PAGE學(xué)校檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案資料的有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級、各班級以及全體教職工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，確保檔案資料的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案資料應(yīng)全面、完整地記錄學(xué)校各項工作的過程和結(jié)果，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案資料的日常管理工作。檔案管理部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案資料管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案資料的保管和維護(hù)，定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清點和修復(fù)，確保檔案資料的安全和完整。4.建立健全檔案資料檢索系統(tǒng)，編制檔案資料目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、查閱、復(fù)印等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案資料的合理使用。6.負(fù)責(zé)檔案資料的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案資料進(jìn)行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高學(xué)校教職工和學(xué)生的檔案意識和檔案管理水平。8.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案資料管理的工作任務(wù)。（二）各部門、各年級、各班級職責(zé)1.各部門、各年級、各班級應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本年級、本班級檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.負(fù)責(zé)將本部門、本年級、本班級在工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的各類檔案資料按照學(xué)校檔案管理部門的要求進(jìn)行分類整理，編制目錄清單，并定期移交學(xué)校檔案管理部門。3.在檔案資料的收集、整理過程中應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保檔案資料的質(zhì)量。4.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好檔案資料的查閱、借閱等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）教職工職責(zé)1.教職工應(yīng)認(rèn)真履行檔案資料管理的職責(zé)，在工作中及時、準(zhǔn)確地收集、整理和歸檔各類檔案資料。2.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案資料管理制度，妥善保管本人在工作中形成的檔案資料，不得擅自銷毀或丟失。3.按照規(guī)定程序辦理檔案資料的查閱、借閱手續(xù)，不得私自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人或帶出學(xué)校。4.積極配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案資料的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案資料的分類與編號（一）分類原則學(xué)校檔案資料按照其形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理、便于管理和利用。（二）分類方法學(xué)校檔案資料分為以下幾大類：1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治教育、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案資料。2.行政管理類：包括學(xué)校行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、行政管理規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等方面的檔案資料。3.教學(xué)管理類：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績管理、教學(xué)質(zhì)量評估、教學(xué)改革與研究等方面的檔案資料。4.學(xué)生管理類：包括學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)生獎懲管理、學(xué)生綜合素質(zhì)評價、學(xué)生社會實踐活動、學(xué)生心理健康教育等方面的檔案資料。5.科研管理類：包括科研項目申報、科研成果管理、學(xué)術(shù)交流活動、科研團(tuán)隊建設(shè)等方面的檔案資料。6.后勤管理類：包括校園建設(shè)規(guī)劃、校園設(shè)施設(shè)備管理、物資采購與管理、校園安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生管理等方面的檔案資料。7.聲像檔案類：包括學(xué)校各類活動的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.實物檔案類：包括學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物檔案。（三）編號規(guī)則為便于檔案資料的管理和查詢，對每一類檔案資料進(jìn)行編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體規(guī)則如下：1.大類代碼：按照上述分類方法，每一類檔案資料賦予一個兩位數(shù)字代碼，如黨群工作類為“01”，行政管理類為“02”，教學(xué)管理類為“03”等。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年度。3.流水號：按照檔案資料形成的先后順序，賦予一個四位數(shù)字流水號，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年度形成的教學(xué)管理類檔案資料，其編號為“0320230001”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍學(xué)校各部門、各年級、各班級以及全體教職工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的具有保存價值各類文字、圖表、聲像、實物等資料均屬于檔案資料收集范圍。具體包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)校工作有關(guān)的文件、通知、指示、批復(fù)等。2.學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.教學(xué)過程中形成的教案、教學(xué)課件、試卷、學(xué)生作業(yè)、教學(xué)質(zhì)量評估材料等。4.學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績單、獎懲記錄、社會實踐報告、畢業(yè)論文等。5.科研項目申報書、研究報告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定證書等。6.學(xué)校組織的各類活動的照片、錄像、錄音等聲像資料。7.學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物檔案。8.其他與學(xué)校工作有關(guān)的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.及時性：各部門、各年級、各班級以及教職工應(yīng)及時將在工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的檔案資料收集整理，按照規(guī)定時間移交學(xué)校檔案管理部門。2.完整性：收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要信息。對于成套性的檔案資料，應(yīng)確保其完整性。3.準(zhǔn)確性：檔案資料的內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，不得弄虛作假。對于涉及數(shù)字、日期、人名等關(guān)鍵信息的檔案資料，應(yīng)認(rèn)真核對，確保準(zhǔn)確無誤。4.規(guī)范性：檔案資料的格式、載體等應(yīng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（三）整理方法1.分類：按照上述分類方法，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案資料按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。3.編目：編制檔案資料目錄，包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案資料上架存放，按照類別和編號順序排列，便于查詢和管理。五、檔案資料的保管（一）保管場所學(xué)校設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，確保檔案資料的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保管，按照類別和編號順序排列上架存放。2.聲像檔案資料應(yīng)采用光盤、磁帶等載體進(jìn)行保管，同時應(yīng)制作相應(yīng)的文字說明，注明聲像資料的內(nèi)容、時間、地點、人物等信息。3.實物檔案資料應(yīng)進(jìn)行妥善保管，可根據(jù)實物的性質(zhì)和特點，采用專柜存放、展示等方式進(jìn)行保管。（三）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案資料主要包括：學(xué)校的重要歷史文件、規(guī)章制度、會議記錄、統(tǒng)計報表、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、科研項目申報書、研究報告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定證書、學(xué)生學(xué)籍檔案、成績單、獎懲記錄、社會實踐報告、畢業(yè)論文、學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等。2.長期保管的檔案資料主要包括：學(xué)校的一般性文件、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、教學(xué)質(zhì)量評估材料、學(xué)生作業(yè)、試卷、科研項目過程性材料、學(xué)校組織的各類活動的照片、錄像、錄音等聲像資料等。保管期限一般為10年50年。3.短期保管的檔案資料主要包括：學(xué)校的臨時性文件、一般性通知、統(tǒng)計報表、臨時性活動的照片、錄像、錄音等聲像資料等。保管期限一般為1年10年。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。檢查內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保檔案資料的安全和完整。六、檔案資料的利用（一）利用范圍學(xué)校檔案資料的利用范圍包括學(xué)校內(nèi)部各部門、各年級、各班級以及全體教職工和學(xué)生，同時也包括校外有關(guān)單位和個人因工作需要查閱學(xué)校檔案資料的情況。（二）利用方式1.查閱：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。校外有關(guān)單位和個人因工作需要查閱學(xué)校檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案資料應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。2.借閱：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。校外有關(guān)單位和個人因工作需要借閱學(xué)校檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案資料應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得逾期不還。借閱期限一般為1周2周，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。3.復(fù)印：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案資料的，可直接到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。校外有關(guān)單位和個人因工作需要復(fù)印學(xué)校檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)印。復(fù)印檔案資料應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行操作，確保復(fù)印質(zhì)量和檔案資料的安全。（三）利用審批1.學(xué)校內(nèi)部人員查閱、借閱、復(fù)印檔案資料的，由所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.校外有關(guān)單位和個人查閱、借閱、復(fù)印學(xué)校檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效身份證件，填寫查閱、借閱、復(fù)印申請表，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。涉及學(xué)校機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案資料，未經(jīng)學(xué)校保密委員會批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)印。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，對檔案資料的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱的檔案資料名稱、數(shù)量、期限等信息。檔案資料利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案資料進(jìn)行定期鑒定，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案資料進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、來源、價值等因素，確定其保管期限和銷毀范圍。2.綜合分析法：結(jié)合學(xué)校的工作實際和發(fā)展需要，對檔案資料進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限和銷毀范圍。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案資料銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.審批：銷毀清單經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：經(jīng)學(xué)校分