PAGE區(qū)城管局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)區(qū)城管局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為城市管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于區(qū)城管局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：區(qū)城管局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映城市管理工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.規(guī)范整理原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法對檔案進(jìn)行整理、分類、編號，便于管理和查詢。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善區(qū)城管局檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理全局各類檔案，進(jìn)行分類、整理、編目、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各科室、事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交局檔案管理部門。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供真實、準(zhǔn)確的檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等具體工作。3.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為城市管理工作提供參考依據(jù)。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保檔案管理工作的正常開展。三、文件材料的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與城市管理工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.區(qū)城管局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.城市管理工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件，如執(zhí)法文書、審批文件、檢查記錄等。4.各類會議文件、紀(jì)要、記錄等。5.人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。6.其他與城市管理工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各科室、事業(yè)單位應(yīng)及時收集工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔程序1.各科室、事業(yè)單位的檔案兼職管理員對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.定期將整理好的文件材料移交局檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的文件材料進(jìn)行詳細(xì)審核，對不符合要求的文件材料退回原科室、事業(yè)單位進(jìn)行補(bǔ)充完善。4.審核通過后，檔案管理部門按照檔案整理規(guī)范對文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目、裝訂等工作，完成歸檔。四．檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和手工檢索。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。即先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行細(xì)分。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)城市管理業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，如執(zhí)法檔案、審批檔案、環(huán)衛(wèi)檔案、市政檔案等，每個業(yè)務(wù)類別再按照時間順序或項目進(jìn)行排列。3.專門檔案：人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理；財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進(jìn)行分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別；設(shè)備檔案按照設(shè)備型號、購置時間等進(jìn)行分類。（三）編號規(guī)則1.文書檔案：編號采用“年度+保管期限代碼+流水號”的形式。年度用四位數(shù)字表示，保管期限代碼分別為“Y”（永久）、“C”（長期）、“D”（短期），流水號為三位數(shù)。例如，2023年形成的永久保管的文書檔案，編號為2023Y001。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類別制定編號規(guī)則，如執(zhí)法檔案編號為“ZF+年份+流水號”，其中“ZF”表示執(zhí)法檔案，年份用四位數(shù)字表示，流水號為四位數(shù)。3.專門檔案：人事檔案編號按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行；財務(wù)檔案編號在會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別前加上“CW”，再加上年份和流水號；設(shè)備檔案編號為“SB+設(shè)備型號+購置年份+流水號”。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊。3.電子目錄應(yīng)與紙質(zhì)目錄內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行更新維護(hù)。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、空調(diào)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.按照檔案分類順序，將檔案裝入檔案盒，存放在檔案柜或密集架上。2.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、密封保存等。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息。（三）安全防護(hù)措施1.安裝防火、防盜報警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.配備消防器材，定期組織消防知識培訓(xùn)和滅火演練，提高消防安全意識和應(yīng)急處置能力。3.做好庫房的防潮、防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲、防鼠藥物，檢查檔案有無蟲蛀、鼠咬等情況。4.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。2.方便利用，提高檔案的使用效率。3.嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時，利用者應(yīng)在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：利用者如需檔案管理部門出具檔案證明，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實出具，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.查閱一般性檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外單位查閱或借閱區(qū)城管局檔案，需持單位介紹信，經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）歸還與注銷1.借閱檔案到期后，利用者應(yīng)及時歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究相關(guān)責(zé)任。2.利用者歸還檔案或檔案查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)在查閱登記本或借閱申請表上注明歸還日期或注銷查閱申請。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合區(qū)城管局檔案的實際情況進(jìn)行鑒定。2.全面分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。3.確保鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行比較，分析其獨特性和重要性，確定其鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、銷毀時間等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清冊一并保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全可靠，滿足城市管理工作對檔案信息的需求。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除黑邊、歪斜、模糊等問題，確保圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括文件題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、年度、文號、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。對系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計和追蹤。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電