PAGE醫(yī)院檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。5.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類(lèi)，定期向檔案室移交。2.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供本科室檔案利用需求信息。3.指導(dǎo)本科室工作人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。（三）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，保障檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等條件。2.監(jiān)督、檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)院行政管理文件，包括醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)文件，如病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)程、科研項(xiàng)目資料等。3.人事檔案，包括職工履歷表、工資檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.基建檔案，涵蓋醫(yī)院新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。6.設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、維修記錄、報(bào)廢憑證等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如醫(yī)院榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料、外事活動(dòng)文件等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保數(shù)據(jù)的一致性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，編制歸檔文件目錄。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的索引。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)。5.基建檔案：按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類(lèi)，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，分別整理歸檔。6.設(shè)備檔案：按照設(shè)備種類(lèi)和型號(hào)進(jìn)行整理，將設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等全過(guò)程的文件材料集中歸檔。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年一季度內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，新形成的檔案材料應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)整理立卷，在次年上半年移交檔案室歸檔。5.基建檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。6.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員對(duì)本科室整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由檔案室留存，一份由移交科室保存。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收歸檔。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映醫(yī)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：是反映醫(yī)院局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。2.各科室應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，準(zhǔn)確劃分保管期限，并在檔案整理過(guò)程中注明。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。3.采用科學(xué)的保管設(shè)備，如檔案密集架、防磁柜、溫濕度計(jì)等，確保檔案的安全保管。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)醫(yī)院發(fā)展原則：充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要，依法查閱、借閱醫(yī)院相關(guān)檔案。（三）利用程序1.醫(yī)院內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向醫(yī)院提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍和期限，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)，對(duì)檔案進(jìn)行查閱、檢索，為利用者提供所需檔案，并做好利用登記。5.利用者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和期限進(jìn)行，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。2.借閱檔案必須妥善保管，不得涂改、污損、拆散、丟失，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、抽換。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.綜合評(píng)估法：綜合考慮檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合醫(yī)院檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息