PAGE團市委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強團市委檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團市委各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合團市委實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團市委機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及下屬團組織在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。團市委檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的綜合管理，各部門、各單位明確專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映團市委各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.科學(xué)分類原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立團市委檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由團市委書記擔(dān)任組長，副書記擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）辦公室辦公室作為團市委檔案管理的綜合部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善團市委檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管團市委機關(guān)及所屬事業(yè)單位的各類檔案，定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體干部職工的檔案意識。6.指導(dǎo)下屬團組織的檔案管理工作，定期對下屬團組織檔案管理情況進行檢查和考核。（三）各部門、各單位各部門、各單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作，并配合辦公室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，對本部門、本單位的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.定期將整理好的檔案移交辦公室，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合辦公室開展檔案查閱利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍團市委檔案收集范圍包括以下幾類：1.上級團組織及市委、市政府下發(fā)的與團市委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.團市委機關(guān)形成的各類文件材料，包括黨組會議記錄、行政辦公會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研報告、重要活動方案及總結(jié)等。3.團市委組織開展的各類活動的文件材料，如活動通知及方案、活動照片、視頻資料、活動成果等。4.團市委干部人事檔案，包括干部任免文件、人員基本信息、考核材料、獎懲材料等。5.團市委財務(wù)檔案材料，包括財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、審計報告等。6.團市委下屬團組織上報的各類文件材料及工作匯報。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)及時將在工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件材料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同的載體上，以確保檔案的安全。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、干部人事檔案、聲像檔案等類別。文書檔案按照年度保管期限文件類別進行分類；科技檔案按照項目類別進行分類；會計檔案按照會計年度進行分類；干部人事檔案按照干部類別進行分類；聲像檔案按照載體形式進行分類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號采用“年度+保管期限+流水號”的形式；科技檔案編號采用“項目編號+檔案順序號”的形式；會計檔案編號采用“會計年度+檔案類別+流水號”的形式；干部人事檔案編號按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行；聲像檔案編號采用“拍攝時間+載體形式+流水號”的形式。3.裝訂文書檔案應(yīng)按照一定順序進行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂的方式，確保整齊、牢固?？萍紮n案、會計檔案等應(yīng)根據(jù)其特點進行相應(yīng)的裝訂或整理。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的類別、編號、題名、保管期限、起止日期等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的文號、題名、日期、頁號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所團市委應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）檔案存放按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案密集架上，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息，便于查找和管理。對于特殊載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應(yīng)按照其特點進行單獨存放，并采取相應(yīng)的保護措施。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映團市委主要職能活動和歷史面貌的，對團市委工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映團市委一般工作活動，在較長時間內(nèi)對團市委工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映團市委短期工作活動，在較短時間內(nèi)對團市委工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已到保管期限且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍團市委檔案主要供團市委機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及下屬團組織在工作中查閱利用。因工作需要，其他單位或個人查閱團市委檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本單位人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)提前向團市委辦公室提交查閱申請函，注明查閱單位、查閱人員、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)團市委辦公室負(fù)責(zé)人審核同意后，填寫《檔案查閱登記表》，并按照規(guī)定繳納查閱費用（如有）。查閱申請函應(yīng)加蓋查閱單位公章。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)團市委分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.查閱檔案應(yīng)在指定的查閱場所進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還辦公室，并在《檔案查閱登記表》上注明查閱情況。（四）利用服務(wù)辦公室應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料。對于利用檔案開展研究工作或撰寫重要材料的，辦公室可提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立團市委檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為團市委各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、清晰。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF。2.對新形成的檔案，應(yīng)同步進行數(shù)字化處理，確保檔案信息的及時錄入和存儲。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合團市委檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案基本信息庫、文件目錄庫、全文數(shù)據(jù)庫等，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化情況確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行一次增量備份。七、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查團市委辦公室應(yīng)定期對各部門、各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱利用等方面的情況。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門、單位進行整改。