PAGE工商局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本工商局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在工商行政管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及其工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實、完整、準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實反映本局各項工作活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自篡改、偽造檔案資料。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率，為工商行政管理工作提供有力支持。4.安全保密原則。加強檔案安全防護措施，確保檔案實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長，各科室負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）辦公室辦公室作為本局檔案管理的職能部門，具體負責(zé)檔案管理工作的組織實施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)本局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案實體安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)應(yīng)明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并接受辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。具體職責(zé)如下：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對收集的文件材料進行分類、整理、裝訂，定期移交辦公室。3.妥善保管本部門的檔案，確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞。4.積極配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，為工商行政管理工作提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類政策文件、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.本局召開的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局辦理的各類行政許可、行政處罰、行政復(fù)議、行政應(yīng)訴等案件檔案。5.本局開展的各類專項工作、執(zhí)法檢查、調(diào)研活動等形成的文件材料。6.本局工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.本局固定資產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案等。8.其他與本局工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的文件材料，確保檔案的時效性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子檔案的真實性和完整性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序依次排列，進行裝訂、裝盒。2.業(yè)務(wù)檔案整理行政許可檔案按照申請、受理、審查、決定、送達等環(huán)節(jié)進行整理，一案一卷。行政處罰檔案按照立案、調(diào)查取證、審查、告知、聽證、決定、送達、執(zhí)行等程序進行整理，一案一卷。行政復(fù)議、行政應(yīng)訴檔案按照案件審理過程進行整理，一案一卷。專項工作、執(zhí)法檢查、調(diào)研活動等檔案根據(jù)工作開展情況進行分類整理，一卷或多卷。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對人事檔案進行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料等。對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄。將材料按照類別順序依次排列，進行裝訂、裝盒。4.會計檔案整理按照會計檔案管理辦法，對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等進行分類整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，填寫憑證封面和封底。會計賬簿應(yīng)按年度整理，加具封面和扉頁。財務(wù)報告應(yīng)按年度整理，裝訂成冊。將整理好的會計檔案按照類別順序依次排列，進行裝盒。四、檔案的保管與保護（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜、防潮防蟲的地點。2.庫房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存放的需要，并設(shè)置專門的檔案整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域。3.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案實體安全。（二）檔案保管要求1.按照檔案分類體系，將檔案分類存放于檔案密集架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案賬實相符。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。（三）檔案保護措施1.加強檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運行。3.對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、存儲介質(zhì)保護等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取保密措施，防止檔案信息泄露。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局保管的各類檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后交辦公室。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本局辦公室提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并加蓋單位公章。辦公室審核同意后，通知查閱單位辦理查閱手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)持有效證件到辦公室辦理查閱登記手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間等。4.查閱檔案應(yīng)在辦公室指定的查閱區(qū)域進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。2.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還辦公室，并辦理歸還登記手續(xù)。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在科室負責(zé)人和辦公室負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍。4.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成，負責(zé)對本局檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的保存價值。對保管期限已滿、確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。2.對涉及重要業(yè)務(wù)、歷史事件、人物等具有長期保存價值的檔案，應(yīng)進行重點鑒定，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對電子檔案的鑒定，應(yīng)結(jié)合電子檔案的特點和管理要求，對電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息等進行審查，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報同級國家綜合檔案館備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為工商行政管理工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對本局保存的各類紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案圖像。對掃描后的電子檔案圖像進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案檢索體系、權(quán)限管理體系、統(tǒng)計分析體系等功能模塊，方便檔案的查閱和利用，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等安全事故的發(fā)生。定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進行檔案管理工作。2.檔案