PAGE教育會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教育會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本教育機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本教育機(jī)構(gòu)及所屬各部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指教育機(jī)構(gòu)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映教育機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括各類發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、經(jīng)濟(jì)合同等，是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的最初書面證明。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供總括核算資料。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時(shí)記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等，對某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映教育機(jī)構(gòu)在一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對教育機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映教育機(jī)構(gòu)銀行賬戶的收支明細(xì)。3.納稅申報(bào)表，記錄教育機(jī)構(gòu)的納稅情況。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等，用于記錄會(huì)計(jì)檔案的交接、保管和銷毀情況。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類1.按照會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間順序進(jìn)行分類，如年度分類，將每年形成的會(huì)計(jì)檔案分為一類。2.在年度分類的基礎(chǔ)上，按照會(huì)計(jì)檔案的類別進(jìn)一步細(xì)分，如先分會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別。（二）編號1.為每一類會(huì)計(jì)檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和連貫性。2.例如，會(huì)計(jì)憑證編號為“KJ01[年份][順序號]”，其中“KJ01”表示會(huì)計(jì)憑證類別，“[年份]”為檔案形成年份，“[順序號]”為該年份內(nèi)會(huì)計(jì)憑證按順序排列的編號。（三）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，每冊厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。3.在裝訂線上加貼封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。（四）裝盒1.將裝訂好的會(huì)計(jì)檔案裝入專門的檔案盒中。2.在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止日期、保管期限等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫，確保保管庫具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.保管庫應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。3.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊、銷毀清冊永久保管。（三）保管要求1.定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案的完整性和安全性。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的入庫、保管、借閱、歸還、銷毀等情況。五、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等。2.申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.會(huì)計(jì)檔案管理人員收到借閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱用途是否合理、借閱時(shí)間是否符合規(guī)定等。2.對于符合借閱條件的申請，報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的，會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。（四）借閱期限1.一般情況下，會(huì)計(jì)檔案借閱期限不得超過30天。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要的會(huì)計(jì)檔案，如年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，確需長期借閱的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借會(huì)計(jì)檔案。2.歸還時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后在借閱登記簿上注明歸還時(shí)間，并由借閱人簽字。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門之間因工作需要移交會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部移交清單》，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交部門、接收部門等信息。2.移交雙方應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)，并由雙方部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。（二）向檔案管理部門移交1.會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，向檔案管理部門移交。2.移交清冊應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。3.交接雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由雙方負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀申請1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《會(huì)計(jì)檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.申請表應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）鑒定1.機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)銷毀申請后，應(yīng)組織財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員對擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，對檔案的保管期限、內(nèi)容完整性、價(jià)值等進(jìn)行審查，確保銷毀的檔案確無保存價(jià)值。（三）銷毀清冊編制1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.銷毀清冊應(yīng)一式三份，分別由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人留存。（四）銷毀實(shí)施1.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門等共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀清冊所列內(nèi)容，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。3.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明“已銷毀”字樣。（五）特殊情況處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。八、電子會(huì)計(jì)檔案管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成1.教育機(jī)構(gòu)應(yīng)使用符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，確保電子會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的整理和存儲(chǔ)1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理，建立電子會(huì)計(jì)檔案目錄。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并標(biāo)明檔案名稱、類別、年份、保管期限等信息。3.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的查閱和利用1.查閱電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用專門的電子檔案管理系統(tǒng)，按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作。2.查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播電子會(huì)計(jì)檔案。3.電子會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)遵循本制度關(guān)于會(huì)計(jì)檔案借閱的相關(guān)規(guī)定。（四）電子會(huì)計(jì)檔案的移交和銷毀1.電子會(huì)計(jì)檔案的移交應(yīng)按照本制度關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交的規(guī)定進(jìn)行，確保電子檔案的完整性和可讀取性。2.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)在確保數(shù)據(jù)徹底刪除且無法恢復(fù)的情況下進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)相互配合，對會(huì)計(jì)檔案的整理、保管