PAGE國企檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的檔案室管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。（四）管理職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)制定和完善檔案室管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督所屬各單位的檔案管理工作；負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。2.各單位綜合管理部門負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和提供利用等工作，接受公司辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記、統(tǒng)計等；負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的安全；協(xié)助開展檔案的鑒定、銷毀等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的文件材料，如各類合同、協(xié)議、計劃、總結(jié)、報告、報表等。3.公司科研、技術(shù)創(chuàng)新活動中形成的文件材料，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報告、研究成果報告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。4.公司基本建設(shè)項(xiàng)目中形成的文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。5.公司設(shè)備儀器采購、安裝、調(diào)試、維修等過程中形成的文件材料，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備說明書、設(shè)備維修記錄等。6.公司人事管理工作中形成的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等文件。7.公司財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)報表、審計報告等。8.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器、會計檔案、人事檔案等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于記憶和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。三、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為1年至15年。（四）檔案密級檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。1.絕密級檔案涉及公司核心機(jī)密，泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。2.機(jī)密級檔案涉及公司重要機(jī)密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案。3.秘密級檔案涉及公司一般機(jī)密，泄露會使公司的安全和利益遭受損害的檔案。（五）檔案安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等工作。4.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案室管理制度為依據(jù)。2.全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史價值。3.準(zhǔn)確判定檔案的保管期限和密級。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史價值。3.檔案的保管期限和密級是否合理。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。3.檔案鑒定工作小組對銷毀清冊進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方法進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案采用刪除或格式化等方法進(jìn)行銷毀。（六）銷毀記錄銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方法等信息。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｎ?、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，利用者應(yīng)向檔案管理人員出具借條，注明借閱日期、檔案名稱、歸還日期等信息。檔案管理人員應(yīng)按時催還借閱的檔案，確保檔案的及時歸還。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱、借閱檔案時，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案利用專用章。3.涉及公司機(jī)密的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案的圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化副本的存儲系統(tǒng)，確保數(shù)字化檔案的安全存儲。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、來源等信息。2.檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和催還等功能，提高借閱管理的效率。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異