（二）檔案編號1.采用層次分類編號法，對各類檔案進行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.文書檔案編號格式為：[年度][保管期限][流水號]。例如：[2023]永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。3.科技檔案編號格式根據(jù)不同類型的科技檔案特點制定，如工程建設(shè)檔案編號可采用項目代碼階段代碼檔案類別代碼流水號的形式。4.人事檔案編號按照員工個人編號進行，確保一人一檔，編號唯一。5.財務(wù)檔案編號可結(jié)合會計年度、檔案類別等因素進行編制，便于查詢和統(tǒng)計。6.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進行分類編制，保持編號的連貫性和邏輯性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、委托書等文件。3.員工個人在工作中產(chǎn)生的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的重要材料，如工作成果報告、技術(shù)資料、培訓(xùn)記錄等。4.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、通知、指示等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案收集應(yīng)做到真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。對于電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件或進行電子文件的備份存儲。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理，確保同一類別的檔案集中存放。3.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，詳細記錄檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案整理按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件集中在一起。對文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。編寫卷內(nèi)備考表，記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況及其他需要說明的事項。按照檔案編號規(guī)則，對整理好的文書檔案進行編號，并裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。2.科技檔案整理根據(jù)科技項目的研究、設(shè)計、施工、調(diào)試等階段，對科技檔案進行分類整理。對每個階段形成的文件材料進行編號、編目，建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫。繪制科技項目相關(guān)的圖紙、圖表等，確保其清晰、準確，并與文字材料相互對應(yīng)。按照檔案保管要求，對科技檔案進行裝訂、裝盒，并做好標(biāo)識。3.人事檔案整理按照人事檔案管理規(guī)定，對員工個人檔案材料進行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、任免材料、獎懲材料等。對每份檔案材料進行編號、編目，建立人事檔案信息庫。將整理好的人事檔案材料裝入檔案袋，填寫檔案袋封面的相關(guān)信息，并按照規(guī)定進行裝訂成冊。4.財務(wù)檔案整理按照會計核算的要求，對財務(wù)檔案進行分類整理，包括會計憑證、賬簿、報表等。對會計憑證進行裝訂，填寫憑證封面和封底的相關(guān)信息，包括年度、月份、憑證種類、起止號碼、冊數(shù)等。對賬簿進行整理，編制賬簿目錄，記錄賬簿的名稱、啟用日期、截止日期、頁數(shù)等信息。對財務(wù)報表進行分類整理，按照年度、季度、月度順序排列，并編制報表目錄。將整理好的財務(wù)檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范。對業(yè)務(wù)活動中形成的文件、合同、報表、記錄等進行分類整理，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。對每份業(yè)務(wù)檔案進行編號、編目，建立業(yè)務(wù)檔案索引。將整理好的業(yè)務(wù)檔案按照編號順序裝入檔案盒或文件夾，并做好標(biāo)識。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個月內(nèi)將相關(guān)檔案材料整理歸檔。4.財務(wù)檔案應(yīng)按會計年度進行歸檔，在次年上半年完成整理歸檔工作。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案形成時間，及時進行歸檔，原則上不得超過業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的一個月。（二）歸檔程序1.部門初審各部門兼職檔案管理人員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。審核無誤后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案室。2.檔案室驗收檔案室收到各部門移交的檔案后，按照檔案管理要求進行驗收。對驗收合格的檔案，辦理接收手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案入庫保管；對驗收不合格的檔案，退回原部門重新整理，直至符合要求為止。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。檔案架應(yīng)牢固、整齊，檔案盒應(yīng)標(biāo)識清晰。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級報告。5.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的鑒定程序進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。對確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可向檔案室提出申請。查閱一般檔案，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后即可查閱；查閱重要檔案或涉及機密、商業(yè)秘密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織法定代表人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱申請查閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并簽字確認。申請表經(jīng)批準后，提交檔案室。2.查閱登記檔案室根據(jù)查閱申請表，對查閱人員的身份、查閱內(nèi)容、查閱期限等進行登記，并發(fā)放《檔案查閱證》。查閱人員憑查閱證進入檔案室查閱檔案。3.查閱服務(wù)檔案室工作人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供必要的檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱歸還查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在檔案查閱登記冊上簽字確認。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，可向檔案室提出申請。借閱一般檔案，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后即可借閱；借閱重要檔案或涉及機密、商業(yè)秘密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.外部單位或個人原則上不得借閱公司/組織檔案，如有特殊情況需要借閱，必須經(jīng)公司/組織法定代表人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱申請借閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并簽字確認。申請表經(jīng)批準后，提交檔案室。2.借閱登記檔案室根據(jù)借閱申請表，對借閱人員的身份、借閱內(nèi)容、借閱期限等進行登記，并發(fā)放《檔案借閱證》。借閱人員憑借閱證領(lǐng)取檔案。3.借閱服務(wù)檔案室工作人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，為借閱人員提供必要的檔案借閱服務(wù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.借閱歸還借閱人員借閱期滿后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在檔案借閱登記冊上簽字確認。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定工作小組負責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準和程序，對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準1.文書檔案鑒定標(biāo)準根據(jù)文件的重要性、時效性、完整性等因素，綜合判斷文件是否具有保存價值。重要文件、反映公司/組織重大活動和決策的文件、具有歷史研究價值的文件等應(yīng)永久保存；一般性文件、時效性較短的文件等可根據(jù)實際情況確定保管期限。2.科技檔案鑒定標(biāo)準依據(jù)科技項目的重要性、創(chuàng)新性、實用性等，對科技檔案進行鑒定。涉及公司/組織核心技術(shù)、重大科研成果、關(guān)鍵工程建設(shè)等方面的檔案應(yīng)永久保存；一般性科技項目檔案可根據(jù)項目結(jié)束后的一定期限進行保存。3.人事檔案鑒定標(biāo)準按照人事檔案管理規(guī)定，對人事檔案進行鑒定。反映員工個人基本信息、重要工作經(jīng)歷、考核獎懲等方面的檔案應(yīng)長期保存；一般性人事檔案材料可根據(jù)實際情況確定保管期限。4.財務(wù)檔案鑒定標(biāo)準根據(jù)財務(wù)檔案管理要求，對財務(wù)檔案進行鑒定。會計憑證、賬簿、報表等重要財務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行保存；一般性財務(wù)文件可根據(jù)實際情況確定保管期限。5.業(yè)務(wù)檔案鑒定標(biāo)準結(jié)合不同業(yè)務(wù)類型的特點，對業(yè)務(wù)檔案進行鑒定。涉及公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、重要客戶信息、核心業(yè)務(wù)流程等方面的檔