PAGE研發(fā)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強研發(fā)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項活動的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行鑒定、保管、統(tǒng)計和定期檢查，確保檔案的安全與完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.參與檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司決策提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的安全與保密。3.配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳工作，提高本部門員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.研發(fā)項目立項、審批、實施、驗收等全過程形成的文件材料，包括項目申請書、可行性研究報告、實驗記錄、測試報告、總結(jié)報告等。3.生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的文件材料，如采購合同、銷售合同、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗報告等。4.行政管理工作中形成的文件材料，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案等。5.財務(wù)活動中產(chǎn)生的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件材料，如專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。7.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類（含研發(fā)項目類）、財務(wù)審計類、人事檔案類、知識產(chǎn)權(quán)類等。3.對每一類檔案進行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。4.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行劃分，分別確定為永久、長期、短期保管。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：主要包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋公司行政事務(wù)管理、辦公自動化、后勤保障等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涉及公司經(jīng)營決策、市場營銷、客戶關(guān)系管理、合同管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類（含研發(fā)項目類）：包括生產(chǎn)工藝、技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品質(zhì)量控制、研發(fā)項目管理等方面的文件材料。5.財務(wù)審計類：包含公司財務(wù)預(yù)算、核算、審計等方面的文件材料。6.人事檔案類：主要是員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價等方面與員工個人相關(guān)的文件材料。7.知識產(chǎn)權(quán)類：涉及公司專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)的申請、維護、管理等方面的文件材料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度類別號順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識公司檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.類別號：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用大寫字母表示各類別，如“A”表示黨群工作類，“B”表示行政管理類等。5.順序號：按照檔案在每一類中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號。例如，一份屬于2023年行政管理類的第5份檔案，其編號為：[全宗號]2023B005。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限檔案進行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案鑒定小組共同組成鑒定工作小組，對檔案的保存價值進行評估。2.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，報經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底消除。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有問題應(yīng)及時查明原因并處理。（三）查閱與借閱登記檔案管理部門應(yīng)對查閱和借閱檔案的情況進行詳細登記，記錄查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、查閱或借閱目的等信息，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理的要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對電子檔案進行分類存儲和管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類號、日期等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實現(xiàn)借閱流程的在線審批和跟蹤管理。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別分布、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全與保密。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶賬號和密碼進行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，確保用戶身份的真實性和安全性。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門檔案管理工作進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量和