PAGE檔案管理制度七防一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，有效防范檔案管理過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，特制定本檔案管理制度七防。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，采取有效措施防止檔案信息泄露、損壞、丟失等情況發(fā)生。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的信息支持。二、檔案管理七防具體內(nèi)容（一）防火1.檔案庫(kù)房建設(shè)要求檔案庫(kù)房應(yīng)采用不燃或難燃材料進(jìn)行裝修，如防火墻、防火門、防火卷簾等。庫(kù)房?jī)?nèi)的電氣線路應(yīng)采用防火電纜，并穿金屬管保護(hù)，嚴(yán)禁私拉亂接電線。2.消防設(shè)施配備按照規(guī)定配備足夠數(shù)量且種類齊全的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。在庫(kù)房明顯位置設(shè)置火災(zāi)報(bào)警裝置，如煙霧報(bào)警器、溫度報(bào)警器等，并與公司消防控制室聯(lián)網(wǎng)。3.人員培訓(xùn)與應(yīng)急演練對(duì)檔案管理人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，使其熟悉消防知識(shí)和技能，掌握火災(zāi)報(bào)警、初期火災(zāi)撲救及人員疏散等應(yīng)急處置方法。定期組織檔案管理人員參加消防應(yīng)急演練，提高其應(yīng)對(duì)火災(zāi)的實(shí)際能力。4.日常防火管理嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。下班前，檔案管理人員應(yīng)檢查庫(kù)房?jī)?nèi)電器設(shè)備是否關(guān)閉，門窗是否關(guān)好，確保無(wú)火災(zāi)隱患。（二）防潮1.庫(kù)房溫濕度控制檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。每天定時(shí)對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.防潮材料使用檔案架、柜應(yīng)采用防潮性能良好的材料制作，如不銹鋼、鋁合金等。檔案庫(kù)房地面應(yīng)鋪設(shè)防潮地板，墻面應(yīng)做防潮處理，如涂刷防潮涂料等。3.檔案存儲(chǔ)方式檔案應(yīng)存放在檔案盒或檔案袋內(nèi)，并放置在貨架上，避免直接接觸地面和墻面。對(duì)于易受潮的檔案，如紙質(zhì)檔案、照片檔案等，應(yīng)采取密封包裝等防潮措施。4.定期檢查與維護(hù)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看是否有受潮發(fā)霉現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的防潮設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。（三）防蟲(chóng)1.庫(kù)房清潔與衛(wèi)生保持檔案庫(kù)房環(huán)境整潔，定期進(jìn)行清掃，清除庫(kù)房?jī)?nèi)的灰塵、雜物等，防止害蟲(chóng)滋生。檔案架、柜應(yīng)定期擦拭，保持干凈無(wú)灰塵。2.防蟲(chóng)藥劑使用在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置適量的防蟲(chóng)藥劑，如樟腦丸（精）、驅(qū)蟲(chóng)片等，但要注意藥劑的放置位置，避免與檔案直接接觸。嚴(yán)禁使用對(duì)人體和檔案有害的防蟲(chóng)藥劑。定期更換防蟲(chóng)藥劑，確保其防蟲(chóng)效果。3.檔案整理與檢查在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案是否有蟲(chóng)蛀現(xiàn)象，并及時(shí)清理被蟲(chóng)蛀的檔案。對(duì)新接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，防止攜帶害蟲(chóng)進(jìn)入庫(kù)房。4.防蟲(chóng)設(shè)施設(shè)置在庫(kù)房門窗處安裝防蟲(chóng)網(wǎng)，防止外界害蟲(chóng)進(jìn)入庫(kù)房。對(duì)庫(kù)房通風(fēng)口進(jìn)行防蟲(chóng)處理，如安裝防蟲(chóng)篩網(wǎng)等。（四）防盜1.庫(kù)房安全防護(hù)設(shè)施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、防盜報(bào)警裝置等安全防護(hù)設(shè)施，并確保其性能良好。庫(kù)房門窗應(yīng)堅(jiān)固耐用，窗戶應(yīng)安裝防盜網(wǎng)，門應(yīng)配備防盜鎖具。2.人員出入管理嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證，如使用門禁卡、指紋識(shí)別等方式。3.監(jiān)控系統(tǒng)安裝在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)及周邊區(qū)域安裝監(jiān)控?cái)z像頭，確保監(jiān)控?zé)o死角，24小時(shí)不間斷運(yùn)行。監(jiān)控錄像應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱。4.安全巡查制度建立安全巡查制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查安全防護(hù)設(shè)施是否完好，門窗是否關(guān)閉，有無(wú)異常情況等。巡查人員應(yīng)做好巡查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（五）防光1.庫(kù)房采光要求檔案庫(kù)房應(yīng)盡量減少自然采光，窗戶應(yīng)采用遮光窗簾或磨砂玻璃等進(jìn)行遮擋。庫(kù)房?jī)?nèi)的照明燈具應(yīng)選擇無(wú)紫外線、紅外線輻射的燈具，如LED燈等。2.光照強(qiáng)度控制嚴(yán)格控制庫(kù)房?jī)?nèi)的光照強(qiáng)度，避免檔案長(zhǎng)時(shí)間暴露在強(qiáng)光下。一般情況下，庫(kù)房?jī)?nèi)的光照強(qiáng)度應(yīng)不超過(guò)50勒克斯。在檔案查閱區(qū)域，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要合理設(shè)置照明燈具，確保查閱人員能夠看清檔案內(nèi)容，但也要避免光線過(guò)強(qiáng)對(duì)檔案造成損害。3.檔案保護(hù)措施對(duì)于對(duì)光敏感的檔案，如照片檔案、膠片檔案等，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用防光材料進(jìn)行包裝、存放在專門的防光檔案盒中等。在檔案整理和修復(fù)過(guò)程中，應(yīng)注意避免強(qiáng)光照射檔案。4.定期檢查與維護(hù)定期檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的遮光設(shè)施和照明燈具是否正常，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查時(shí)，要注意觀察檔案是否有因光照而產(chǎn)生的褪色、老化等現(xiàn)象，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（六）防塵1.庫(kù)房環(huán)境清潔保持檔案庫(kù)房環(huán)境清潔，定期對(duì)庫(kù)房地面、墻面、貨架等進(jìn)行清掃，清除灰塵。每天上班前和下班前應(yīng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行簡(jiǎn)單清掃，及時(shí)清理地面上的雜物和灰塵。2.防塵設(shè)施配備在庫(kù)房門窗處安裝防塵簾，防止外界灰塵進(jìn)入庫(kù)房。檔案架、柜應(yīng)配備防塵罩，減少灰塵對(duì)檔案的污染。3.檔案整理與存放在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)盡量減少檔案暴露在空氣中的時(shí)間，避免灰塵附著在檔案上。檔案應(yīng)存放在密封的檔案盒或檔案袋內(nèi)，并整齊排列在貨架上，避免檔案之間相互摩擦產(chǎn)生灰塵。4.空氣凈化措施有條件的情況下，可在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)安裝空氣凈化設(shè)備，如空氣凈化器等，改善庫(kù)房?jī)?nèi)的空氣質(zhì)量，減少灰塵含量。（七）防鼠1.庫(kù)房防鼠設(shè)施檔案庫(kù)房的門窗應(yīng)密封良好，防止老鼠進(jìn)入。在庫(kù)房?jī)?nèi)的通風(fēng)口、排水管道等部位安裝防鼠網(wǎng)，防止老鼠鉆入。庫(kù)房?jī)?nèi)的電線、電纜應(yīng)穿金屬管保護(hù)，避免被老鼠咬壞。2.鼠藥使用管理嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)使用劇毒鼠藥，可使用安全環(huán)保的鼠藥進(jìn)行滅鼠，但要注意鼠藥的放置位置，避免與檔案接觸。定期檢查鼠藥的投放情況，及時(shí)清理死鼠，防止其腐爛產(chǎn)生異味和病菌。3.食物與水源管理庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放食物和水源，防止吸引老鼠進(jìn)入。對(duì)庫(kù)房周邊環(huán)境進(jìn)行清理，消除老鼠的棲息場(chǎng)所和食物來(lái)源。4.定期檢查與監(jiān)測(cè)建立定期檢查制度，查看庫(kù)房?jī)?nèi)是否有老鼠活動(dòng)的跡象，如鼠洞、鼠咬痕、鼠糞等。可設(shè)置鼠夾、鼠籠等捕鼠工具進(jìn)行監(jiān)測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)老鼠并采取措施進(jìn)行捕殺。三、檔案管理流程中的七防措施（一）檔案收集階段1.在檔案收集過(guò)程中，收集人員應(yīng)注意對(duì)檔案進(jìn)行初步檢查，查看是否存在受潮、蟲(chóng)蛀、破損等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于易受潮、易損壞的檔案，收集人員應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施，如使用防潮袋、檔案盒等進(jìn)行包裝，確保檔案在收集過(guò)程中的安全。（二）檔案整理階段1.整理人員在整理檔案時(shí)，應(yīng)在清潔、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中進(jìn)行，避免檔案受到灰塵、潮濕等因素的影響。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等操作時(shí)，應(yīng)小心謹(jǐn)慎，防止損壞檔案。同時(shí)，要注意檢查檔案是否存在防蟲(chóng)、防鼠等方面的隱患，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)處理。（三）檔案存儲(chǔ)階段1.按照檔案管理制度七防的要求進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，將檔案存放在符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防鼠等條件的庫(kù)房?jī)?nèi)。2.定期對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行檢查，查看七防措施的執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改。（四）檔案利用階段1.在檔案查閱、借閱等利用過(guò)程中，利用人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得在利用場(chǎng)所吸煙、使用明火等，防止引發(fā)火災(zāi)。2.利用人員應(yīng)注意保護(hù)檔案，避免對(duì)檔案造成損壞、污染等。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并檢查檔案的完整性。四、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理七防工作，制定和完善檔案管理制度七防相關(guān)規(guī)定，并組織實(shí)施。2.定期檢查檔案管理七防措施的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，確保檔案管理工作安全、規(guī)范。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理七防工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度七防的各項(xiàng)規(guī)定，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全與完整。2.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常巡查，檢查防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防鼠等設(shè)施的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.按照檔案管理流程，做好檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)的七防工作，對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問(wèn)題。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理七防工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)措施得到有效落實(shí)。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案管理制度七防的執(zhí)行情況、檔案管理人員的工作記錄、檔案庫(kù)房的安全狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將檔案管理七防工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理部門及相關(guān)人員進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度七防的執(zhí)行情況、檔案安全事故發(fā)生情況、檔案利用服務(wù)質(zhì)量等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。六、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定每年制定檔案管理七防培訓(xùn)計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋檔案管理七防的各個(gè)方面，包括法律法規(guī)、安全知識(shí)、操作技能等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容與方式1.培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理七防的法律法規(guī)、制度